Pengertian Otomatisasi Kantor Beserta Tujuan, Manfaat dan Contoh

tirto.id - Materi otomatisasi kantor penting untuk dipelajari di manajemen perkantoran. Pengertian otomatisasi kantor adalah bentuk pemanfaatan sistem elektronik di lingkungan kantor yang membuat berbagai jenis pekerjaan bisa diproses secara otomatis.

Tujuan utama otomatisasi kantor untuk meningkatkan produktivitas dan mempermudah kerja pegawai. Manfaat otomatisasi kantor adalah meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.

Melalui penerapan teknologi otomatisasi di lingkungan kantor, pekerjaan diharapkan bisa lebih cepat selesai, lebih ringan, dan hasilnya lebih baik.

Contoh otomatisasi kantor saat ini terlihat pada penggunaan teknologi perangkat keras maupun lunak di lingkungan kantor. Kehadiran perangkat komputer sejak pertengahan abad 20 hingga kini di hampir semua kantor termasuk bentuk otomatisasi.

Misalnya, dulu pegawai kantor harus menulis buku kas secara manual menggunakan tulisan tangan di sebuah buku besar. Namun, berkat adanya otomatisasi kantor catatan kas bisa secara otomatis dibuat dengan software khusus yang bisa diedit dan dianalisis kesalahannya.

Apa Itu Otomatisasi dalam Perkantoran?

Secara bahasa, otomatisasi kantor berasal dari bahasa Inggris, yaitu office automation (OA). Automation artinya adalah pemanfaatan berbagai peralatan untuk membuat segala sesuatu bekerja secara otomatis. Adapun kata 'office' berarti kantor atau tempat orang-orang melakukan pekerjaan untuk mencapai sebuah tujuan.

Maka dari itu, bisa disimpulkan bahwa otomatisasi kantor adalah langkah memanfaatkan peralatan untuk membuat segala hal di kantor bekerja secara otomatis.

Sementara itu, pengertian otomatisasi dalam perkantoran menurut ahli dijelaskan oleh Sedarmayanti dalam Manajemen Perkantoran Modern (2017).

Serdarmayanti menerangkan bahwa otomatisasi kantor adalah sebuah rencana untuk menggaungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas.

Menurut Badrus Suryadi dalam Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas X (2020), setidaknya ada lima konsep utama yang menjadi dasar otomatisasi dalam perkantoran, yaitu:

1. Segala proses yang terjadi dalam perkantoran seperti proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi terpisah dan tanpa rencana menjadi aplikasi yang terencana dan terpadu.
3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman kembali informasi.
4. Otomatisasi kantor meningkatkan keuntungan dengan memberikan opsi pengambilan keptusan yang lebih baik.
5. Otomatisasi kantor berguna sebagai pelengkap sebagai metode komunikasi tradisional, bukan sebagai pengganti.

Contoh Otomatisasi Perkantoran

Contoh otomatisasi perkantoran yang umum diterapkan saat ini termasuk penggunaan perangkat lunak untuk pekerjaan tertentu.

Berikut daftar contoh otomatisasi perkantoran menurut James A. Hall dalam Audit dan Assurance Teknologi Informasi 1 edisi 2 (2019):

1. Penggunaan sistem pengolahan kata, contohnya:

• Microsoft Word
• Google Docs
• Pages
• Notepad
• WPS Writer

2. Penggunaan sistem manajemen basis data, contohnya:

• Microsoft Access
• SQLite
• Oracle
• PostgreSQL

3. Penggunaan sistem spreadsheet, contohnya:

• Google Spreadsheet
• Microsoft Excel
• SPSS
• PSPP

4. Penggunaan sistem penerbitan desktop, contohnya:

• Microsoft Publisher
• CorelDraw
• Swift Publisher
• Adobe InDesign
• Canva

Tujuan Otomatisasi Perkantoran

Tujuan otomatisasi perkantoran bukan hanya mengubah sistem kerja dari tradisional jadi modern.

Tujuan otomatisasi perkantoran yang tidak kalah penting adalah meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja. Faktanya efektivitas dan produktivitas kerja sering berkaitan erat dengan peningkatan keuntungan perusahaan.

Selain itu, mengutip buku Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis untuk SMK/MAK Kelas X (2022), berikut tujuan otomatisasi perkantoran:

1. Menggabungkan penerapan teknologi dengan pemanfaatan sumber daya manusia dalam lingkungan kerja.
2. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor agar lebih efektif dan efisien.
3. Meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja.
4. Meningkatkan komunikasi yang baik antar seluruh pihak yang terlibat dalam bisnis.
5. Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat.

Manfaat Otomatisasi Perkantoran

Otomatisasi perkantoran tentunya memiliki manfaat yang besar bagi produktivitas kantor. Manfaat-manfaat itu meliputi: kemudahan akses informasi, komunikasi, hingga kecepatan dalam memproses pekerjaan. Selain itu, masih banyak manfaat otomatisasi perkantoran.

Sovia Rosalin, dkk. dalam Administrasi Perkantoran Berbasis Teknologi Informasi (2022) menjabarkan beberapa manfaat otomatisasi perkantoran, sebagai berikut:

• Informasi yang berguna bagi kelancaran kerja kantor lebih mudah, murah, dan cepat diperoleh
• Otomatisasi kantor meningkatkan relasi antar-pihak yang terlibat di kantor karena komunikasi bisa terjalin dengan lancar.
• Mempermudah pemecahan masalah pada grup, divisi, atau tim di kantor.
• Menjadi pelengkap dan penunjang kerja pegawai, bukan pengganti tenaga kerja.
• Menjadi dasar bagi perusahaan untuk bersaing dengan lebih baik berkat adanya manfaat integrasi informasi.
• Meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja pegawai.
• Memberikan opsi pemecahan masalah dan keputusan terbaik dengan lebih efektif dan efisien.

Dampak Otomatisasi Kantor Positif dan Negatif

Otomatisasi perkantoran bisa menimbulkan dampak positif maupun negatif di lingkungan kantor.

Dampak positif otomatisasi kantor berkaitan dengan manfaat penerapan otomatisasi dan teknologi di lingkungan perkantoran. Sementara itu, dampak negatifnya berkaitan dengan masalah kesehatan dan relasi pegawai, hingga peningkatan biaya operasional.

Berikut ini beberapa dampak positif dan dampak positif otomatisasi perkantoran:

1. Dampak positif otomatisasi perkantoran adalah:

• Pekerjaan menjadi lebih ringan
• Meningkatnya peluang pekerjaan baru
• Pelayanan perkantoran menjadi lebih luas
• Penanganan informasi menjadi lebih mudah
• Kesalahan lebih cepat diperbaiki dan diselesaikan
• Waktu kerja lebih singkat.

2. Dampak negatif otomatisasi perkantoran adalah:

• Kebutuhan biaya operasional bertambah untuk memperbarui teknologi yang selalu berkembang.
• Peningkatan risiko pekerja mengalami masalah kesehatan yang diakibatkan oleh sinar monitor, seperti: sindrom mata kering, insomnia, dan lain sebagainya.
• Risiko pekerja mengalami masalah kesehatan yang diakibatkan duduk terlalu lama seperti masalah tulang belakang, obesitas, pelemahan otot, dan lain sebagainya.
• Menurunkan kemungkinan interaksi langsung dengan sesama karyawan.
• Terjadi ketergantungan terhadap mesin, sehingga jika terjadi kendala seperti mati listrik, produktivitas bisnis atau aktivitas kantor akan berhenti total.
• Pegawai lama, terutama yang berusia senja, kesulitan mengikuti perkembangan teknologi baru.