Ketahui Perbedaan CC dan BCC pada Email & Fungsinya

tirto.id - Terdapat perbedaan CC dan BCC pada email yang harus diketahui, terutama bagi mereka yang sering berkomunikasi secara profesional atau bekerja dalam tim besar. Bedanya CC dan BCC bisa dilihat dari berbagai aspek, mulai dari fungsi hingga soal privasi.

Korespondensi dengan email sudah menjadi hal yang lumrah di masa sekarang, terutama di dunia kerja dan pendidikan yang semuanya sudah serba terdigitalisasi. Saat hendak mengirim email, kita pasti akan melihat adanya fitur CC dan BCC di bagian kolom penerima.

CC dan BCC adalah fitur pada email yang memungkinkan pengguna untuk mengelola atau mengirim pesan email kepada banyak orang selain penerima utama. Jadi, fitur ini memang dirancang untuk mendukung kebutuhan komunikasi massal yang melibatkan banyak pihak dalam waktu singkat.

Sekilas, CC dan BCC memang terlihat mirip, tapi sebenarnya memiliki perbedaan terkait fungsinya. Pemahaman yang baik tentang kedua fitur ini pun dapat membantu menjaga etika komunikasi dan profesionalisme kerja.

Pengertian CC dan BCC

Sebelum mengetahui perbedaan CC dan BCC pada email, kita pahami dulu pengertian dari keduanya. CC pada email adalah singkatan dari carbon copy.

Istilah carbon copy berasal dari cara tradisional membuat salinan dokumen menggunakan kertas karbon. Hal ini umum dilakukan di zaman dulu, jauh sebelum era digital dan kemunculan email seperti sekarang.

Pada mesin tik atau saat menulis tangan, selembar kertas karbon diletakkan di antara dua lembar kertas sehingga apa pun yang ditulis atau diketik di lembar kertas paling atas akan tercetak pada lembar bawah sebagai salinan.

Dalam konteks email, istilah ini diadaptasi untuk menggambarkan fitur yang memungkinkan pengguna mengirimkan salinan pesan kepada pihak lain selain penerima utama, mirip dengan konsep salinan yang dihasilkan menggunakan kertas karbon.

Sementara itu, BCC adalah singkatan dari blind carbon copy yang dapat diartikan sebagai salinan karbon tersembunyi. Sesuai namanya, fitur ini memungkinkan kita untuk mengirimkan salinan email kepada seseorang secara tersembunyi, tanpa diketahui oleh penerima utama maupun penerima di kolom CC dan BCC lainnya.

Perbedaan CC dan BCC

Fitur CC dan BCC pada email memang memiliki fungsi yang hampir sama, yaitu untuk mengirimkan email kepada banyak pihak dalam satu waktu. Kedua fitur ini dapat mempermudah koordinasi dengan rekan kerja atau pihak lain yang perlu mengetahui perkembangan suatu topik, tanpa menjadikan mereka sebagai penerima email utama.

Untuk lebih memahami dan tidak salah menggunakannya, berikut beberapa perbedaan CC dan BCC pada email:

1. Fungsi

CC digunakan untuk mengirim salinan email kepada pihak-pihak lain yang perlu mengetahui isi pesan, tetapi tidak menjadi penerima utama. Tujuannya adalah untuk transparansi sehingga semua penerima (termasuk yang di CC) dapat melihat siapa saja yang menerima email tersebut.

CC sering digunakan dalam komunikasi profesional untuk melibatkan pihak-pihak yang perlu mengetahui konteks percakapan tanpa harus merespons secara langsung.

Sebagai contoh, kita terlibat dalam satu tim yang sedang mengerjakan suatu proyek. Saat hendak menyampaikan pesan kepada semua anggota tim lewat email, kita bisa menggunakan fitur CC agar seluruh tim menerima pesan penting dari kita.

Di sisi lain, BCC digunakan untuk mengirim salinan email secara tersembunyi atau rahasia kepada penerima tambahan. Tujuannya adalah untuk menjaga privasi daftar penerima karena alamat email di kolom BCC tidak terlihat oleh penerima lainnya.

Misal, kita hendak mengirim pesan email kepada pihak klien, tapi kita juga perlu menyampaikan pesan ini kepada rekan kerja. Maka, email klien bisa dijadikan sebagai penerima utama, sedangkan email rekan kerja masuk ke bagian BCC agar kontak emailnya tidak diketahui oleh klien.

2. Privasi

Perbedaan CC dan BCC pada email juga bisa dilihat dari segi privasinya. Pada CC, privasi penerima email tidak dijaga atau tidak disembunyikan. Penerima email, baik penerima utama di kolom “To” maupun penerima di kolom “CC”, semuanya dapat melihat daftar lengkap penerima email tersebut.

Jadi, ketika kita menjadi penerima email dan termasuk dalam daftar CC, kita dapat mengetahui siapa saja orang-orang yang menerima email seperti kita. Oleh karena itu, CC sering digunakan untuk transparansi suatu pekerjaan.

Berbeda dengan CC, BCC dirancang untuk menjaga privasi penerima tambahan. Alamat email yang dimasukkan dalam kolom BCC tidak akan terlihat oleh penerima lainnya, termasuk penerima utama, penerima CC, maupun sesama penerima BCC.

Hal ini membuat BCC ideal untuk digunakan dalam pengiriman email ke banyak orang yang tidak terlalu membutuhkan transparansi, misalnya untuk mengirim undangan, buletin, atau kepentingan lain yang tetap harus menjaga kerahasiaan alamat email penerima lain.

3. Respons Balasan

Perbedaan CC dan BCC berikutnya berkaitan dengan respons atau balasan dari penerima. Penerima yang ada di kolom CC dapat membalas email. Jika mereka menggunakan opsi "Reply All" (Balas Semua), balasan tersebut juga akan terlihat oleh semua penerima lainnya, baik itu penerima utama maupun penerima CC.

Sementara pada BCC, penerima tetap bisa merespons dan mengirim balasan, tetapi tidak ada fitur “Reply All”. Jadi, email balasan itu hanya akan terkirim ke si pengirim (kecuali mereka secara manual menambahkan penerima lain dalam balasan).

4. Konteks atau Tujuan Penggunaan

Mengingat CC dan BCC memiliki fungsi yang berbeda, maka tujuan penggunaan kedua fitur ini juga tidak sama. CC lebih cocok digunakan dalam konteks yang membutuhkan transparansi. CC sering digunakan dalam komunikasi di mana keterlibatan semua pihak dalam diskusi atau koordinasi diperlukan.

CC juga dapat dipakai dalam situasi yang tidak ada kebutuhan untuk menyembunyikan identitas atau informasi kontak penerima. Misalnya, koordinasi proyek atau pengiriman dokumen yang perlu diketahui oleh beberapa orang, sedangkan si penerima juga perlu tahu tentang siapa saja yang terlibat di dalam komunikasi tersebut.

BCC lebih cocok digunakan dalam situasi yang mengutamakan kepentingan privasi si penerima atau ketika pengirim tidak mau mengungkap daftar penerima kepada satu sama lain. BCC biasanya digunakan untuk mengirimkan informasi ke banyak orang yang tidak perlu tahu siapa lagi pihak yang menerima email tersebut.

Perbedaan CC dan BCC menunjukkan betapa pentingnya memilih fitur yang tepat sesuai kebutuhan. CC lebih cocok untuk komunikasi yang butuh transparansi, sedangkan BCC ideal untuk menjaga privasi. Memahami perbedaan ini akan membantu kita dalam mengelola email dengan lebih efektif, baik dalam konteks profesional maupun pribadi.