tirto.id - Transaksi merupakan peristiwa ekonomi yang perlu dicatat dalam laporan akuntansi. Transaksi dicatat berdasarkan bukti transaksi internal dan eksternal di perusahaan.
Bukti transaksi internal dan eksternal adalah bukti fisik suatu yang berfungsi dalam menunjukkan kebenaran kejadian transaksi. Perbedaan bukti transaksi internal dan eksternal terletak pada lingkup transaksi dan dengan siapa transaksi dilakukan.
Transaksi internal adalah transaksi yang melibatkan pihak-pihak di dalam perusahaan. Contoh bukti transaksi internal misalnya bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan bukti memorial.
Sementara itu, transaksi eksternal adalah transaksi yang terjadi melibatkan pihak luar perusahaan. Contoh bukti transaksi eksternal bisa berupa nota debit, nota kredit, dan faktur.
Bukti transaksi internal dan transaksi eksternal sama-sama komponen krusial dalam menentukan akurasi dan keandalan catatan keuangan perusahaan.
Catatan keuangan yang baik tentunya bisa menghasilkan laporan keuangan yang baik pula sehingga pengambilan keputusan bisa dilakukan dengan tepat.
Perbedaan Bukti Transaksi Internal dan Eksternal?
Hisar Pangaribuan dalam Buku Ajar Pengantar Akuntansi (2022) menyebut bahwa transaksi adalah segala kegiatan entitas yang dapat diukur dengan nilai uang dan menyebabkan perubahan posisi keuangan entitas.
Perubahan keuangan yang diakibatkan oleh transaksi bisa bertambah atau berkurang. Setiap transaksi yang dilakukan oleh entitas harus dicatatkan dalam catatan keuangan.
Proses pencatatan tersebut tentunya memerlukan bukti fisik yang dinamakan bukti transaksi. Bukti transaksi jenisnya ada dua dibedakan atas jenis transaksi yang dilakukan.
Adapun dua jenis transaksi yang diakui dalam ilmu akuntansi adalah transaksi internal dan transaksi eksternal. Bukti fisik dari peristiwa transaksi internal disebut bukti transaksi internal.
Sedangkan, bukti fisik dari kegiatan transaksi eksternal disebut bukti transaksi eksternal.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, perbedaan utama antara transaksi internal dan eksternal terletak pada pihak yang terlibat dalam transaksi dan lingkup transaksi itu sendiri, berikut penjelasannya:
1. Transaksi internal dan bukti transaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi di dalam organisasi atau perusahaan. Transaksi ini melibatkan orang-orang atau divisi yang ada di dalam organisasi atau perusahaan.
Contoh bentuk transaksi internal adalah divisi admin penggunaan perlengkapan kantor dan penyusutan aset tetap.
Bukti transaksi internal diwujudkan dalam bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan bukti memorial.
2. Transaksi eksternal dan bukti transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang terjadi dengan melibatkan pihak-pihak luar perusahaan. Beberapa pihak luar yang dimaksud termasuk pelanggan, pemasok, atau institusi keuangan lainnya.
Contoh peristiwa transaksi eksternal yang biasanya dicatat bisa berupa pertukaran barang dan jasa, pembayaran utang, hingga penerimaan piutang.
Bukti transaksi eksternal bisa bisa berupa nota debit, nota kredit, dan faktur.
Contoh Bukti Transaksi Internal
Meskipun transaksi internal dilakukan di dalam lingkup perusahaan, bukti fisik yang menunjukkan kebenaran transaksi tersebut tetap dibutuhkan.
Berikut ini beberapa contoh bukti tranaksi internal seperti yang dijabarkan oleh Menurut Syaiful Bahri dalam Pengantar Akuntansi Berdasarkan SAK ETAP dan IFRS Edisi III (2020):
1. Bukti kas masuk
Bukti kas masuk adalah bukti transaksi fisik yang mencatat soal penerimaan kas organisasi atau perusahaan.
Penerimaan kas ini dapat bersumber dari penjualan, penerimaan pendapatan, penerimaan piutang, pendapatan sewa, atau penerimaan kas lainnya.
Bukti kas masuk umumnya memuat informasi soal:
- Nama perusahaan penerima
- Tulisan "Bukti kas masuk" di atas dokumen
- Nomor bukti kas
- Tanggal terjadinya transaksi
- Nama pihak yang membayarkan (diterima dari)
- Nominal transaksi dalam angka dan nilai mata uang.
- Nominal transaksi dalam tulisan latin
- Keterangan alasan transaksi dilakukan.
- Tanda tangan orang yang menerima
- Tanda tangan orang yang menyetujui
- Kolom cap, keterangan, dan tanda tangan pihak yang membukukan.
Pada 14 Agustus 2023 divisi sales PT Sejahtera mentransfer kas sebesar Rp7.500.000 hasil penjualan ke bendahara PT Sejahtera. PT Sejahtera mencatatnya dalam bukti kas masuk.
2. Bukti kas keluar
Bukti kas keluar merupakan bukti transaksi internal yang mencatat pengeluaran perusahaan atau organisasi.
Bukti kas keluar bisa digunakan dalam kegiatan pembayaran beban, pembayaran utang, pembelian barang dagangan, atau pengeluaran kas lainnya.
Bukti kas keluar umumnya memuat informasi soal:
- Nama perusahaan pemberi
- Tulisan "Bukti kas keluar" di atas dokumen
- Nomor bukti kas
- Tanggal terjadinya transaksi
- Nama penerima pembayaran (dibayar kepada)
- Nominal transaksi dalam angka dan nilai mata uang.
- Nominal transaksi dalam tulisan latin
- Keterangan alasan transaksi dilakukan.
- Tanda tangan orang yang menerima
- Tanda tangan orang yang menyetujui
- Kolom cap, keterangan, dan tanda tangan pihak yang membukukan.
Pada 19 Juli 2023, CV Roti Lembut mengeluarkan kas sebesar Rp4.850.000 kepada divisi produksi CV Roti Lembut untuk membeli bahan baku. CV Roti Lembut dapat mencatatnya dalam bukti kas keluar.
3. Bukti memorial
Bukti memorial adalah bukti fisik yang mencatat transaksi selain penerimaan kas dan pengeluaran kas entitas. Biasanya bukti memorial dipakai untuk mencatat kebijakan-kebijakan akuntansi tertentu.
Kebijakan akuntansi yang dimaskud seperti pengakuan beban yang masih harus dibayar, penyusutan aset, dan pendapatan yang belum diterima.
Bukti memorial ini digunakan oleh akuntan untuk membuat penyesuaian di akhir periode pembukuan. Informasi yang dimuat di bukti memorial termasuk:
- Nama perusahaan
- Tulisan "Bukti Memorial" di atas dokumen
- Nomor bukti transaksi
- Tanggal terjadinya transaksi
- Keperluan memo
- Keterangan memo
- Tanda tangan orang yang menerima
- Tanda tangan orang yang menyetujui
- Kolom cap, keterangan, dan tanda tangan pihak yang membukukan.
PT Indah Properti memiliki beban bunga yang masih harus dibayar senilai Rp17.600.000 pada 31 Desember 2023. PT Indah Properti mencatatnya dalam bukti memorial.
Contoh Bukti Transaksi Eksternal
Bukti transaksi eksternal menggambarkan transaksi sebenarnya dengan pihak luar perusahaan. Bukti eksternal bisa dinyatakan dalam nota debit, nota kredit, dan faktur.
Berikut contoh bukti-bukti transaksi eksternal:
1. Bukti nota debit
Bukti nota debit atau debit memo adalah bukti transaksi dari pembeli kepada pemasok. Bukti nota debit biasanya digunakan untuk mengembalikan barang yang dibeli karena tidak sesuai pesanan.
Nota debit memberi tahu konsumen bahwa akunnya telah didebit dalam jumlah tertentu. Konsumen melakukan pendebitan atas utang usaha pengembalian barang, sehingga utang usaha kepada pemasok menjadi berkurang.
Informasi yang perlu dimuat dalam nota debit berupa:
- Nomor nota
- Tulisan keterangan "nota debit" di atas dokumen
- Nama PKP pelanggan/pembeli
- Nama PKP pemilik usaha/penjual
- Keterangan jumlah produk yang didebit
- Keterangan jenis produk yang didebit
- Keterangan harga produk per item
- Keterangan total harga produk yang didebit
- Tanggal pembuatan nota debit
- Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli
PT Sinar Jaya membeli mesin dari Toko Elektronik Berkah. Namun, mesin yang dikirimkan ternyata berbeda tipe dari yang dipesan. Maka PT Sinar Jaya memutuskan untuk mengembalikan mesin tersebut ke Toko Elektronik Berkah.
Akuntan PT Sinar Jaya mencatatkan pengembalian itu dalam bukti nota debit.
2. Bukti nota kredit
Bukti nota kredit adalah bukti transaksi dari penjual ke pembeli. Bukti nota kredit ini biasanya digunakan atas pengembalian barang yang dijual karena tidak sesuai dengan pesanan atau terjadi kerusakan.
Nota kredit dibuat untuk memberi tahu kepada konsumen bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Melalui nota ini penjual dapat mengetahui kegiatan kredit akun piutang perusahaan atas diterimanya pengembalian barang.
Hal ini menyebabkan piutang usaha kepada pembeli menjadi berkurang. Informasi yang harus dimuat dalam nota kredit termasuk:
- Nomor nota
- Tulisan keterangan "nota kredit" di atas dokumen
- Nama PKP pemilik usaha/penjual
- Nama PKP pelanggan/pembeli
- Keterangan jumlah produk yang dikredit
- Keterangan jenis produk yang dikredit
- Keterangan harga produk per item
- Keterangan total harga produk yang dikredit
- Tanggal pembuatan nota kredit
- Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli
3. Bukti faktur
Bukti faktur adalah bukti penjualan barang atau jasa yang dilakukan secara kredit. Bukti faktur biasanya dibuat dalam rangkap.
Ada dua jenis faktur, yaitu faktur penjualan dan faktur pembelian. Faktur penjualan dipegang oleh penjual sedangkan faktur pembelian dipegang oleh pembeli.
Informasi yang biasanya tercantum dalam bukti faktur termasuk:
- Nama pelanggan
- Nomor transaksi
- Tanggal transaksi
- Keterangan transaksi (nama barang, jumlah, harga satuan, diskon, dan total harga)
- Jumlah yang harus dibayarkan termasuk pajak
- Nama dan tanda tangan kasir
- Nama dan tanda tangan penerima
- Cap perusahaan
Pak Dewa membeli 8 gross perlengkapan kantor PT XYZ di Toko Peralatan ATK Budi. Toko Peralatan ATK Budi mengeluarkan faktur penjualan untuk mereka simpan dan faktur pembelian untuk diberikan kepada Pak Dewa.
Editor: Dhita Koesno
