Pengertian Outsourcing, Contoh, & Perbedaannya dengan Freelance

tirto.id - Pengertian outsourcing dan contohnya wajib dipahami oleh mereka yang mulai memasuki dunia kerja. Hal ini penting karena outsourcing merupakan salah satu sistem kerja yang cukup umum diterapkan di berbagai perusahaan. Lalu, apa itu outsourcing?

Istilah outsourcing memang sudah tak asing lagi di Indonesia, tapi tampaknya masih cukup banyak yang belum sepenuhnya paham dengan istilah ini. Bahkan, tak sedikit pula yang belum bisa membedakan antara outsourcing dengan freelance.

Pemahaman tentang outsourcing sangat penting, baik bagi pekerja maupun perusahaan, pasalnya hal ini berkaitan dengan status hubungan kerja serta hak dan kewajiban masing-masing pihak. Dengan memahami pengertian outsourcing dan contohnya, diharapkan tercipta hubungan kerja yang lebih transparan dan produktif.

Apa Itu Outsourcing?

Outsourcing menjadi salah satu istilah yang makin populer dalam dunia kerja modern. Sistem outsourcing sering diterapkan oleh perusahaan yang mengutamakan efisiensi dan fokus pada inti bisnis mereka. Guna memahami apa itu outsourcing, simak penjelasannya di bawah ini.

Outsourcing Adalah Strategi Bisnis untuk Efisiensi

Outsourcing adalah praktik bisnis yang dilakukan sebuah perusahaan dengan cara mengalihdayakan tugas atau fungsi bisnis tertentu kepada pihak ketiga. Jadi, perusahaan tidak menangani tugas tersebut secara internal, tapi memilih untuk mempercayakan tugas tersebut pada pihak ketiga yang dianggap lebih ahli di bidang tersebut.

Tugas-tugas yang dialihdayakan ini biasanya bukan merupakan kegiatan utama atau inti bisnis perusahaan. Tugas yang didelegasikan ke pihak ketiga umumnya berkaitan dengan bidang kebersihan, keamanan, atau layanan teknologi informasi.

Pekerjaan alih daya atau outsourcing ini telah diatur dalam Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Dalam Pasal 66 disebutkan bahwa pekerja outsourcing hanya untuk melaksanakan kegiatan kasa penunjang, bukan kegiatan pokok atau yang berhubungan langsung dengan proses produksi perusahaan.

Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat lebih fokus mengurus bisnis mereka, sedangkan fungsi pendukung perusahaan tetap berjalan berkat adanya tenaga kerja eksternal.

Perusahaan pun tidak perlu repot-repot melakukan perekrutan dan pelatihan tenaga kerja yang bisa memakan banyak waktu dan biaya. Jadi, outsourcing adalah strategi bagi sebuah perusahaan untuk tetap menjalankan bisnisnya secara efisien.

Dari sini juga dapat dipahami bahwa tenaga kerja outsourcing bukanlah bagian dari perusahaan yang merekrutnya. Dari segi status hubungan kerja, karyawan outsourcing tetap terikat pada perusahaan penyalur tenaga kerja outsourcing, bukan perusahaan tempat dia bekerja.

Tujuan Outsourcing bagi Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki alasannya masing-masing kenapa mereka memilih bekerja sama dengan pihak ketiga atau penyalur tenaga kerja outsourcing. Namun, tujuan perusahaan melakukan outsourcing umumnya sebagai berikut:

1. Menghemat Biaya Operasional

Dengan mengalihdayakan pekerjaan tertentu, perusahaan dapat mengurangi pengeluaran untuk perekrutan, pelatihan, tunjangan, hingga fasilitas kerja.

2. Fokus pada Bisnis untuk Meningkatkan Produktivitas

Outsourcing memungkinkan perusahaan untuk lebih fokus pada kegiatan utama yang menjadi kekuatan bisnis mereka. Hal ini membuat perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya karena tugas-tugas penunjang, seperti kebersihan dan keamanan, dialihkan ke pihak ketiga.

3. Mendapatkan Tenaga Kerja yang Lebih Ahli

Perusahaan outsourcing tentunya memiliki tenaga kerja yang sudah ahli di bidangnya. Jadi ketika ada sebuah perusahaan yang memilih menggunakan jasa outsourcing, mereka bisa langsung mendapatkan tenaga kerja dengan keahlian khusus tanpa perlu mengembangkan kompetensi tersebut secara internal.

4. Fleksibilitas dalam Manajemen Tenaga Kerja

Perusahaan bisa menyesuaikan jumlah tenaga kerja sesuai kebutuhan, tanpa harus melakukan perekrutan permanen. Misalnya, pada saat menjelang hari raya, perusahaan ritel bisa memanfaatkan tenaga kerja outsourcing untuk membantu di bagian gudang atau kasir selama beberapa minggu saja.

Cara Kerja Sistem Outsourcing di Dunia Kerja

Untuk lebih memahami pengertian outsourcing dan contohnya, mari kita pahami juga cara kerjanya. Mulai dari proses perekrutan hingga pengelolaan hubungan kerja, sistem ini memiliki mekanisme tersendiri yang berbeda dari sistem kerja konvensional.

Mekanisme Rekrutmen dan Penempatan Tenaga Kerja

Untuk memahami cara kerja sistem outsourcing, perlu dipahami dulu bahwa sistem ini melibatkan dua pihak dalam prosesnya, yaitu perusahaan outsourcing dan perusahaan pengguna jasa outsourcing (klien).

Praktik outsourcing umumnya dimulai ketika ada sebuah perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja ahli di bidang tertentu yang bukan inti bisnis perusahaan. Perusahaan inilah yang kita sebut klien atau pengguna jasa. Secara garis besar, berikut cara kerja sistem outsourcing:

1. Rekrutmen Tenaga Kerja

Rekrutmen dilakukan oleh perusahaan penyedia jasa outsourcing. Jika menerima permintaan tenaga kerja dari klien, pihak outsourcing akan melakukan proses seleksi dan bertanggung jawab penuh mencari kandidat yang sesuai dengan kriteria yang diminta perusahaan klien.

Mekanisme rekrutmen tergantung kebijakan masing-masing perusahaan penyedia outsourcing. Namun, proses seleksi bisa mencakup wawancara, tes keterampilan, hingga pelatihan.

2. Penempatan Tenaga Kerja

Calon pekerja yang lolos rekrutmen nantinya akan menandatangani kontrak kerja dengan perusahaan outsourcing, bukan dengan perusahaan klien. Namun, mereka nantinya akan bekerja atau ditempatkan di perusahaan klien.

Menurut situs Dinas Tenaga Kerja Kabupaten Kebumen, karyawan outsourcing akan bekerja dengan sistem kontrak, bisa dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) atau Perjanjian Kerja Waktu Tidak tertentu (PKWTT).

3. Pengelolaan Tenaga Kerja

Karyawan outsourcing memang bekerja di perusahaan klien, tapi tanggung jawab ketenagakerjaan tetap berada di tangan penyedia jasa outsourcing. Jadi, masalah tentang hak karyawan, termasuk gaji, tidak ditangani perusahaan klien, melainkan penyedia outsourcing.

Mekanisme inilah yang memberikan keuntungan bagi perusahaan pengguna jasa karena mereka tidak perlu repot mengelola proses rekrutmen dan administrasi karyawan.

Contoh Sistem Outsourcing yang Umum Digunakan

Sistem outsourcing telah banyak digunakan oleh perusahaan dari berbagai sektor industri. Salah satu yang paling umum adalah outsourcing sumber daya manusia (human resource outsourcing).

Dalam sistem ini, perusahaan mempekerjakan pihak ketiga atau eksternal untuk menangani

tugas-tugas di departemen SDM-nya. Jadi, manajemen SDM seperti rekrutmen hingga pelatihan dialihkan ke pihak ketiga.

Sistem outsourcing lain yang juga umum di era digital zaman sekarang adalah yang berkaitan dengan teknologi informasi (IT). Banyak perusahaan menyerahkan pengembangan software hingga pengelolaan sistem jaringan kepada penyedia jasa IT profesional.

Layanan pelanggan atau customer service juga menjadi salah satu fungsi di perusahaan yang penanganannya mengandalkan outsourcing. Banyak perusahaan menggunakan call center atau customer service dari pihak ketiga untuk melayani konsumen secara profesional, tanpa harus membentuk tim internal sendiri.

Tak ketinggalan, praktik sistem outsourcing untuk kebersihan hingga keamanan juga sangat umum di Indonesia. Daripada mempekerjakan petugas kebersihan atau keamanan sendiri, banyak perusahaan memilih bekerja sama dengan vendor outsourcing yang sudah memiliki sistem pelatihan dan manajemen tenaga kerja yang efisien.

Contoh Outsourcing dalam Berbagai Industri

Dalam konteks manajemen modern, pengertian outsourcing dan contohnya menjadi landasan penting bagi perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi operasionalnya. Saat ini juga banyak sekali penyedia outsourcing di berbagai bidang, berikut contohnya:

Di Sektor Jasa dan Keamanan

Sektor jasa dan keamanan merupakan salah satu area yang paling umum menggunakan sistem outsourcing. Banyak perusahaan, institusi pendidikan, rumah sakit, maupun gedung pemerintahan yang menggunakan penyedia jasa profesional di bidang ini.

Contohnya pekerjaan outsourcing di sektor ini antara lain satpam dan cleaning service. Perusahaan outsourcing bertanggung jawab merekrut tenaga kerja dan melatih mereka untuk kemudian ditempatkan di berbagai perusahaan yang membutuhkan.

Di Industri Teknologi dan Kreatif

Banyak perusahaan yang kini mengandalkan tim eksternal untuk mengembangkan perangkat lunak, merancang situs web, mengelola sistem informasi, hingga membuat konten kreatif seperti video, desain grafis, atau kampanye media sosial.

Perusahaan mendapatkan akses ke tim ahli yang sudah berpengalaman tanpa perlu memikirkan proses rekrutmen, pelatihan, dan pengelolaan karyawan secara langsung. Hal ini dinilai lebih fleksibel dan efisien dibandingkan harus membentuk tim internal dari awal.

Di Bidang Hukum

Perusahaan yang tidak memiliki divisi legal internal juga turut memanfaatkan sistem outsourcing. Banyak perusahaan memilih menggunakan jasa konsultan hukum eksternal atau firma hukum untuk menangani berbagai urusan legal.

Misalnya untuk penyusunan kontrak, perizinan, konsultasi hukum bisnis, hingga pendampingan dalam perkara hukum. Dengan outsourcing layanan hukum, perusahaan bisa menjalankan bisnya sambil tetap patuh terhadap peraturan perundang-undangan.

Perbedaan Outsourcing dengan Freelance atau In-House

Banyak orang yang masih belum memahami secara utuh pengertian outsourcing dan contohnya, padahal metode ini sudah sangat umum digunakan oleh perusahaan besar. Tak hanya itu, tak sedikit pula yang masih bingung membedakannya dengan pekerja freelancedan in-house.

Secara definisi, tenaga kerja outsourcing adalah tenaga kerja yang direkrut dan dilatih oleh perusahaan outsourcing, kemudian ditempatkan di perusahaan lain yang membutuhkannya.

Pekerja freelance adalah tenaga kerja yang tidak terikat pada satu perusahaan tertentu dalam jangka panjang. Sementara tenaga kerja in-house adalah karyawan tetap yang terikat langsung dengan perusahaan tempat ia bekerja.

Guna memahami lebih jauh, berikut perbedaan outsourcing dengan freelance maupun in-house:

Status Hubungan Kerja dan Kontrak

Perbedaan paling mendasar dari ketiga sistem ini terletak pada status hubungan kerja antara karyawan dan perusahaan. Pada sistem outsourcing, pekerja bukan karyawan langsung perusahaan pengguna jasa, melainkan karyawan dari perusahaan penyedia tenaga kerja (vendor).

Hubungan kerja formal terjadi antara pekerja dan vendor outsourcing, bukan dengan perusahaan tempat mereka ditugaskan.

Sementara itu, freelancer bekerja secara independen dan tidak memiliki hubungan kerja formal dengan perusahaan. Mereka biasanya menandatangani kontrak proyek atau kesepakatan kerja sementara.

Perusahaan juga tidak memiliki kewajiban untuk memberikan jaminan kerja, tunjangan, atau fasilitas lainnya. Pekerja freelance dibayar berdasarkan hasil atau waktu kerja tertentu sesuai kesepakatan.

Di sisi lain, pekerja in-house adalah karyawan tetap yang memiliki hubungan kerja langsung dengan perusahaan. Mereka terikat oleh kontrak kerja formal jangka panjang dan mendapatkan hak-hak seperti gaji tetap, tunjangan, asuransi, dan jaminan ketenagakerjaan.

Kontrol dan Pengawasan Kerja

Dalam sistem outsourcing, pengawasan dilakukan oleh pihak vendor, bukan oleh perusahaan pengguna jasa. Meskipun hasil kerja tetap dimonitor oleh perusahaan pengguna jasa, proses kerja sehari-hari dan evaluasi performa tetap menjadi tanggung jawab penyedia jasa outsourcing.

Berbeda halnya dengan freelancer, mereka memiliki otonomi tinggi dalam cara mereka menyelesaikan pekerjaan. Meskipun perusahaan atau klien memberikan arahan, kontrol terhadap proses kerja sangatlah terbatas sehingga lebih fleksibel.

Sementara pada pekerja in-house, mereka berada di bawah kontrol dan pengawasan perusahaan secara langsung. Atasan dapat mengarahkan, mengevaluasi, dan memberikan instruksi secara rutin karena mereka berada dalam struktur organisasi perusahaan.

Kelebihan dan Kekurangan Outsourcing

Outsourcing memang memiliki kelebihan tersendiri sehingga sering dipraktikkan oleh banyak perusahaan. Namun, sistem kerja ini juga memiliki kekurangan yang wajib dipahami oleh perusahaan maupun pekerjanya.

Dikutip dari buku Manajemen Operasi pada Perusahaan karya I Gusti Ngurah Suaryasa, dkk., berikut kelebihan dan kekurangan outsourcing:

Kelebihan Outsourcing bagi Perusahaan

1. Menghemat Biaya

Pekerjaan atau fungsi di perusahaan dapat dituntaskan oleh pihak ketiga dengan biaya yang relatif lebih rendah. Outsourcing membantu perusahaan mengurangi biaya operasional, seperti pengeluaran untuk perekrutan, pelatihan, hingga tunjangan karyawan.

2. Fokus pada Core Business

Dengan menyerahkan fungsi-fungsi non-inti kepada pihak ketiga, perusahaan bisa lebih fokus mengembangkan aktivitas utama bisnisnya. Hal in memungkinkan peningkatan produktivitas yang pastinya menguntungkan perusahaan.

3. Akses pada Keahlian yang Tidak Tersedia di Perusahaan

Outsourcing memungkinkan perusahaan memperoleh tenaga kerja ahli di bidangnya yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Di sisi lain, vendor outsourcing memiliki tenaga kerja yang sudah terlatih dan berpengalaman di bidangnya.

4. Mengurangi Risiko

Outsourcing dianggap dapat mengurangi berbagai risiko perusahaan, mulai dari risiko keuangan, risiko hukum, hingga risiko reputasi. Risiko keuangan dapat dicegah karena terjadi efisiensi biaya. Risiko hukum misalnya apabila terjadi masalah ketenagakerjaan, maka itu adalah tanggung jawab vendor outsourcing.

Begitu pula dengan risiko reputasi. Jika terjadi masalah pada tenaga kerja (misalnya pelanggaran etika), perusahaan bisa tetap menjaga reputasinya karena pekerja terikat pada pihak vendor outsourcing.

Kekurangan yang Perlu Dipertimbangkan

1. Kualitas Layanan Tidak Konsisten

Sistem outsourcing dapat memberikan layanan yang tidak konsisten. Hal ini bisa dipengaruhi beberapa hal, mulai dari standar operasional dari pihak vendor hingga tingkat turnover atau pergantian tenaga kerja yang cukup tinggi.

2. Ketergantungan pada Pihak Ketiga

Outsourcing membuat perusahaan sangat bergantung pada penyedia jasa outsourcing. Jika vendor mengalami gangguan operasional, kekurangan tenaga kerja, atau bahkan menghentikan kerja sama secara sepihak, maka perusahaan akan mengalami kesulitan.

3. Masalah Komunikasi

Mengingat tenaga kerja outsourcing berada di luar struktur organisasi utama, komunikasi bisa menjadi kurang efektif, apalagi jika mereka bekerja dari lokasi yang berbeda (remote atau offsite).

Hambatan bahasa, perbedaan zona waktu, hingga kurangnya pemahaman terhadap budaya perusahaan bisa menyebabkan miskomunikasi, keterlambatan, atau salah interpretasi instruksi kerja.

4. Masalah Keamanan Data

Dalam outsourcing, terutama di bidang IT, akuntansi, atau layanan pelanggan, perusahaan sering harus membagikan data sensitif kepada vendor. Hal ini membuka potensi risiko kebocoran data, penyalahgunaan informasi, atau pelanggaran privasi.

Demikian penjelasan tentang pengertian outsourcing dan contohnya. Dapat disimpulkan bahwa outsourcing merupakan strategi bisnis yang dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi dan produktivitasnya.

Namun, mengingat adanya beberapa kekurangan dalam sistem kerja ini, penting bagi perusahaan untuk memilih mitra outsourcing yang profesional. Tujuannya agar hasil yang diperoleh sesuai harapan dan tetap mendukung pertumbuhan bisnis yang diinginkan oleh perusahaan.