Cara Balas Email HRD, Menerima, Menolak, & Reschedule Interview

tirto.id - Bila Anda seorang job seekers alias pencari kerja, pasti sudah tidak asing dengan undangan wawancara via email dari HRD. Lalu, apakah Anda tahu bagaimana cara membalas email HRD tersebut?

Sebagai seorang pencari kerja, pasti senang bila menerima email HRD terkait undangan interview. Ini berarti, surat lamaran Anda mampu menarik perhatian HRD, dan ini bisa menjadi langkah awal untuk menuju kesuksesan.

Namun, apakah Anda tahu, ada tata cara tertentu yang harus diketahui bila ingin menerima undangan interview itu. Apalagi bila Anda ingin menolak atau reschedule karena jadwal interview tersebut bersamaan dengan hal penting lainnya yang tidak bisa dihindari.

Berikut ini akan dijabarkan beberapa cara membalas email dari HRD yang baik, sopan dan elegan, terkait undangan interview.

Cara Membalas Email HRD Terkait Undangan Interview

Anda tentu tahu bahwa perekrut dan manajer perekrutan pada divisi HRD sering kali menggunakan email untuk meminta wawancara dengan kandidat atau para pelamar kerja.

Cara merespons atau cara membalas email dari HRD ini akan membedakan Anda dari kandidat pencari kerja lain yang mereka hubungi.

Jadi, cara membalas email dari HRD yang baik, sudah menjadi kewajiban untuk diketahui. Ketahuilah bahwa respons yang cepat dan ramah, akan membuat Anda tampak profesional. Selain itu, respons yang cepat, dengan bahasa yang sopan dan tertata rapi akan menciptakan kesan pertama yang kuat.

Berikut ini beberapa hal yang harus menjadi poin-poin penting dari cara membalas email dari HRD yang baik, sopan dan membawa kesan profesional, sebagaimana dilansir dari Seek:

1. Balas dengan cepat atau ASAP (As Soon As Possible).

Jangan biarkan bagian perekrutan HRD menunggu respons Anda terlalu lama. Segera jawab email undangan interview itu tidak lebih dari kurun 24 jam. Kecepatan membalas ini akan menunjukkan antusias, serta berarti juga bahwa Anda adalah tipe orang yang sangat menghargai waktu.

2. Kirimkan balasan email secara personal kepada HRD yang bersangkutan

Jangan mengirimkan email secara bersamaan kepada HRD yang berbeda-beda. Bila melakukan ini, Anda tampak tidak menganggap HRD yang bersangkutan sebagai hal serius.

Jika HRD menautkan beberapa staff dalam email undangan itu, jangan lupa mengklik tombol “Replay All” pada layar Anda.

3. Konfirmasi kembali detail waktu dan tempat wawancara

Sebagai wujud keseriusan dengan undangan wawancara itu, Anda bisa juga mengonfirmasi ulang detail wawancara, seperti waktu dan lokasi wawancara. Konfirmasi ulang itu bisa Anda lakukan saat membalas email dari HRD yang bersangkutan.

4. Ekspresikan antusiasme terhadap posisi yang Anda lamar

Saat membalas email dari HRD, pastikan mengekspresikan antusiasme terhadap posisi yang Anda lamar itu. Tunjukkan bahwa Anda sangat bersemangat dan menantikan wawancara yang akan dilakukan.

Namun, jangan memberi kesan berlebihan. Sebisa mungkin, tampilkan gaya bicara yang ramah, dan tetap terkesan profesional. Satu lagi, ingatlah untuk membaca kembali email balasan kepada HRD tersebut.

5. Jangan takut untuk bertanya

Jangan pernah takut menanyakan sesuatu yang dirasa kurang jelas, terutama yang berhubungan dengan interview yang akan dilakukan. Tanyakan, apakah ada sesuatu yang perlu dibawa saat interview, seperti portofolio atau pas foto dan lain sebagainya.

6. Tautkan dokumen yang penting dan dibutuhkan dalam email balasan

Jika diminta menautkan sejumlah dokumen yang penting, tautkan dokumen-dokumen itu secara bersamaan. Jangan sampai menautkan dalam email balasan berkali-kali. Bila melakukannya, ini akan menunjukkan skill manajerial yang kurang baik, atau bisa juga memberi kesan bahwa Anda orang yang ceroboh dan tidak teliti.

7. Balas dengan email

Kecuali jika pengirim secara khusus meminta menelepon untuk mengonfirmasi undangan, Anda sebaiknya membalas email HRD melalui email. Selain itu, akan lebih mudah jika semuanya dilakukan secara tertulis sehingga semua orang dapat merujuk kembali ke utas email untuk mendapatkan detail yang spesifik.

Berikut adalah beberapa cara membalas email HRD terkait undangan interview sebagaimana dilansir dari Seek dan Indeed:

1. Cara Menerima Undangan Interview

Saat menerima undangan interview dari HRD, lalu ingin menyatakan bahwa Anda bisa menghadiri interview pada waktu dan tempat yang ditentukan, maka Anda harus segera menjawab email tersebut dalam waktu tidak lebih dari 24 jam.

Ucapkan terima kasih karena Anda telah diberi kesempatan untuk melakukan wawancara, dan ekspresikan betapa Anda sangat senang bisa mendapatkan kesempatan itu. Hal ini akan menunjukkan betapa Anda sangat bersemangat dan sangat antusias dengan kesempatan yang sudah diberikan.

Namun, ingat jangan mengekspresikan kegembiraan dengan berlebihan. Cukup balas secara sopan dan dengan pilihan kata yang formal dan profesional.

Selain itu, perlu juga mengonfirmasi lagi waktu dan tempat wawancara kepada HRD yang bersangkutan. Hal ini akan membuat Anda terlihat serius dengan proses wawancara yang akan dilakukan.

Berikut ini adalah dua contoh email bahasa Indonesia ke HRD:

Contoh email bahasa Indonesia pertama:

Selamat pagi/siang/sore/malam, Bapak/Ibu/Kak [nama pengirim]

Terima kasih telah memberikan saya kesempatan wawancara untuk posisi [nama posisi yang dilamar] di perusahaan [nama perusahaan]. Saya sangat bahagia dengan peluang bekerja di perusahaan ini. Saya sangat bahagia bila saya bisa berdiskusi sambil memperkenalkan diri saya kepada Bapak, Ibu di perusahaan ini.

Sebagai konfirmasi, saya dapat melakukan wawancara pada [hari, tanggal], pada pukul [waktu] di [lokasi].

Mohon berkenan untuk menginformasikan kepada saya bila terdapat hal-hal penting yang perlu saya ketahui atau perlu saya persiapkan, seperti dokumen pelengkap yang perlu saya persiapkan. Saya berharap, Bapak/Ibu dapat menyediakan informasi yang saya butuhkan.

Sekali lagi, terima kasih atas peluang yang diberikan.

Dengan hormat,

[Nama Anda]

[Nomor telepon]

Contoh email bahasa Indonesia kedua:

Kepada Yth. Bapak/Ibu [nama pengirim]

[instansi/perusahaan yang Anda kirimkan lamaran]

Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu [nama pengirim]

Terima kasih telah memberi saya kesempatan melakukan interview untuk posisi [posisi yang Anda lamar] di [perusahaan yang Anda lamar].

Saya akan hadir di [lokasi wawancara] pada pukul [jam wawancara, hari wawancara, tahun wawancara], sesuai waktu yang telah Bapak/Ibu jadwalkan.

Bila ada dokumen lain atau hal-hal penting lainnya yang Bapak/ibu butuhkan, mohon informasikan kepada saya agar saya bisa mempersiapkannya dengan baik dan seksama.

Hormat saya,

[nama Anda]

Berikut ini adalah dua contoh email bahasa Inggris ke HRD:

Contoh email bahasa Inggris pertama:

Dear Ms/Mr [nama pengirim],

Thank you for your consideration and the invitation to interview for [posisi yang Anda lamar] at [perusahaan yang Anda lamar]. I am available for this [hari ] at [jam], and I look forward to meeting with you to discuss this position in more detail.

Please let me know if I can provide any additional information prior to our meeting on [waktu wawancara] at [lokasi wawancara].

Sincerely,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Contoh email bahasa Inggris kedua:

Dear [nama pengirim],

So nice to hear from you, thank you for the invitation for an in-person interview. I'm looking forward to meeting with you at [nama perusahaan] to discuss the [posisi yang Anda lamar] role.

I’d be more than happy to meet with you at [lokasi wawancara] on [tanggal dan jam wawancara].

If you need anything more from me before the interview, please let me know.

Kind regards,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

2. Cara Menolak Undangan Interview

Jika menerima permintaan wawancara, namun Anda tidak lagi mencari pekerjaan baru, sebaiknya segera jawab permintaan tersebut untuk memberi tahu HRD bahwa Anda sudah tidak lagi mencari pekerjaan. Jadi tidak perlu menyertakan detail apa pun tentang mengapa Anda tidak tersedia lagi.

Ingatlah untuk merespons email itu dengan sopan, Berterima kasihlah kepada HRD tersebut karena telah mempertimbangkan Anda untuk posisi tersebut. Lalu jelaskan secara singkat mengapa Anda tidak bisa mengikuti wawancara.

Tidak perlu berpanjang lebar, Anda hanya perlu memberikan respons yang singkat dan langsung ke intinya.

Berikut adalah dua contoh email bahasa Indonesia, cara menolak panggilan HRD:

Contoh email pertama:

Kepada Yth. Bapak/Ibu [nama pengirim]

[nama instansi/nama perusahaan]

Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu [nama pengirim].

Sebelumnya, terima kasih telah memberikan saya kesempatan interview untuk posisi [posisi yang dilamar] di [perusahaan].

Namun, dengan berat hati saya harus menolak undangan tersebut, karena saya telah memutuskan untuk menerima tawaran kerja di perusahaan lain untuk posisi yang sama.

Sekali lagi, terima kasih atas waktu dan kesempatan yang Bapak/Ibu berikan. Saya harap kita dapat bertemu kembali dan bekerja sama di masa yang akan datang.

Hormat saya,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Contoh email kedua:

Yth, HRD [nama perusahaan]

Sebelumnya saya ucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan Bapak/Ibu telah memberikan tawaran untuk interview sebagai [posisi yang dilamar] di [perusahaan].

Namun, dengan berat hati saya harus menyampaikan, bahwa saya telah mendapatkan pekerjaan di tempat lain, sehingga saya harus mundur dari proses perekrutan yang sedang berjalan.

Saya mohon maaf atas keputusan ini. Jujur, saya sangat menikmati proses perekrutan yang saya jalani. Saya berharap Bapak/Ibu dapat menemukan kandidat yang tepat. Sekali lagi terima kasih.

Salam,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Berikut ini adalah dua contoh email bahasa Inggris cara menolak HRD:

Contoh email pertama:

Dear [nama pengirim],

Thank you for contacting me regarding the open position at your company.

I have recently accepted an offer at another company and am no longer available to interview. I apologize for any inconvenience this may have caused you.

Sincerely,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Contoh email kedua:

Hello [nama pengirim],

Thank you for inviting me to interview for the role of [posisi pekerjaan]. This is a great opportunity, but after careful consideration, I have to decline at this time.

I sincerely appreciate your time and interest in my application.

Best regards,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

3. Cara Reschedule Undangan Interview

Jika jadwal wawancara yang diajukan oleh HRD tidak sesuai dengan jadwal Anda, maka ada baiknya menyarankan opsi alternatif untuk dipilih oleh HRD. Meskipun, bila Anda tidak benar-benar terpaksa harus mengubah jadwal, yang terbaik adalah tidak melakukan reschedule jadwal.

Walaupun demikian, bentrokan jadwal seringkali tidak dapat dihindari. Apalagi bila ada hal-hal mendesak yang harus dilakukan, seperti bekerja, atau ada peristiwa-peristiwa yang tidak bisa dihindari. Jika ini terjadi, tentu perlu menyesuaikan jadwal wawancara dengan jadwal Anda.

Berikut adalah contoh cara mengajukan perubahan atau reschedule waktu atau tanggal wawancara kepada HRD via email:

Contoh email pertama:

Selamat pagi/siang/sore Bapak/Ibu [nama pengirim]

Terima kasih atas berita baik yang Bapak/Ibu kirimkan untuk saya. Suatu kebahagiaan bagi saya bisa mendapatkan kesempatan untuk melakukan interview untuk posisi [nama posisi yang dilamar] di [nama perusahaan].

Akan tetapi, saya memohon maaf tidak bisa hadir di tanggal wawancara yang Bapak/Ibu tetapkan. Hal tersebut dikarenakan saya sudah memiliki jadwal untuk [sebutkan acara mendesak yang harus Anda hadiri] yang kebetulan bertepatan dengan jadwal wawancara.

Jika Bapak/Ibu berkenan, apakah saya boleh mengajukan pergantian jadwal interview? Saya memiliki waktu luang setelah tanggal tersebut.

Besar harapan saya bisa bergabung dengan Tim [nama perusahaan].

Sekali lagi, terima kasih atas kesempatan yang diberikan.

Salam,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Contoh email kedua:

Subjek: Permohonan Reschedule Interview

Halo [nama pengirim],

Saya berterima kasih atas kesempatan mengikuti proses seleksi di perusahaan Anda. Namun, dengan sangat menyesal, saya harus meminta reschedule dari jadwal wawancara yang telah ditentukan sebelumnya pada [tanggal dan waktu wawancara].

Alasan saya meminta reschedule, karena [jelaskan alasan Anda dengan singkat]. Saya sangat menyadari pentingnya waktu dan upaya yang telah Anda berikan dalam mengatur jadwal ini. Oleh karena itu saya sungguh meminta maaf atas ketidaknyamanan yang timbul.

Saya ingin menekankan komitmen saya terhadap posisi yang saya lamar, dan perusahaan ini. Saya juga sangat menghargai kesempatan untuk kesempatan jadwal wawancara yang baru yang lebih sesuai. Saya akan sangat bersyukur jika kita dapat menemukan waktu alternatif yang cocok untuk kedua belah pihak.

Jika ada informasi atau detail tambahan yang Anda butuhkan, silahkan informasikan kepada saya. Saya siap untuk memberikan informasi tersebut sesuai kebutuhan.

Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan saya menghargai pengertian serta kerja sama Anda.

Terima kasih dan salam hormat,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Berikut ini adalah dua contoh email bahasa Inggris ke HRD:

Contoh email pertama:

Dear Mr/Ms [nama pengirim],

Thank you for your email. I’m looking forward to meeting with you to discuss the open position.

I have a schedule conflict with the proposed interview date of [tanggal dan waktu wawancara]. But I am available on [tanggal dan waktu wawancara yang Anda bisa], and I am available [waktu alternatif wawancara yang Anda bisa]. Please let me know if any of these dates and times will work for you.

Thank you again!

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]

Contoh email kedua:

Dear [nama pengirim],

Thank you for the invitation to interview for the [role] position at [nama perusahaan].

Unfortunately, due to [alasan mengapa Anda tidak bisa melakukan wawancara], I'm unavailable at the proposed time. Would it be possible to schedule the interview for [tanggal dan waktu Anda bisa wawancara]?

My apologies for any inconvenience. Please feel free to contact me at [nomor telepon Anda] if you would like to suggest other times.

I look forward to the opportunity to discuss the role with you soon.

Kindest,

[nama Anda]

[nomor telepon Anda]