Contoh Surat Penawaran Barang dan Cara Membuatnya

tirto.id - Cara membuat surat penawaran barang maupun jasa sebenarnya tidak terlalu sulit. Namun, surat penawaran mesti disusun dengan cermat agar isinya memiliki daya tarik besar bagi calon pembeli.

Surat penawaran atau surat jual merupakan surat berisi penawaran baik barang maupun jasa yang dibuat dan dikirimkan oleh seorang penjual kepada calon pembeli. Surat ini memuat info mengenai barang atau jasa yang ditawarkan oleh penyedia.

Terdapat dua jenis surat penawaran, yaitu surat penawaran atas dasar permintaan penawaran dan surat penawaran atas dasar inisiatif dari penjual sendiri.

Dalam surat penawaran, penjual harus mencantumkan informasi yang lengkap, jelas, aktual, serta menarik tentang barang atau jasa yang ditawarkan. Hal itu karena surat penawaran menjadi salah satu aspek vital di dunia bisnis, terutama saat kondisi persaingan pasar sedang ketat.

Surat penawaran barang maupun jasa sebenarnya memiliki kedudukan yang begitu lemah di mata penerimanya (calon pembeli). Karena itu, surat penawaran mesti dibuat sedemikian rupa agar para calon pembeli yang menerima tertarik dengan penawaran dari penjual.

Ada sejumlah syarat yang mesti terpenuhi dalam surat penawaran barang atau jasa yang dianggap menarik, yakni sebagai berikut:

• Bahasa surat harus menarik agar timbul minat dari pembacanya.
• Isi surat tidak boleh bertentangan dengan kondisi barang/jasa yang ditawarkan
• Isi surat harus bisa memotivasi pembaca agar timbul perasaan ingin tahu lebih lanjut kepada sesuatu yang ditawarkan.
• Keterangan yang diberikan lengkap dan lebih baik disertai dengan gambar di lampiran.

Cara membuat surat penawaran tidak hanya harus memenuhi syarat-syarat dan pedoman dalam penulisannya. Isi surat penawaran setidaknya harus mencakup beberapa informasi berikut:

1. Nama perusahaan yang mengajukan penawaran, bidang usaha yang dijalankan.

2. Gambaran kemampuan perusahaan yang dimiliki, tenaga ahli dan peralatan yang digunakan.

3. Rekam jejak, proyek atau pekerjaan yang pernah ditangani serta prospek yang dikehendaki oleh penjual.

4. Bila melakukan penawaran kepada instansi resmi maka harus melampirkan daftar rekam jejak (TDR), surat izin perdagangan (SIUP) dan nomor pokok wajib pajak (NPWP).

Contoh Surat Penawaran Barang

Berikut ini contoh pembuatan surat penawaran barang beserta isi dan susunannya:

PT …………… (nama perusahaan pemberi penawaran)

Peralatan dan mesin kantor

Jl. Indonesia raya . Jakarta Indonesia , ph xxxx , no telp xxxxxx

Email : xxxxx

Nomor :……………………………….

Lampiran :………………………………

Kepada Yth. Pimpinan

(nama perusahaan/instansi penerima penawaran)

Jln……………………………

SURAT PENAWARAN BARANG

Dengan hormat,

Kami perusahaan bernama PT ……………. yang bergerak di bidang peralatan dan mesin kantor ingin menawarkan produk kami untuk perusahaan Saudara dengan harga yang lebih murah dari pada perusahaan lainnya, dengan kualitas mesin yang sangat modern dan bergaransi. Adapun produk yang kami tawarkan kepada anda yaitu sebagai berikut:

Merek dan warna:………………………….

Jenis barang:………………………….

Tahun pembuatan:……………………….

Harga:………………………

Pembayaran: (tergantung perusahaannya mau cash atau kredit)

Besar harapan saya Saudara tertarik dengan produk yang kami tawarkan. Kami juga akan memberikan diskon 10% untuk pembelian pertama kepada Saudara jika Saudara ingin membeli produk kami. Untuk informasi lebih lanjut, Saudara bisa hubungi kami ke jl. Xxxxxx , ph……. , no telp, …………

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(nama pemimpin perusahaan pemberi penawaran)