Perkara Sopan-Santun Mengirim Email

tirto.id - Pada 21 Mei 2016, Dewi Lestari, penulis novel seri Supernova mempublikasikan blog tentang kesantunan bersurat. Ia bercerita pengalamannya mendapat surat undangan untuk menjadi pembicara, tapi surat itu kurang memperhatikan kesantunan.

Salah satu contohnya: "ini manajemen dewi lestari? kita mau ngundang jadi pembicara. boleh tahu brp biaya? trmksh."

Email, bahkan pesan sms maupun aplikasi mengobrol, meski telah menggantikan surat fisik atau perjumpaan langsung, tetap memiliki tata krama dan adabnya tersendiri.

Beberapa pengguna media sosial beberapa kali kerap mengeluhkan perilaku pelamar kerja yang dianggap tak sopan. Ada yang mengirimkan surat lamaran pekerjaan hanya mencantumkan tautan CV tanpa pengantar identitas pengirim, tujuan mengirim email, dan apa yang hendak disampaikan melalui email itu.

Ini mungkin terdengar konyol dan terkesan dibesar-besarkan, namun bagi banyak orang etiket dalam mengirim email lamaran pekerjaan bisa jadi menentukan diterima atau tidaknya seseorang.

Peggy Duncan, penulis Conquer Email Overload with Better Habits, Etiquette and Outlook dan pendiri The Digital Breakthroughs Institute menyebut ada beberapa perilaku menulis email yang perlu kita ubah agar bisa menjadi pribadi yang diperhitungkan. Tata krama dan adab mengirim email merupakan kemampuan penting yang mesti dimiliki oleh para pengguna internet dalam bekerja. Ia menunjukkan kualitas dan kemampuan kita dalam memahami sebuah persoalan dan juga kemampuan untuk memahami perintah kerja.

Peggy menyebutkan bagaimana cara kita menjawab atau mengirim email menunjukkan kualitas kita sebenarnya. Ia bisa mempengaruhi reputasi kita di hadapan rekan kerja, bos, dan klien. Kemampuan ini semestinya dikuasai sebagai kecakapan dasar yang harus dimiliki sebelum bekerja.

Ia bisa membantu kita bekerja lebih efektif dan memudahkan komunikasi baik terhadap klien atau rekan sekantor. Semakin baik Anda memahami pesan dalam email dan mengeksekusi pesan tersebut, semakin baik kesan Anda di hadapan rekan kerja anda.

Apa saja yang mesti dihindari saat mengirimkan email? Jangan terlampau sering menggunakan peringatan “INI PESAN PENTING” dengan huruf kapital. Jika Anda sering menggunakan ini tanpa ada penjelasan dan panduan mengapa ia penting, orang tak akan menganggap email Anda penting. Risikonya jika ada email pekerjaan yang benar-benar penting dan rekan kerja anda tidak mempedulikannya, maka pekerjaan Anda akan berantakan.

Selain itu, membalas pesan email atau menulis email dengan penggunaan huruf kapital akan salah dimaknai sebagai kemarahan. Anda tentu tidak ingin membalas email brief pekerjaan dari bos dengan huruf besar seolah anda memakinya, bukan?

Saran kedua yang mesti dilakukan saat mengirim email adalah memahami siapa saja yang hendak kita kirim pesan. Jangan mengirimkan email brief marketing ke bagian HRD atau tim IT, karena mereka tak paham dan tak perlu tahu. Efektivitas kerja terjadi saat pesan yang ingin dikirim tepat sasaran.

Selain itu, jangan berlebihan menggunakan carbon copy (fasilitas cc dalam email) dan mengirimkan brief pekerjaan ke orang yang tak jelas. Apalagi orang yang bersangkutan tidak bersedia atau belum Anda dapatkan izinnya. Beberapa orang keberatan menerima email tanpa kepentingan yang jelas.

Dan, jangan berasumsi setiap pesan atau brief pekerjaan yang kita terima itu boleh diterima oleh siapa saja. Ada beberapa pesan pekerjaan yang masih rahasia dan tak boleh orang tahu bahkan jika Anda bekerja dalam perusahaan yang sama.

Isi email juga menjadi penting, seberapa banyak pesan yang ingin Anda sampaikan? Seberapa jauh informasi yang ingin Anda bagikan. Email berfungsi menyampaikan pesan dengan lebih cepat dan efektif, sehingga email tak perlu panjang dan sebaiknya berisi pesan yang penting saja.

Tata bahasa dalam email juga penting, jangan gunakan bahasa prokem ala SMS untuk email pekerjaan yang penting. Ketahui siapa penerima pesan kita, jika ia adalah orang asing selalu mulai dari perkenalan diri dan maksud email. Penutup juga harus dibubuhi ucapan terima kasih dan salam. Jangan sampai si penerima pesan menganggap kita kurang ajar karena tak tahu cara memperkenalkan diri.

Waktu untuk mengirim dan membalas email juga penting untuk diketahui. Jangan mengirimkan email pekerjaan jam tiga pagi dan berharap segera dibalas. Orang butuh istirahat dan kadang kapan waktu mengirimkan email menunjukkan bagaimana kita menghargai privasi dan ruang istirahat rekan kerja kita.

Bagi beberapa pekerja kreatif nyaris tak ada waktu istirahat, revisi pekerjaan bisa datang kapan saja. Namun penting diketahui, Anda bisa menolak mengerjakan hal yang bukan tanggung jawab Anda dan Anda berhak mendapatkan istirahat cukup serta privasi dari pekerjaan yang tak jelas.

Salah satu hal penting diketahui dari adab mengirim email adalah pentingnya judul pesan. Jangan mengirimkan email dengan mengosongkan kolom subyek. Ini bisa jadi tanda tidak profesional, gegabah, terburu-buru, atau abai. Subyek email menjadi panduan sederhana seseorang untuk memahami inti dari email yang kita kirim.

Menurut Peggy Duncan, rekan kerja bisa memahami teks email dari judul yang tertera di kolom subyek. Setidaknya memiliki elemen apa, siapa, dan mengapa.

Membuat subyek email kita sejelas mungkin dapat membantu pembaca email kita melakukan prioritas dalam bekerja. Anda tentu tidak akan sembarang mengangkat telpon dari orang asing bukan? Subyek email yang jelas akan membantu Anda mendapatkan perhatian dari penerima. Ini langkah awal untuk bisa bekerja secara efektif, jangan sampai menulis email tanpa subyek yang jelas, bukan tak mungkin pesan anda langsung dikirim ke tong sampah.

Mengosongkan kolom subyek email adalah kesalahan paling fatal yang kerap dilakukan banyak orang. Bagi Peggy, ini adalah tanda bahwa anda tidak serius, bukan tak mungkin anda malah dianggap tak becus, tak layak dipedulikan, dan yang paling mengerikan email yang anda kirim tak dibaca.

Anda tentu tak mau mendapatkan pesan SMS atau whatsapp dari orang asing yang tiba-tiba menodong pekerjaan tanpa terlebih dahulu memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan perbincangan, dan menunjukkan itikad baik dalam bekerja sama.