Mengenal Apa Itu Surat Resmi, Fungsi, Serta Cara Membuatnya

tirto.id - Surat resmi adalah surat yang dipakai untuk urusan kerja atau instansi. Surat sendiri sering dipakai untuk berbagai kebutuhan, baik personal maupun urusan pekerjaan yang berkaitan dengan instansi.

Surat resmi merupakan surat yang dikeluarkan oleh perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu, yang sifatnya formal dan berkepentingan resmi. Biasanya surat ini menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan.

Perbedaan Surat Resmi dengan Tidak Resmi

Selain itu, terdapat perbedaan mendasar antara surat resmi dengan surat tidak resmi, yakni penggunaan bahasa dan penulisan. Surat resmi memakai bahasa yang sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dengan beberapa ketentuan penulisan.

Berikut beberapa fungsi, jenis, komponen penulisan surat resmi sebagaimana dilansir dari karya ilmiah Syafiq Hakim Noor yang berjudul "PENINGKATAN KETERAMPILAN MENULIS SURAT RESMI MELALUI PENDEKATAN KETERAMPILAN PROSES"

Fungsi Surat Resmi

• Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama dalam surat-surat perjanjian.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai alat pengingat, karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat–surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat instruksi.
• Surat resmi atau surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

Jenis Surat Resmi

Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya bahwa berdasarkan tujuannya, penulisan surat resmi atau surat dinas dapat digolongkan sebagai berikut.

• Surat pemberitahuan
• Surat perintah
• Surat permintaan atau permohonan
• Surat peringatan dan teguran
• Surat susulan
• Surat panggilan
• Surat pengantar
• Surat keputusan
• Surat perjanjian
• Surat penawaran, pesanan, dan sebagainya.

Cara Membuat Surat Resmi

Berikut tata cara dan langkah-langkah dalam membuat surat resmi:

1. Kepala Surat Atau Kop Surat

Kop surat merupakan identitas pertama yang dilihat oleh penerima surat. Kop surat ini memiliki fungsi sebagai media promosi, mengetahui alamat dan nama instansi, memberikan informasi tentang jenis kegiatan dan/atau bidang usaha.

2. Nomor Surat

Penomoran surat pada surat resmi bertujuan untuk memudahkan instansi dalam pengarsipan atau penyimpanan data kapan terakhir pembuatan dan pengeluaran surat. Nomor surat berisi nomor urut, bulan, dan tahun pembuatan/pengeluaran surat. Letak nomor surat biasanya di bawah kop surat di sebelah kiri.

Sama halnya dengan kop surat, nomor surat memiliki fungsi sebagai berikut:

• Memudahkan pencarian kalau surat dibutuhkan.
• Memudahkan penyimpanan administratif.
• Membantu dalam pengelompokan surat sesuai dengan jenis isi surat tersebut.
• Memudahkan pengontrolan frekuensi pengiriman surat.

Saat Anda membuat nomor surat, ada beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

• Bulan dan tahun pembuatan surat
• Kode tujuan surat, contoh UR (Undangan Rapat)
• Kode kedudukan surat, contoh KEI = Surat Keluar
• Nomor surat yang dikeluarkan harus sesuai dengan urutan surat, dihitung mulai nomor akhir pembuatan surat.

Contoh:

• Nomor: 017/UR/II2018
• 017: Menunjukkan surat ke -17
• SPK: Undangan Rapat
• II: Dibuat pada bulan ke-3 (Maret)
• 2018: Dibuat pada tahun 201

Untuk Lampiran disertakan kalau ada, tetapi kalau tidak ada cukup diberi tanda (-).

3. Tanggal Penulisan Surat

Tanggal penulisan surat berfungsi untuk mengetahui kapan surat tersebut di buat. Dengan adanya tanggal penulisan, maka akan diketahui masa berlakunya surat tersebut. Oleh karenanya, tanggal penulisan surat adalah komponen yang sangat penting didalam penulisan sebuah surat resmi.

4. Lampiran

Lampiran merupakan dokumen yang ikut dilampirkan dalam pembuatan surat resmi oleh suatu instansi maupun perseorangan. Lampiran memiliki fungsi untuk menunjukkan jika ada dokumen penting sebagai penunjang surat tersebut. Contoh:

• No: –
• Lamp: 3 Lembar
• Perihal: –

Hal ini menunjukkan jika surat itu menyertakan 3 lembar dokumen di dalam surat tersebut.

5. Perihal

Perihal dalam surat resmi merupakan hal pokok yang merupakan tujuan utama dalam surat tersebut. Dengan demikian penerima dapat segera mengetahui tujuan pengirim mengirimkan surat resmi tersebut.

6. Alamat Tujuan

Hal terpenting di dalam dalam sebuah surat adalah kepada siapa surat itu ditujukan. Oleh sebab itu alamat surat menjadi hal jangan sampai salah kata atau salah tujuan. Penulisan alamat dilakukan sebanyak dua kali, yang pertama pada amplop surat dan yang kedua pada isi surat itu sendiri. Untuk isi surat alamat tidak harus ditulis lengkap sebab sudah ditulis di dalam amplop.

7. Salam Pembuka

Salam pembuka juga merupakan komponen penting dalam sebuah surat resmi. Hal ini dikarenakan salam pembuka berfungsi sebagai pembuka sebelum sampai ke inti atau pokok isi surat. Contoh kata kata salam pembuka seperti Assalamualaikum, Dengan Hormat, Salam Sejahtera dan lain sebagainya.

8. Isi Surat

Isi surat adalah komponen utama dari sebuah surat, di mana pokok-pokok atau inti yang sedang dibahas tertuang di dalam isi surat. Di dalam sebuah surat terdapat bagian-bagian seperti karangan yang lainnya, yaitu bagian pembuka, bagian inti, dan bagian penutup.

Tujuan dari bagian pembuka ini adalah sebagai pengantar untuk pembaca sebelum mengetahui inti surat. Di dalam pembuka juga berisi inti masalah yang akan disampaikan kepada penerima surat.

Inti. Merupakan komponen pokok inti isi surat ada pada sebuah surat. Bagian ini berisi bagian utama yang akan disampaikan kepada pengirim.

Pada bagian penutup, berisi tentang penegasan, simpulan, ucapan terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai jika uraian pokok yang akan disampaikan melalui surat sudah berakhir. Penulisan penutup pada surat resmi sebaiknya singkat namun tegas.

9. Salam Penutup

Salam penutup berisi kata-kata penutup yang umumnya digunakan untuk menambahkan kesantunan di dalam berkomunikasi. Meskipun salam penutup ini baik jika digunakan dalam sebuah surat, namun bukan berarti semua surat wajib menggunakan salam penutup. Salam penutup hanya digunakan dalam surat resmi yang contohnya seperti pada surat-surat berita.

10. Tanda Tangan dan Nama Penanggung Jawab

Pada surat resmi salah satu komponen yang disertakan yaitu nama penanggung jawab dan tanda tangan.

Nama penanggung jawab adalah penanda jika nama tersebut yang bertanggung jawab dan dikuatkan dengan tanda tangan. Penanda tangan dalam surat harus sesuai dengan nama orang yang tercantum pada surat tersebut.

11. Tembusan

Tembusan digunakan ketika jika terdapat pihak yang di anggap perlu mengetahui isi surat itu.