Apa Saja Asas Kearsipan: Kelebihan dan Kelemahannya

tirto.id - Arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan, kejadian, atau peristiwa yang disimpan dalam berbagai bentuk sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Arsip dibuat serta diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan. Pemanfaatan arsip berguna dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Segala sesuatu yang mempelajari mengenai tata kelola arsip disebut dengan kearsipan. Dalam hal ini, terjadi proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan arsip agar dapat digunakan dan mudah dicari jika sewaktu-waktu dapat dimanfaatkan kembali.

Asas Kearsipan, Kelebihan dan Kelemahannya

Mengenai kearsipan, terdapat beberapa asas yang dipakai sebagai pedoman pengelolaan arsip. Mengutip dari Modul Kearsipan, asas dalam pengelolaan surat terbagi dalam tiga jenis, berikut penjelasannya.

1. Asas sentralisasi

Merupakan asas dalam kegiatan pengelolaan surat yang mengatur surat masuk dan surat keluar melalui satu unit kerja secara terpusat atau sentral.

Asas ini juga disebut dengan asas satu pintu atau one door/gate policy. Asas ini mempermudah dalam pengendalian dan penelusuran arsip. Sebab pencatatan, penyampaian dan pengiriman dilakukan secara terpusat yang memungkinkan terjadinya keseragaman sistem bahkan prosedur.

Asas sentralisasi adalah asas yang pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip sepenuhnya berada dalam tanggung jawab suatu organisasi yaitu unit kearsipan.

Kelebihan:

• Adanya keseragaman sistem dan prosedur.
• Potensi arsip hilang atau salah penyimpanan sangat kecil, karena arsip dikelola oleh tenaga profesional.
• Kemungkinan adanya duplikasi atau arsip ganda sangat kecil.
• Pemanfaatan ruang dan peralatan arsip lebih efisien dan efektif.
• Pelaksanaan penyusutan arsip akan lebih lancar.
• Pengawasan dan pelayanan menjadi lebih terorganisir.

• Keseragaman asas belum tentu cocok untuk semua unit kerja.
• Bagi organisasi kantor yang bagiannya tidak berada dalam satu komplek dan terpisah-pisah, maka pelaksanaan asas ini kurang tepat.
• Unit kerja yang membutuhkan arsip akan lebih lama untuk mendapatkan arsip yang diperlukan karena harus. memenuhi serangkaian prosedur peminjaman.
• Petugas kearsipan belum tentu paham keseluruhan permasalahan unit kerja.
• Jika ada arsip yang hilang, maka dokumen akan hilang selamanya karena tidak ada duplikasi.

Merupakan asas pengelolaan surat masuk maupun keluar yang sepenuhnya dilakukan masing-masing unit kerja dalam satuan organisasi. Setiap unit kerja memiliki tanggung jawab untuk melakukan penerimaan, pencatatan, pendistribusian, serta pengiriman surat.

Kelebihan:

• Unit kerja dapat menerapkan asas pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan bidang pekerjaan.
• Proses kerja lebih lancar sehingga arsip dapat ditemukan secara cepat.
• Karyawan akan lebih berwawasan dan memiliki pengetahuan luas mengenai kearsipan.
• Lebih menghemat waktu dan tenaga dalam penanganan dokumen.

• Terjadi ketidakseragaman prosedur dan standar penataan arsip.
• Pengawasan sulit dilakukan.
• Sering terjadi arsip double.
• Terjadi penumpukan arsip di ruang kerja.
• Rawan terjadi pemborosan biaya untuk kegiatan pemusnahan arsip, pembelian perlengkapan arsip, dan pelatihan petugas kearsipan.
• Pelayanan kurang memuaskan karena petugas kearsipan yang kurang kompeten dan profesional.

Merupakan gabungan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Artinya sentralisasi terhadap prosedur, sistem, peralatan, dan SDM kearsipan yang dilakukan oleh unit kearsipan, sedangkan desentralisasi dalam pelaksanaanya.

Unit sentral bertanggung jawab atas arsip inaktif seluruh unit. Kemudian, unit pengolah bertanggungjawab atas arsip aktif dari masing-masing unit kerja.

Kelebihan:

• Adanya keseragaman prosedur dan sistem tata kerja.
• Proses kerja lancar.
• Terjadi efisiensi kerja di unit pengolah.
• Lebih mudah dalam pengendalian dan pengelolaannya.

• Karena dilakukan di dua tempat, peralatan yang digunakan menjadi lebih banyak dan beragam.
• Ada kemungkinan terjadinya arsip duplikat.
• Memerlukan jumlah tenaga kerja yang relatif banyak.