tirto.id - Manajemen perkantoran memiliki tiga jenis asas yang menjadi dasar penerapannya dalam sebuah organisasi. Lalu, apa saja asas manajemen perkantoran dan contohnya?
Asas-asas manajemen perkantoran, yaitu asas sentralisasi, asas desentralisasi, dan asas dekonsentralisasi. Asas-asas tersebut bisa dicontohkan lewat gambaran bidang kerja di organisasi atau kantor.
Namun, sebelum mengenal apa saja asas manajemen perkantoran dan contohnya, ada baiknya mengenal apa itu manajemen perkantoran terlebih dahulu.
Tri Sulististiowati dalam Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (2022) menyebut bahwa manajemen perkantoran adalah proses merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi aktivitas kantor.
Proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi tersebut dilakukan untuk membantu tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien.
Menurut E.C Eyre dalam buku yang ditulis Rasto berjudul Manajemen Perkantoran Paradigma Baru (2015), ada tiga fokus utama yang diorganisir oleh manajemen perkantoran.
Ketiganya adalah penyediaan layanan komunikasi, informasi, dan pengamanan aset milik organisasi.
Apa Saja Asas Manajemen Perkantoran?
Novia Ruth Silaen, dkk. dalam Asas-Asas Manajemen (2022), menyebut bahwa asas manajemen perkantoran adalah penentuan kebijakan pengorganisasian pengelolaan kantor, administrasi perkantoran, atau pekerjaan kantor.
Fungsi asas manajemen perkantoran adalah untuk menjadi pedoman bagi manajer dalam menerapkan sebuah manajemen perkantoran di dalam organiasi tempat ia bekerja.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, asas-asas manajemen terdiri dari tiga, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan dekonsentralisasi. Berikut penjelasan tiga asas manajemen perkantoran tersebut:
1. Asas manajemen perkantoran sentralisasi
Masih menurut Sulististiowati, asas sentralisasi adalah dasar penerapan manajemen perkantoran yang terpusat atau 'sentral'
Penerapan manajemen perkantoran sentralisasi dipusatkan pada satu bagian sendiri di dalam organisasi atau kantor. Biasanya kepada pimpinan tertinggi.
Ada beberapa ciri-ciri kantor yang menganut asas manajemen perkantoran sentralisasi, yaitu:
- semua pekerjaan dipusatkan pada satu bagian tersendiri;
- beban kerja dibagi secara merata;
- penggunaan alat dan perabotan kantor lebih sedikit;
- biasa diterapkan di ruang lingkup kantor atau organisasi yang masih kecil dan sederhana.
Asas desentralisasi dalam manajemen perkantoran artinya penerapan kegiatan kerja di kantor terbagi ke dalam beberapa bagian unit kerja.
Organisasi yang menganut asas manajemen perkantoran desentralisasi biasanya mendirikan beberapa divisi untuk jenis pekerjaan yang berbeda.
Adapun ciri-ciri asas manajemen perkantoran desentralisasi, yaitu:
- pemberian layanan lebih fokus dan detail karena sudah terbagi sesuai bidang atau bagiannya sendiri;
- pekerjaan cenderung tidak bertumpuk pada satu unit karena setiap unit memegang kendali untuk layanan khusus;
- organisasi cenderung sudah besar;
- biasa diterapkan di lingkungan perkantoran yang membutuhkan kerja serba cepat.
Asas dekonsentralisasi adalah asas manajemen perkantoran gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
Oleh karena itu, kantor yang menerapkan asas manajemen ini tidak murni menerapkan sentralisasi maupun desentralisasi. Penggabungan kedua asas ini dilakukan untuk meningkatkan optimalisasi kerja kantor.
Asas manajemen perkantoran dekonsentralisasi bisa diterapkan baik di kantor atau organisasi besar maupun organisasi kecil.
Contoh Asas dalam Manajemen Perkantoran
Supaya dapat mengenal asas manajemen perkantoran dengan lebih jelas, dapat menyimak beberapa contoh penerapan ketiga asas. Berikut ini beberapa contoh asas manajemen perkantoran sesuai penerapannya di organisasi atau kantor:
1. Contoh asas sentralisasi dalam manajemen perkantoran
Contoh asas sentralisasi dalam manajemen perkantoran adalah pekerjaan yang bersifat umum di sebuah kantor organisasi.
Masih menurut Sulististiowati contohnya adalah bidang kecil yang mendukung operasional organisasi, seperti bidang tata persuratan atau pengelolaan dokumen dan informasi.
2. Contoh asas desentralisasi dalam manajemen perkantoran
Contoh asas desentralisasi dalam manajemen perkantoran biasanya berupa divisi atau bagian. Contohnya, kantor yang memiliki bagian pemasaran, bagian gudang, bagian keuangan, atau bagian personalia.
3. Contoh asas dekonsentralisasi dalam manajemen perkantoran
Contoh asas dekonsentralisasi dalam manajemen perkantoran biasa diterapkan dalam bidang konsultasi atau lembaga keuangan.
Misalnya dalam sebuah organisasi ada bidang urusan kantor dan keunagan. Meskipun bidangnya digabung, namun bidang ini menjalankan dua fungsi terpisah.
Editor: Dhita Koesno
