Cara Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang Online di Berbagai Kota

tirto.id - Cara mengurus akta kelahiran yang hilang secara online saat ini sudah bisa dilakukan oleh masyarakat di berbagai kota, seperti Jakarta, Surabaya, Semarang, Yogyakarta, Bandung, dan lain sebagainya.

Namun, mekanisme cara mengurus akta kelahiran online di setiap kota tidak sama. Meski demikian, syarat membuat akta kelahiran hilang secara umum tidak jauh berbeda. Sering kali perbedaan antar-daerah hanya pada teknis prosedur.

Akta kelahiran adalah surat tanda bukti pernyataan kelahiran seseorang. Selama ini, akta kelahiran termasuk dokumen kependudukan penting untuk banyak urusan administrasi.

Dokumen akta kelahiran biasanya menjadi syarat dalam pembuatan e-KTP ataupun Kartu Keluarga (KK), pendaftaran sekolah, pengurusan asuransi, membuat paspor hingga surat nikah, dan masih banyak lagi lainnya.

Oleh karena itu, saat akta kelahiran hilang, dokumen itu mesti segera dibuat lagi. Sesuai ketentuan di Permendagri Nomor 108 Tahun 2019, akta kelahiran yang hilang atau rusak bisa diterbitkan kembali.

Syarat Membuat Akta Kelahiran yang Hilang

Ada beberapa syarat membuat akta kelahiran yang hilang. Secara umum, mayoritas tidak jauh berbeda dengan syarat mengurus akta kelahiran baru. Namun, dokumen tambahan tetap ada.

Salah satu dokumen syarat mengurus akta kelahiran yang hilang paling utama ialah surat keterangan dari kepolisian. Selain itu, jika ada pergantian nama, ada syarat yang berupa dokumen penetapan pengadilan.

Tempat mengurus akta kelahiran yang hilang ataupun rusak di dinas kependudukan dan catatan sipil kabupaten/kota sesuai alamat KTP terakhir. Maka itu, untuk mengurus akta kelahiran online perlu memakai sarana dari dinas dukcapil di daerah sesuai alamat KTP.

Syarat membuat akta kelahiran yang hilang diatur dalam Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Berikut daftar syarat membuat akta kelahiran yang hilang:

• Isian data di formulir pelaporan hilang akta pencatatan sipil.
• Surat pernyataan hilang dari pemilik akta kelahiran atau orang tua/wali.
• Surat keterangan kehilangan dari Kepolisian setempat.
• Fotokopi akta kelahiran yang hilang (jika ada/diminta).
• Fotokopi KK terbaru dan KTP orang tua
• Surat nikah orang tua (jika diminta)
• Penetapan Pengadilan mengenai ganti nama atau jenis kelamin (jika pernah ganti).
• Dokumen Imigrasi (hanya bagi warga negara asing).
• Surat keterangan keabsahan dari dinas penerbit akta kelahiran (jika diminta).
• Surat Kuasa dan KTP Kuasa dari pemilik akta (jika dikuasakan).
• Alamat email dan nomor handphone (jika diminta).

Perlu dicatat, dinas dukcapil setiap daerah dapat memiliki kebijakan berbeda-beda terkait dokumen persyaratan mengurus akta lahir yang hilang. Maka itu, tetap ada kemungkinan syarat tambahan selain daftar di atas.

Meskipun demikian, bisa dipastikan, tidak ada syarat berupa surat keterangan RT/RW di pengurusan akta kelahiran yang hilang maupun baru. Kementerian Dalam Negeri sudah mengatur pula bahwa pengurusan akta kelahiran yang hilang tidak dipungut biaya.

Bisakah Urus Akta Kelahiran Hilang secara Online?

Dinas kependudukan dan catatan sipil di semua kabupaten/kota menyediakan mekanisme offline untuk mengurus akta kelahiran yang hilang atau rusak. Warga hanya perlu datang ke kantor dinas dukcapil setempat dan melengkapi persyaratan yang diminta.

Namun, cara offline biasanya tidak efektif dan efisien. Karena itu, banyak pemda saat ini sudah menyediakan sarana membuat akta kelahiran online.

Hanya saja, jenis sarana online dan prosedur pengurusan akta kelahiran yang hilang atau rusak berlainan di setiap daerah. Ada pemda yang menyediakan sarana online lewat situs web, aplikasi, email, hingga pesan whatsapp.

Pemprov DKI Jakarta, misalnya, menyediakan aplikasi Alpukat untuk mengurus dokumen akta kelahiran yang rusak maupun baru secara online.

Sebagian pemda kabupaten/kota hingga kini juga belum menyediakan sarana membuat akta kelahiran online. Di daerah seperti itu, pengurusan akta kelahiran yang hilang atau rusak terpaksa hanya bisa secara offline (datang langsung ke dinas dukcapil).

Cara Mengurus Akta Kelahiran yang Hilang Online

Prosedur cara mengurus akta kelahiran yang hilang secara online di berbagai kota masih belum sama. Masing-masing pemda memberlakukan prosedur yang berlainan.

Berikut ini cara mengurus akta kelahiran yang hilang secara online di berbagai kota:

1. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online Surabaya

Cara mengurus akta kelahiran hilang secara online di Surabaya bisa dilakukan di aplikasi Klampid. Selain tersedia di Google Play Store (android), Aplikasi klampid dapat diakses di situs web: klampid-dispendukcapil.surabaya.go.id.

a. Cara urus akta kelahiran hilang online di surabaya adalah:

• Buka aplikasi klampid via smartphone atau browser situs web;
• Klik login warga, lalu menu Akta Kelahiran, dan lakukan login;
• Jika belum punya akun daftar dengan klik Buat Akun;
• Usai login, unggah dokumen persyaratan berbentuk file pdf (hasil scan);
• Lakukan validasi permohonan di aplikasi KLAMPID;
• Cetak e-kitir sebagai tanda bukti pengurusan akta kelahiran;
• Petugas Disdukcapil Surabaya akan melakukan verifikasi-validasi berkas;
• Jika proses selesai, petugas mengunggah dokumen akta ke aplikasi Klampid;
• Pemohon mengunduh dan mencetak dokumen akta kelahiran di aplikasi Klampid;
• Pencetakan dokumen menggunakan kertas HVS A4 80gram.

b. Syarat mengurus akta kelahiran hilang atau rusak secara online di Surabaya adalah:

• Akta Kelahiran yang rusak (jika rusak);
• Surat Kehilangan dari Kepolisian (Jika hilang);
• Fotokopi Akta Kelahiran;
• Kartu Keluarga / KTP Pelapor.

2. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online di Jakarta

Cara mengurus akta kelahiran hilang secara online di Jakarta bisa dilakukan lewat aplikasi Alpukat Betawi. Warga bisa mengakses aplikasi Alpukat via smartphone atau situs web.

a. Untuk urus akta kelahiran yang hilang/rusak, Aplikasi Alpukat bisa diakses melalui:

• Aplikasi Alpukat Betawi di Playstore (Android)
• Aplikasi Alpukat Betawi di App Store (iOs)
• Situs web dengan alamat di alpukat-dukcapil.jakarta.go.id.

b. Syarat urus akta kelahiran hilang online di Jakarta adalah:

• Fotokopi KTP - (Foto/scan)
• Fotokopi Kartu Keluarga DKI Jakarta - (Foto/scan)
• Fotokopi AKTA Kelahiran - (Foto/scan)
• Surat Keterangan Hilang Kepolisian - (Foto/scan)
• Kutipan Akta Kelahiran - (Foto/scan)
• Surat Kuasa (Jika Diwakilkan) - (Foto/scan).

c. Cara urus akta kelahiran hilang di aplikasi Alpukat Betawi:

• Buka aplikasi Alpukat Betawi
• Buat akun Alpukat dengan klik menu "Daftar"
• Masukkan data yang diperlukan dan pilih menu "Simpan"
• Jika di situs web, klik tombol Login (jika belum punya akun klik Mendaftar)
• Untuk pembuatan akta kelahiran, klik tambah permohonan
• Input data dan dokumen persyaratan, lalu klik "Simpan"
• Tutup pesan yang ditampilkan
• Cari dokumen elektronik yang dibutuhkan
• Klik "upload"
• Pilih service point dan tanggal jadwal pengambilan dokumen
• klik "kirim permohonan jadwal"
• Klik "Ya" jika pengajuan permohonan sudah sudah sesuai
• Klik ikon print untuk menampilkan dan mengunduh surat permohonan
• Bukti surat permohonan digunakan untuk mengambil dokumen akta kelahiran.

3. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online di Semarang

Mengurus akta kelahiran hilang secara online di Semarang bisa melelui situs web Sidnok. Alamat situs milik pemkot Semarang itu adalah: sidnok.semarangkota.go.id

Berikut syarat membuat akta kelahiran yang hilang di Semarang:

• Fotokopi KK + KTP Orang Tua;
• Surat Kehilangan Asli dari Kepolisian;
• Fotokopi Akta yang hilang;
• Surat Keterangan Keabsahan dari Dinas Penerbit (jika akta terbitan luar Kota Semarang);
• Surat Kuasa + KTP Kuasa (jika dikuasakan).

4. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online di Yogyakarta

Cara mengurus akta kelahiran hilang secara online di Kota Yogyakarta bisa dilakukan via situs web JSS (Jogja Smart Service) dengan alamat jss.jogjakota.go.id.

Aplikasi Jogja Smart Service (JSS) sudah dapat pula diakses melalui smartphone Android (unduh di Playstore) dan iOs (unduh di App Store).

b. Syarat membuat akta kelahiran yang hilang atau rusak di Yogyakarta adalah:

• Foto Asli Surat Kehilangan dari Kepolisian
• Foto Asli KK
• Foto Asli KTP Orang tua atau yang bersangkutan
• Fotocopy akta yang hilang jika masih ada
• Jika akta terbitan luar Kota Yogya, lampirkan foto surat Keabsahan Akta
• Surat kuasa (jika pengurusan diwakili orang lain bukan anggota KK)
• Foto yang diupload di JSS berukuran kurang dari 1 MB.

c. Cara mengurus akta kelahiran hilang secara online di Yogyakarta adalah:

• Buka situs web atau aplikasi JSS
• Klik tombol "Masuk" untuk login
• Jika belum punya akun JSS, klik "Registrasi"
• Klik menu "Kependudukan dan Catatan Sipil"
• Klik menu "Akta Kelahiran"
• Klik tombol "Penggantian"
• Isi formulir data permohonan
• Unggah berkas persyaratan
• Isi data kutipan akta kelahiran yang diajukan
• Jika sudah terisi semua, klik "Kirim Permohonan"
• Pantau menu riwayat pelayanan untuk melihat status permohonan
• Silahkan tunggu 1-3 hari kerja untuk mendapatkan resi
• Jika permohonan diterima, akan memperoleh catatan/resi digital
• Resi digital bisa dipakai untuk mengambil dokumen.

5. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online di Bandung

Tata cara mengurus akta kelahiran yang hilang secara online di Kota Bandung kini dapat dilakukan melalui pengiriman permohonan ke email Disdukcapil Kota Bandung.

Cara membuat akta kelahiran hilang di Bandung juga dapat melalui aplikasi smartphone, yakni: Salaman Kota Bandung (unduh di Google Play store/hape android).

a. Syarat mengurus akta kelahiran yang hilang di Kota Bandung adalah:

• Isi formulir kutipan kedua
• Surat Pelaporan Kehilangan dari kepolisian
• Kartu Keluarga (KK)
• KTP pemohon
• Surat Rekomendasi dari Disdukcapil penerbit dokumen (jika dari luar kota Bandung)

b. Cara urus akta kelahiran hilang secara online di Bandung via email adalah:

• Unduh formulir kutipan kedua di situs disdukcapil.bandung.go.id/download
• Scan atau foto semua berkas persyaratan
• Kirim formulir dan berkas persyaratan via email pada hari kerja
• Email tujuan: suratrekom.disdukcapilkotabdg@gmail.com
• Tunggu balasan email dari petugas Disdukcapil Kota Bandung
• Akan ada pesan notifikasi pengambilan di email
• Ambil dokumen akta kelahiran sesuai info dalam notifikasi.

6. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online di Bogor

Untuk urus akta kelahiran hilang secara online di Kota Bogor dapat menggunakan aplikasi Pakuan Prima via website: disdukcapil.kotabogor.go.id/pakuan-prima.

Agar bisa mengakses website Pakuan Prima, warga Kota Bogor perlu mendaftar akun dulu (klik tombol Daftar Akun). Jika sudah punya akun, pengguna situs web Pakuan Prima bisa login dengan NIK dan kata sandi yang dibuat.

Syarat membuat akta kelahiran yang hilang atau rusak di Kota Bogor adalah:

• Surat kehilangan dari kepolisian
• Surat keterangan hilang harus masih berlaku
• Surat keterangan hilang muat NIK dan nomor akta kelahiran yang hilang/rusak
• Fotokopi kartu keluarga (hasil scan/foto)
• Isian Formulir F-2.01 (jika dokumen akta rusak).

7. Cara mengurus akta kelahiran yang hilang online di Sidoarjo

Mengurus akta kelahiran yang hilang secara online di Sidoarjo, Jawa Timur, bisa melalui aplikasi Plavon. Aplikasi ini bisa diakses melalui website plavon.sidoarjokab.go.id.

Saat akan mengurus akta kelahiran hilang, warga perlu login dulu di situs Plavon Sidoarjo. Login bisa dengan nomor NIK (KTP), KK, dan password. Jika belum punya akun, warga perlu daftar akun dulu.

Syarat mengurus akta kelahiran yang hilang online di Sidoarjo adalah:

• Surat kehilangan dari kepolisian
• Fotokopi KK dan KTP (foto/scan)
• Dokumen lainnya (jika diminta).