tirto.id - Arsip sangat penting dalam kegiatan dokumentasi. Ilmu kearsipan sangat diperlukan untuk dapat mengelola berkas-berkas milik instansi pemerintah maupun swasta.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, kearsipan merupakan hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Bentuk arsip berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti sahih untuk dasar tindakan, keputusan, hingga penelitian.
Perkembangan teknologi saat ini mendorong adanya arsip berwujud audio dan video (digital). Hal ini membuat variasi jenis dan jumlah arsip pun semakin bertambah banyak.
Jumlah arsip yang semakin banyak membuat lembaga, organisasi, badan, maupun perusahaan kini memerlukan manajemen yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan. Sistem itu berlaku buat jenis arsip manual maupun digital.
Pengertian Arsip dan Kearsipan
Istilah arsip dan kearsipan berbeda makna meskipun berkaitan erat. Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang punya nilai kegunaan, dengan teratur dan terencana. Jadi, kearsipan merujuk pada sistem pengelolaan arsip.
Sistem kearsipan penting untuk mengelola arsip yang dibuat maupun diterima, agar berkas mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang optimal dapat memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan, individu maupun perusahaan.
Sementara itu, kata arsip merupakan serapan dari bahasa Belanda, archief, yang secara etimologi berasal dari bahasa Yunani archium, berarti peti tempat untuk menyimpan sesuatu.
Adapun dalam bahasa Latin, arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Menurut sejarah, saat itu benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan mudah dicari jika diperlukan.
Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan berkas/dokumen. Namun, saat ini definisi arsip lebih mengarah sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem kearsipan.
Dulunya arsip identik dengan warkat (berasal dari bahasa Arab yang berarti surat). Lantas, dalam perkembangannya kemudian, warkat dimaknai sebagai lembaran berisi keterangan atau informasi yang mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non-tunai yang diperhitungkan melalui kliring.
Adapun merujuk pada definisi dari Lembaga Administrasi Negara (LAN), arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lainnya, dalam segala macam bentuk dan sifatnya, atau salinan dengan segala cara penciptaannya, yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan maupun fungsi kebijakan dari sebuah organisasi.
Karakteristik Arsip
Arsip harus secara tepat menggambarkan apa yang dikomunikasikan dan diputuskan atau tindakan yang dilakukan. Arsip harus dapat mendukung kebutuhan bisnis yang terkait dan digunakan untuk tujuan akuntabilitas.
Adapun karakteristik arsip yang menunjukkan kualitasnya adalah sebagai berikut:
1. Autentik
Informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
2. Legal
Dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, dan memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
3. Unik
Tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
4. Terpercaya
Dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan
Penulis: Nurul Azizah
Editor: Addi M Idhom
