tirto.id - Bekerja dari rumah atau work from home (WFH) sudah menjadi rutinitas para pekerja hari ini, akibat pandemi corona COVID-19 yang sedang mewabah di seluruh dunia.
Tindakan bekerja dari dalam rumah ini merupakan upaya yang baik untuk menghentikan penyebaran virus semakin masif.
Maka agar WFH Anda efektif, terutama saat melakukan pekerjaan berkelompok dengan teman kantor, Anda perlu mengetahui apa saja langkah yang perlu dilakukan.
Google Suite menyediakan beberapa tips WFH yang bisa Anda pakai saat mendapat tugas kelompok, berikut tipsnya:
1. Video meeting dan acara jarak jauh bersama anggota tim
Ada bisa menggunakan Google Hangouts Meet, aplikasi ini akan membantu Anda tetap terhubung di mana saja dan kapan saja.
Biasanya Google Hangouts Meet digunakan oleh mereka yang bekerja bersama tim yang tersebar di seluruh penjuru dunia, tentunya ini menggunakan komputer atau perangkat seluler.
Ada berbagai macam yang bisa Anda lakukan melalui aplikasi ini, termasuk video meeting untuk bertukar ide, mengerjakan proyek tim, mengadakan acara virtual, dan lainnya.
Melalui aplikasi ini, Google mengatakan bahwa semua orang dapat tetap berkomunikasi tanpa harus melakukan perjalanan dan tetap mendapatkan semua manfaat dari kontak tatap muka.
2. Presentasi untuk audiens jarak jauh
Anda juga bisa menggunakan Google Hangouts Meet untuk mempresentasikan Slide, dokumen, dan file lainnya dalam video meeting.
Anda juga dapat merekam video meeting agar orang yang berada di tempat dengan zona waktu berbeda dapat menontonnya di lain waktu, serta mengaktifkan teks agar orang lain dapat menontonnya tanpa suara.
3. Menyunting dokumen tim secara real time
Mengedit dokumen, spreadsheet, presentasi, dan file lainnya dengan tidak perlu bolak-balik saling mengirim email berisi file dan direpotkan dengan banyaknya lampiran.
Anda hanya perlu menggunakan Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide untuk mengedit secara bersamaan dan real time.
Anda juga bisa mengirim chat dalam file dan menerima masukan yang ditargetkan menggunakan kolom komentar. Perubahan akan disimpan secara otomatis, sehingga anggota tim dapat mengakses versi terbaru kapan saja.
4. Mengakses, menyimpan dan berbagi referensi
Simpan semua file tim Anda di satu folder di Google Drive atau drive bersama, dan bagikan secara instan.
Saat seseorang membuat perubahan, Drive akan menampilkan file apa yang telah diubah. Anggota tim dapat mengakses file terbaru dengan aman di perangkat apa pun dan kapan pun.
5. Berbagi informasi terbaru ke grup besar atau tim
Dengan halaman web, Anda dapat dengan mudah berbagi informasi dengan banyak audiens. Anda dapat memilih audiens dan mengontrol waktu untuk merilis update ke publik.
Agar konten tersedia bagi organisasi atau publik, buat halaman Google Sites dan sematkan dokumen, spreadsheet, slide, dan file lainnya dari drive.
Dokumen, spreadsheet, dan presentasi juga merupakan alat yang penting untuk membantu tim mendapatkan informasi terbaru yang dapat berubah dalam hitungan menit. Berbagai opsi berbagi tersedia, bergantung pada ukuran audiens Anda.
6. Menyederhanakan komunikasi
Jadikan komunikasi lebih mudah dengan membuat daftar email Google Grup untuk tim Anda.
Daripada mengirim email kepada masing-masing orang, gunakan alamat email grup untuk mengirim pembaruan status dan membagikan referensi seperti kalender tim dan dokumen Drive dengan beberapa orang sekaligus.
7. Mengoordinasikan rencana dan jadwal proyek
Dengan memakai Google Spreadsheet, Anda bisa lebih baik dalam mengatur aktivitas tim dan melacak penyelesaian tugas.
Anggota tim di seluruh dunia dapat langsung memperbarui progres pekerjaan mereka secara real time, tanpa harus membaca setiap email dari anggota tim lainnya.
8. Tetap teratur dengan kalender tim
Dengan Google Kalender, Anda dapat menampilkan kalender anggota tim untuk mengetahui jadwal yang kosong bagi semua anggota.
Anda bahkan dapat membuat beberapa kalender tim untuk terus memantau rapat, pelatihan, liburan, dan lainnya. Setelah Anda mengetahui jadwal kosong anggota tim, menjadwalkan rapat atau acara tim terasa mudah.
9. Memberdayakan anggota tim
Dorong anggota tim yang tinggal di lokasi berbeda agar tetap menjalin komunikasi dengan membuat ruang Google Hangouts Chat.
Lewat aplikasi ini semua orang dapat dengan mudah berkomunikasi, berbagi ide project, bertukar pikiran tentang praktik terbaik, dan membangun rasa kebersamaan yang lebih kuat.
10. Mengumpulkan informasi dari anggota tim atau pelanggan
Memakai Google Formulir, Anda dapat membuat dan menganalisis survei hanya dengan browser web atau seluler.
Buat survei kepuasan pelanggan, kumpulkan masukan pada dokumen dari tim besar, kirim jajak pendapat singkat, dan lainnya. Kemudian, Anda akan mendapatkan notifikasi saat ada yang mengirim respons, melihat hasil survei, serta meringkas data dengan diagram dan grafik di formulir atau spreadsheet.
Penulis: Febriansyah
Editor: Yandri Daniel Damaledo
