Contoh Bukti Transaksi Internal dan Eksternal di Perusahaan

tirto.id - Bukti transaksi internal dan eksternal di perusahaan menjadi salah satu dasar pencatatan transaksi. Simak secara lengkap contoh bukti transaksi internal dan eksternal di dalam artikel ini.

Secara umum, bukti transaksi internal dan eksternal adalah bukti fisik yang menunjukkan kebenaran kejadian transaksi. Adapun informasi transaksi lumrah menjadi salah satu komponen dalam laporan keuangan atau laporan akuntansi perusahaan.

Bukti transaksi internal dan eksternal berbeda satu sama lain. Perbedaan transaksi internal dan eksternal terletak pada lingkungan transaksi atau pihak yang saling terlibat.

Pengertian Transaksi Internal dan Eksternal

Hisar Pangaribuan dalam Buku Ajar Pengantar Akuntansi (2022) menyebutkan bahwa transaksi adalah segala kegiatan entitas yang dapat diukur dengan nilai uang dan menyebabkan perubahan posisi keuangan entitas.

Perubahan keuangan karena transaksi bisa mencakup pertambahan atau pengurangan tertentu. Setiap entitas biasanya mencatat terkait perubahan keuangan tersebut di dalam catatan keuangan, baik untuk transaksi internal maupun eksternal.

Transaksi internal adalah transaksi yang melibatkan pihak-pihak di dalam perusahaan. Contoh yang termasuk bukti transaksi internal adalah bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan bukti memorial.

Sementara itu, transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak di area luar perusahaan. Contoh bukti transaksi eksternal bisa berupa nota debit, nota kredit, dan faktur.

Contoh bukti transaksi internal dan eksternal sama-sama memiliki peran krusial dalam menentukan akurasi dan keandalan catatan keuangan perusahaan. Catatan keuangan yang baik akan menghasilkan laporan keuangan yang baik.

Perbedaan Bukti Transaksi Internal dan Eksternal

Dua jenis transaksi yang dalam ilmu akuntansi mencakup transaksi internal dan transaksi eksternal. Bukti fisik dari peristiwa transaksi internal disebut bukti transaksi internal.

Sedangkan, bukti fisik dari kegiatan transaksi eksternal disebut bukti transaksi eksternal. Perbedaan utama antara bukti transaksi internal dan eksternal terletak pada pihak yang terlibat dalam transaksi dan lingkup transaksi itu sendiri.

Untuk memahaminya secara lebih rinci, peserta didik bisa membaca perbedaan-perbedaan berikut.

1. Perbedaan Ruang Lingkup

Ruang lingkup bukti transaksi internal mencatat berbagai transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Sementara ruang lingkup bukti transaksi eksternal merujuk pada catatan transaksi di luar perusahaan.

2. Perbedaan Pihak yang Terlibat

Pihak yang terlibat dalam bukti transaksi internal meliputi tim dan divisi perusahaan itu sendiri. Sementara bukti transaksi eksternal melibatkan pihak luar seperti pelanggan, pemasok, atau institusi keuangan lain.

Contoh Bukti Transaksi Internal

Perusahaan tetap membutuhkan bukti transaksi meskipun transaksi internal terjadi di dalam perusahaan itu sendiri. Menurut Syaiful Bahri dalam Pengantar Akuntansi Berdasarkan SAK ETAP dan IFRS Edisi III (2020), berikut contoh bukti transaksi internal.

1. Bukti Kas Masuk

Bukti kas masuk adalah bukti transaksi fisik yang mencatat soal penerimaan kas organisasi atau perusahaan. Suatu perusahaan memperoleh penerimaan kas dari penjualan, penerimaan pendapatan, penerimaan piutang, pendapatan sewa, atau penerimaan kas lainnya.

Contoh peristiwa transaksi dalam pencatatan bukti kas masuk misalnya:

Pada 14 Agustus 2023 divisi sales PT Sejahtera mentransfer kas sebesar Rp7.500.000 hasil penjualan ke bendahara PT Sejahtera. PT Sejahtera mencatatnya dalam bukti kas masuk.

Sehubungan dengan itu, bukti kas masuk umumnya memuat informasi berikut:

• Nama perusahaan penerima
• Tulisan "Bukti kas masuk" di atas dokumen
• Nomor bukti kas
• Tanggal terjadinya transaksi
• Nama pihak yang membayarkan (diterima dari)
• Nominal transaksi dalam angka dan nilai mata uang
• Nominal transaksi dalam tulisan latin
• Keterangan alasan transaksi dilakukan
• Tanda tangan orang yang menerima
• Tanda tangan orang yang menyetujui
• Kolom cap, keterangan, dan tanda tangan pihak yang membukukan

2. Bukti Kas Keluar

Bukti kas keluar merupakan bukti transaksi internal yang mencatat pengeluaran perusahaan atau organisasi. Perusahaan bisa melampirkan bukti pembayaran beban, pembayaran utang, pembelian barang dagangan, atau pengeluaran kas lainnya.

Contoh transaksi internal dalam bukti kas keluar misalnya:

Pada 19 Juli 2023, CV Roti Lembut mengeluarkan kas sebesar Rp4.850.000 kepada divisi produksi CV Roti Lembut untuk membeli bahan baku. CV Roti Lembut dapat mencatatnya dalam bukti kas keluar.

Bukti kas keluar umumnya memuat informasi soal:

• Nama perusahaan pemberi
• Tulisan "Bukti kas keluar" di atas dokumen
• Nomor bukti kas
• Tanggal terjadinya transaksi
• Nama penerima pembayaran (dibayar kepada)
• Nominal transaksi dalam angka dan nilai mata uang
• Nominal transaksi dalam tulisan latin
• Keterangan alasan transaksi dilakukan
• Tanda tangan orang yang menerima
• Tanda tangan orang yang menyetujui
• Kolom cap, keterangan, dan tanda tangan pihak yang membukukan

3. Bukti Memorial

Bukti memorial adalah bukti fisik yang mencatat transaksi selain penerimaan kas dan pengeluaran kas entitas. Biasanya, bukti memorial mencatat kebijakan-kebijakan akuntansi tertentu.

Kebijakan akuntansi ini merujuk kepada pengakuan beban yang masih harus dibayar, penyusutan aset, dan pendapatan yang belum diterima. Akuntan biasa memakai bukti memorial untuk membuat penyesuaian di akhir periode pembukuan.

Contoh peristiwa yang menunjukkan bukti memorial misalnya:

PT Indah Properti memiliki beban bunga yang masih harus dibayar senilai Rp17.600.000 pada 31 Desember 2023. PT Indah Properti mencatatnya dalam bukti memorial.

Contoh bukti transaksi internal yang termasuk bukti memorial memuat informasi berikut:

• Nama perusahaan
• Tulisan "Bukti Memorial" di atas dokumen
• Nomor bukti transaksi
• Tanggal terjadinya transaksi
• Keperluan memo
• Keterangan memo
• Tanda tangan orang yang menerima
• Tanda tangan orang yang menyetujui
• Kolom cap, keterangan, dan tanda tangan pihak yang membukukan

Contoh Bukti Transaksi Eksternal

Bukti transaksi eksternal menggambarkan transaksi sebenarnya dengan pihak luar perusahaan. Contoh bukti eksternal bisa mencakup nota debit, nota kredit, dan faktur.

Berikut contoh bukti-bukti transaksi eksternal:

1. Bukti Nota Debit

Bukti nota debit atau debit memo adalah bukti transaksi dari pembeli kepada pemasok. Perusahaan bisa menggunakan bukti nota debit untuk mengembalikan barang yang dibeli karena tidak sesuai pesanan.

Nota debit memberi informasi kepada konsumen bahwa akunnya telah didebit dalam jumlah tertentu. Konsumen melakukan pendebitan atas utang usaha pengembalian barang sehingga utang usaha kepada pemasok menjadi berkurang.

Contoh peristiwa transaksi eksternal yang termasuk bukti nota debit adalah sebagai berikut:

PT Sinar Jaya membeli mesin dari Toko Elektronik Berkah. Namun, mesin yang dikirimkan ternyata berbeda tipe dari yang dipesan. Maka PT Sinar Jaya memutuskan untuk mengembalikan mesin tersebut ke Toko Elektronik Berkah. Akuntan PT Sinar Jaya mencatatkan pengembalian itu dalam bukti nota debit.

Adapun bukti nota debit memuat informasi berupa:

• Nomor nota
• Tulisan keterangan "nota debit" di atas dokumen
• Nama PKP pelanggan/pembeli
• Nama PKP pemilik usaha/penjual
• Keterangan jumlah produk yang didebit
• Keterangan jenis produk yang didebit
• Keterangan harga produk per item
• Keterangan total harga produk yang didebit
• Tanggal pembuatan nota debit
• Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli

2. Bukti Nota Kredit

Bukti nota kredit adalah bukti transaksi dari penjual ke pembeli. Perusahaan biasa memakai bukti nota kredit atas pengembalian barang yang dijual karena tidak sesuai dengan pesanan atau terjadi kerusakan.

Nota kredit menginformasikan konsumen bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah tertentu. Penjual pun dapat mengetahui kegiatan kredit akun piutang perusahaan atas diterimanya pengembalian barang.

Hal ini menyebabkan piutang usaha kepada pembeli menjadi berkurang. Contoh transaksi eksternal yang termasuk dalam catatan nota kredit sebagai berikut:

PT Yaop menjual barang kepada PT Farmasi. Pihak PT Farmasi menyampaikan bahwa barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, kemudian mengembalikannya kepada PT Yaop. Catatan pengembalian ini dicatat dalam bukti nota kredit.

Adapun informasi dalam nota kredit termasuk:

• Nomor nota
• Tulisan keterangan "nota kredit" di atas dokumen
• Nama PKP pemilik usaha/penjual
• Nama PKP pelanggan/pembeli
• Keterangan jumlah produk yang dikredit
• Keterangan jenis produk yang dikredit
• Keterangan harga produk per item
• Keterangan total harga produk yang dikredit
• Tanggal pembuatan nota kredit
• Nama serta tanda tangan pelanggan/pembeli

3. Bukti Faktur

Bukti faktur adalah transaksi yang mencakup bukti penjualan barang atau jasa secara kredit dan dibuat secara rangkap. Ada dua jenis faktur, yaitu faktur penjualan dan faktur pembelian.

Penjual biasanya memegang faktur penjualan, begitu pula yang berlaku pada jenis faktur pembelian. Contoh peristiwa yang bisa memperlihatkan bukti faktur adalah sebagai berikut:

Pak Dewa membeli 8 gross perlengkapan kantor PT XYZ di Toko Peralatan ATK Budi. Toko Peralatan ATK Budi mengeluarkan faktur penjualan untuk mereka simpan dan faktur pembelian untuk diberikan kepada Pak Dewa.

Adapun bukti faktur memuat informasi berikut:

• Identitas perusahaan
• Nama pelanggan
• Nomor transaksi
• Tanggal transaksi
• Keterangan transaksi (nama barang, jumlah, harga satuan, diskon, dan total harga)
• Jumlah yang harus dibayarkan termasuk pajak
• Nama dan tanda tangan kasir
• Nama dan tanda tangan penerima
• Cap perusahaan

Ingin membaca lebih banyak informasi mengenai transaksi dalam ekonomi maupun pembahasan mata pelajaran lain? Pantau terus artikel materi ajar terbaru untuk kebutuhan pembelajaran di sini.

Kumpulan Materi Ajar