Format Surat Peringatan (SP) 1, 2, & 3 Lengkap dengan Contohnya

tirto.id - Surat peringatan atau SP biasanya diberikan oleh perusahaan terkait kesalahan atau pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. Umumnya, pemberian SP dilakukan secara bertahap, dari SP 1, SP 2, hingga SP 3 yang bahkan bisa berujung pada pemecatan.

Pemberian tingkat SP tergantung kepada kesalahan yang dilakukan dan bagaimana peraturan perusahaan menyikapi kesalahan tersebut. Definisi SP adalah pemberitahuan tertulis dari pihak perusahaan untuk menegur karyawan atau pekerja yang melanggar kebijakan di lingkungan perusahaan.

Biasanya, karyawan akan menerima surat SP jika menunjukkan tindakan tidak profesional, seperti melanggar peraturan, prosedur, atau ketentuan yang berlaku di tempat kerja. SP berfungsi sebagai peringatan formal yang ditujukan supaya karyawan menyadari kesalahannya dan mengintrospeksi diri.

Kehadiran SP untuk karyawan perlu menjadi pengingat untuk memperbaiki perilaku dan kinerjanya. Pemberian SP sendiri dilakukan secara bertahap. SP 1 merupakan peringatan pertama, SP 2 merupakan peringatan kedua, dan SP 3 merupakan peringatan terakhir.

Apabila setelah SP 3, karyawan tetap tidak menunjukkan perbaikan, maka perusahaan bisa mengambil tindakan lebih lanjut. Salah satu kemungkinannya adalah dengan melakukan pemutusan hubungan kerja atau PHK sesuai peraturan dan kebijakan perusahaan.

Format Surat Peringatan Karyawan

Surat peringatan merupakan surat resmi formal yang diterbitkan oleh perusahaan untuk karyawan. Tentu pembuatan surat peringatan menggunakan format tersendiri yang membedakannya dengan jenis surat lain.

Secara umum, format surat peringatan karyawan berisi bagian-bagian, sebagai berikut:

• Kop surat perusahaan
• Nomor surat dan tanggal pembuatan surat
• Pembukaan
• Identitas karyawan yang diberi peringatan
• Penjelasan pelanggaran yang dilakukan
• Tanda tangan pemberi surat
• Contoh Surat Peringatan (SP) 1, SP2 dan SP3

Contoh Surat Peringatan (SP) 1, 2, 3

Contoh surat peringatan diperlukan untuk memberi gambaran seperti apa surat peringatan. Perusahaan bisa menjadikan contoh surat peringatan sebagai panduan.

Isi dari surat peringatan 1, surat peringatan 2, dan surat peringatan 3 berbeda-beda, tergantung pada kondisi kesalahan yang hendak diperingatkan oleh perusahaan pada karyawan. SP 1 diberikan sebagai peringatan pertama supaya karyawan memperbaiki diri.

Jika setelah SP 1 diberikan, tidak ada perbaikan diri, maka perusahaan akan memberikan SP 2. Setelah SP 2, perusahaan bisa saja mengeluarkan SP 3 jika karyawan tidak mengindahkan peringatan sebelumnya dan tidak ada upaya perbaikan diri.

Selain itu, seorang karyawan juga bisa saja langsung menerima SP 2 atau SP 3 jika kesalahan yang dilakukan terbilang fatal. Sebelum mengeluarkan SP, perusahaan akan terlebih dahulu mempertimbangkan baik-baik keputusan yang akan diterbitkan.

Berikut contoh surat peringatan 1, 2, dan 3:

Contoh Surat Peringatan (SP) 1

1. Contoh SP 1 Penyalahgunaan Fasilitas Perusahaan

Jakarta, 15 Januari 2026

Yth. Sdr. Andi Pratama

Jabatan: Staf Administrasi

Departemen: Operasional

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi dan pengamatan perusahaan, bersama ini kami menyampaikan Surat Peringatan Pertama (SP 1) kepada Saudara atas pelanggaran peraturan perusahaan berupa penyalahgunaan fasilitas perusahaan. Saudara terbukti menggunakan fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi di luar ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.

Tindakan yang dilakukan Saudara bertentangan dengan peraturan dan tata tertib. Oleh karena itu, melalui surat ini kami mengingatkan Saudara agar tidak mengulangi pelanggaran serupa di kemudian hari.

Apabila pada kemudian hari Saudara masih melakukan pelanggaran yang sama atau pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan memberikan sanksi lanjutan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan untuk dapat diperhatikan sebaik-baiknya.

Hormat kami,

Manajer Human Resources PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Mutia Alfianita

2. Contoh SP 1 Penurunan Kinerja

Nomor: 002/SP1-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 15 Januari 2026

Yth. Sdr. Rival Aldi

Jabatan: Marketing Executive

Departemen: Pemasaran

Dengan hormat,

Melalui surat ini, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP 1) kepada Saudara terkait penurunan kinerja yang terjadi dalam beberapa bulan terakhir. Penurunan kinerja tersebut terlihat dari tidak tercapainya target kerja yang telah ditetapkan.

Perusahaan berharap Saudara dapat segera melakukan perbaikan kinerja, meningkatkan kedisiplinan, serta menunjukkan tanggung jawab yang lebih baik dalam menjalankan tugas.

Apabila tidak terdapat perbaikan ke depan, perusahaan akan memberikan tindakan lanjutan sesuai peraturan yang berlaku.

Demikian surat ini disampaikan untuk menjadi perhatian.

Hormat kami,

Manajer Human Resources PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Suparyono Halim

3. Contoh SP 1 Tidak Hadir Tanpa Pemberitahuan

Nomor: 003/SP1-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 15 Januari 2026

Yth. Sdr. Putri Cantika

Jabatan: Customer Service

Departemen: Pelayanan

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan kehadiran karyawan, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP 1) kepada Saudari atas ketidakhadiran kerja tanpa pemberitahuan.

Tindakan tersebut melanggar peraturan perusahaan yang mewajibkan setiap karyawan memberikan informasi apabila tidak dapat hadir bekerja.

Melalui surat ini, kami mengingatkan agar Saudari mematuhi ketentuan kehadiran dan menjaga tanggung jawab sebagai karyawan.

Apabila pelanggaran serupa terulang kembali, perusahaan akan memberikan sanksi lebih lanjut.

Hormat kami,

Manajer Human Resources PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Rudi Saputra

Contoh Surat Peringatan (SP) 2

1. Contoh SP 2 Karyawan Terlambat Berkali-kali

Nomor: 006/SP2-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 25 Januari 2026

Yth. Sdr. Lukman Hadi

Jabatan: Staf Administrasi

Departemen: Operasional

Dengan hormat,

Sehubungan dengan Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang telah diberikan sebelumnya, bersama ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP 2) kepada Saudara.

SP 2 ini diberikan karena Saudara masih melakukan keterlambatan masuk kerja secara berulang tanpa kejelasan apa pun. Sebelumnya Saudara sudah mendapatkan peringatan dan pembinaan. Namun, tetap melakukan kesalahan. Perilaku tersebut menunjukkan kurangnya kedisiplinan dan bertentangan dengan peraturan jam kerja perusahaan.

Melalui surat ini, perusahaan menegaskan agar Saudara segera memperbaiki sikap dan menaati ketentuan yang berlaku. Apabila pelanggaran serupa kembali terjadi, maka perusahaan akan memberikan sanksi lanjutan sesuai dengan peraturan perusahaan.

Demikian surat peringatan ini kami sampaikan untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Hormat kami,

Manajer Human Resources PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Hartono Sugiharto

2. Contoh SP 2 Karyawan Kinerja Tidak Profesional

Nomor: 007/SP2-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 25 Januari 2026

Yth. Sdr. Andi Pratama

Jabatan: Marketing Executive

Departemen: Pemasaran

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil evaluasi lanjutan serta mengacu pada Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang telah diberikan, perusahaan menyampaikan Surat Peringatan Kedua (SP 2) kepada Saudara.

SP 2 ini diberikan karena kinerja Saudara masih tidak profesional terhadap tanggung jawab kerja. Saudara terbukti kurang bertanggung jawab dalam menyelesaikan pekerjaan, memiliki komitmen yang rendah terhadap target, serta sikap kerja yang tidak mencerminkan profesionalisme.

Perusahaan berharap Saudara dapat segera melakukan perbaikan yang signifikan dan menunjukkan etos kerja yang sesuai dengan standar perusahaan. Apabila tidak terdapat peningkatan kinerja, perusahaan akan mengambil tindakan tegas sesuai ketentuan yang berlaku.

Demikian surat ini kami sampaikan untuk dapat diperhatikan dengan sungguh-sungguh.

Hormat kami,

Manajer Human Resources PT Kreatif Intama

(tanda tangan)

Sri Sumarwati Hasanah

3. Contoh SP 2 Pelanggaran Merusak Fasilitas Perusahaan

Nomor: 008/SP2-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 25 Januari 2026

Yth.Sdr. Hanif Ahmad

Jabatan: Operator Produksi

Departemen: Produksi

Dengan hormat,

Merujuk pada Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang telah diberikan sebelumnya, dengan ini perusahaan kembali mengeluarkan Surat Peringatan Kedua (SP 2) kepada Saudara.

SP 2 ini diberikan karena Saudara kembali melakukan pelanggaran berupa merusak fasilitas perusahaan, baik karena kelalaian maupun penggunaan yang tidak sesuai dengan prosedur kerja yang telah ditetapkan.

Tindakan tersebut merugikan perusahaan dan melanggar peraturan internal yang wajib dipatuhi oleh seluruh karyawan. Oleh karena itu, perusahaan menegaskan agar Saudara lebih berhati-hati, bertanggung jawab, dan mematuhi seluruh ketentuan kerja.

Apabila pelanggaran serupa masih terulang, perusahaan akan memberikan sanksi yang lebih berat sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Demikian surat peringatan ini disampaikan untuk menjadi perhatian.

Hormat kami,

Manajer Human Resources PT Berdaya Kreasi

(tanda tangan)

Ahmad Maulana

Contoh Surat Peringatan 3

1. Contoh SP 3 Pelanggaran Melakukan Pelecehan Seksual (PHK Tidak Terhormat)

Nomor: 009/SP3-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 30 Januari 2026

Yth. Sdr. Rino Putra

Jabatan: Supervisor

Departemen: Operasional

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil investigasi internal perusahaan serta keterangan saksi-saksi yang terkait, Saudara terbukti melakukan tindakan pelecehan seksual di lingkungan kerja.

Perbuatan tersebut merupakan pelanggaran berat terhadap peraturan perusahaan, norma kesusilaan, dan hukum yang berlaku. Tindakan Saudara juga menciptakan lingkungan kerja yang tidak aman dan tidak profesional.

Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan dengan ini memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) sekaligus menetapkan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) secara tidak terhormat kepada Saudara, terhitung sejak tanggal surat ini diterbitkan.

Seluruh hak dan kewajiban Saudara akan diselesaikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.

Demikian surat ini disampaikan untuk dipahami dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Hormat kami,

Direktur PT Aksara Permadata

(tanda tangan)

Johan Samudro Wiyono

2. Contoh SP 3 Pelanggaran Melakukan Penggelapan Dana Perusahaan

Jakarta, 30 Januari 2026

Yth. Sdr. Budi Santoso

Jabatan: Staf Keuangan

Departemen: Keuangan

Dengan hormat,

Berdasarkan hasil audit internal dan pemeriksaan dokumen keuangan perusahaan, Saudara terbukti melakukan penggelapan dana perusahaan untuk kepentingan pribadi.

Tindakan tersebut merupakan pelanggaran berat yang merugikan perusahaan secara materiil serta melanggar kepercayaan yang telah diberikan kepada Saudara sebagai karyawan.

Dengan ini, perusahaan menjatuhkan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) sekaligus menetapkan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada Saudara, terhitung sejak tanggal surat ini diterbitkan.

Perusahaan berhak menempuh langkah hukum lebih lanjut sesuai dengan ketentuan yang berlaku apabila diperlukan.

Demikian surat ini disampaikan untuk diketahui dan dipatuhi.

Hormat kami,

Direktur PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Gracia Antartika

3. Contoh SP 3 Melakukan Penipuan atas Nama Perusahaan

Nomor: 011/SP3-HRD/MJS/I/2026

Jakarta, 30 Januari 2026

Yth. Sdr. Dedi Firmansyah

Jabatan: Sales Executive

Departemen: Pemasaran

Dengan hormat,

Berdasarkan laporan dan hasil pemeriksaan internal perusahaan, Saudara terbukti melakukan penipuan dengan mengatasnamakan perusahaan kepada pihak eksternal.

Tindakan tersebut telah mencemarkan nama baik perusahaan dan menimbulkan kerugian moral serta material. Perbuatan ini termasuk pelanggaran berat terhadap peraturan dan etika kerja perusahaan.

Sehubungan dengan hal tersebut, perusahaan menjatuhkan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) sekaligus melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) kepada Saudara sejak tanggal surat ini diterbitkan.

Perusahaan tidak menutup kemungkinan untuk menempuh jalur hukum sesuai peraturan yang berlaku.

Demikian surat ini disampaikan untuk menjadi perhatian.

Hormat kami,

Direktur PT Maju Jaya Sejahtera

(tanda tangan)

Abraham Wardana

Contoh-contoh SP 1, SP 2, dan SP 3 di atas bisa dimanfaatkan dengan baik untuk membuat surat peringatan (SP) pada karyawan yang melakukan pelanggaran peraturan perusahaan. HR sebagai divisi terkait bisa menyusun langkah yang tepat untuk menindak karyawan yang terbukti melanggar.

Cek informasi lain tentang pekerja:

Kumpulan Artikel Pekerja