Cara Membuat e-Mail, Cara Kerja, dan Keuntungannya

tirto.id - Kiwari, membuat e-mail dan mempelajari cara kerjanya bisa dianggap sebagai keterampilan wajib, karena layanan internet ini memiliki banyak keuntungan.

Salah satu jenis layanan dalam internet yang dapat digunakan untuk berkomunikasi, berkirim pesan, dan data dalam bentuk lampiran adalah surat elektronik atau e-mail. Selain itu, e-mail juga digunakan sebagai saluran penerima berita secara rutin dari sebuah grup diskusi (mailing list).

Dalam menggunakan e-mail untuk mengirim dan menerima pesan diperlukan adanya alamat e-mail (e-mail address). E-mail dikategorikan berdasarkan kegunaanya, yakni e-mail berbasis web dan e-mail berbasis client.

E-mail berbasis web adalah e-mail yang digunakan dengan melalui situs web mail. E-mail jenis tersebut gratis, namun harus selalu terhubung dengan internet dalam penggunaanya. Beberapa situs web yang menyediakan jasa e-mail berbasis web gratis seperti www.yahoo.com dan www.plasa.com.

Sementara e-mail berbasis client merupakan e-mail yang membutuhkan adanya perangkat lunak khusus dalam pemakaiannya. E-mail jenis tersebut tidak membutuhkan ada internet ketika digunakan, kecuali untuk berkirim dan menerima pesan.

Contoh perangkat lunak yang menyediakan e-mail berbasis client seperti Microsoft Oulook.

Cara Membuat E-mail

Sebelum membuat e-mail, seseorang harus memperhatikan kemampuan layanan server yang dipilih dan pemilihan e-mail layanan berbayar atau gratis.

Banyak situs web yang menyediakan layanan e-mail gratis, salah satunya plasa.com.

Umumnya, pembuatan e-mail terkesan mudah dan simple. Beberapa langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk membuat e-mail di web plasa.com sebagai berikut:

• Aktifkan Internet Explorer
• Ketikkan alamat web www.plasa.com dan klik Enter
• User akan dibawa ke tampilan laman web plasa.com
• Pilih tulisan Daftar yang terletak di bawah kota isian Plasa Mail
• User akan dibawa ke tampilan formulir pendaftaran
• Masukkan biodata yang diminta di formulir pendaftaran
• Penulisan User ID dapat menggunakan huruf, angka, dan tanda (garis bawah, minus, dan titik)
• Lakukan pembuatan password yang mudah diingat oleh user dan sulit untuk diketahui orang lain
• Setelah selesai mengisi data diri, klik lembar Pertanyaan di bagian bawah
• Kemudian, pilih pertanyaan yang akan mengingatkan ketika lupa password
• Klik Daftarkan. Apabila nama user sudah digunakan orang lain, akan muncul pernyataan, “user telah terdaftar”. User sebaiknya mengganti ID dengan nama yang berbeda.
• Klik Daftarkan kembali bagi user yang baru saja mengganti nama
• Setelah berhasil, Klik Di sini Untuk Login untuk masuk ke dalam e-mail yang telah berhasil dibuat.

Cara Kerja E-mail

Setelah e-mail berhasil dibuat, user dapat mulai menggunakannya. Lakukan login terlebih dahulu menggunakan nama ID dan Password.

Beberapa pilihan menu yang dapat dilihat meliputi Kotak Surat, Tulis Surat, Folder, Ubah Password dan Bantuan.

Penggunaan e-mail meliputi dua hal, yakni mengirim pesan dan menerima pesan. Penerimaan pesan biasanya dilakukan secara otomatis di Kotak Surat. Usahakan perangkatan yang digunakan oleh user tersambung dengan internet untuk mendapatkan pesan.

Kemudian, terkait dengan pengiriman pesan dapat dilakukan melalui menu Tulis Surat. Beberapa tata cara yang dapat dilakukan untuk mengirim pesan melalui e-mail sebagai berikut:

• Klik Tulis Surat
• Masukkan alamat e-mail yang akan dituju di kotak isian To
• Isikan juga topik dari surat di Subject
• Ketikkan isi surat pada kotak yang telah disediakan
• Hal penting yang seharusnya perhatikan adalah etika dan aturan penulisan dalam e-mail
• Klik Kirim setelah penulisan selesai

Keuntungan Menggunakan E-mail

Pengunaan e-mail memiliki kelebihan yang membedakan dengan media lainnya terutama dalam berkirim pesan maupun data lainnya.

Dikutip dari bukuTeknologi Informasi dan Komunikasi, beberapa kelebihan penggunaan e-mail sebagai berikut:

• Lebih cepat pengirimannya dibandingkan surat yang biasa dilakukan selama ini
• Kerahasiaan terjamin karena kamu memiliki kotak pos dari alamat yang sudah di-password
• Waktu dan tempat mengirim dan membaca e-mail fleksibel dapat dilakukan kapan dan di mana saja selama bisa terhubung dengan internet
• Dapat menyimpan dengan baik setiap informasi atau file yang dianggap penting
• Dapat mengirim surat ke beberapa alamat dalam satu kali kirim