Jenis-jenis Peralatan Kantor Berdasarkan Bentuk dan Fungsinya

tirto.id - Jenis-jenis peralatan kantor bisa dibedakan berdasarkan bentuk dan fungsinya. Apa saja jenis peralatan kantor yang perlu diketahui dalam manajemen perkantoran tersebut?

Jenis-jenis peralatan kantor berdasarkan bentuknya digolongkan menjadi 3 kategori, yaitu peralatan kantor lembaran, non lembaran, dan buku.

Sementara itu, terdapat 6 kategori jenis alat perkantoran berdasarkan fungsinya. Keenam jenis peralatan kantor itu adalah barang kantor untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirimkan, dan menyimpan bahan keterangan.

Peralatan kantor adalah peralatan yang digunakan untuk menunjang kegiatan kerja di perkantoran. Menurut Suryadi dan Rahmawati dalam Otomatisasi Tata Kelola Sarana dan Prasarana SMK/MAK Kelas XI (2021) fungsi peralatan kantor adalah untuk mempermudah pekerjaan karyawan.

Peralatan kantor perlu digolongkan sesuai jenisnya agar lebih mudah diorganisasikan dan dipantau ketersediaan stoknya. Mengenal cara mengorganisasi peralatan kantor termasuk keterampilan dasar yang diajarkan dalam ilmu administrasi perkantoran.

Manfaat mengelola dan menjaga ketersediaan peralatan kantor adalah untuk:

• mendukung operasional kantor tetap berjalan secara efektif dan efisien;
• mempermudah kerja karyawan dalam menjalankan aktivitasnya;
• menyederhanakan dan mempercepat pelaksanaan operasi kantor;
• menghasilkan kinerja yang lebih memuaskan.

Apa Saja Jenis Peralatan Kantor Berdasarkan Bentuknya?

Seperti disebutkan sebelumnya, jenis peralatan kantor berdasarkan bentuknya dibedakan menjadi tiga kategori.

Ketiga jenis peralatan kantor berdasarkan bentuknya ialah: (1) alat berbentuk lembaran; (2) peralatan berbentuk non-lembaran; dan (3) perlengkapan berbentuk buku.

Berikut contoh jenis peralatan kantor berdasarkan bentuknya:

1. Jenis peralatan kantor berbentuk lembaran

Sesuai sebutannya, peralatan kantor dalam bentuk lembaran hadir dalam bentuk helaian dan biasanya berupa barang sekali pakai. Contoh peralatan kantor berbentuk lembaran adalah sebagai berikut:

• kertas HVS
• kertas karbon
• lembar formulir
• amplop
• kertas stensil
• kertas folio bergaris
• plastik pembungkus
• plastik mika
• map.

2. Jenis Peralatan kantor berbentuk non lembaran

Peralatan kantor dalam bentuk non lembaran hadir dengan bentuk dan bahan bermacam-macam. Peralatan kantor dalam bentuk non lembaran ada yang habis digunakan sekali pakai atau yang bisa digunakan berkali-kali.

Contoh peralatan kantor berbentuk non lembaran adalah:

• pena atau pulpen
• pensil
• penggaris
• spidol
• perforator
• pemotong kertas
• stapler
• gunting
• cutter.

3. Jenis Peralatan kantor berbentuk buku

Peralatan kantor dalam bentuk buku adalah segala jenis buku yang tersedia di kantor. Contoh peralatan kantor berbentuk buku ialah:

• buku pedoman organisasi
• buku tamu
• buku harian sekretaris
• buku agenda surat
• buku catatan hasil rapat.

Jenis-jenis Peralatan Kantor Berdasarkan Fungsinya

Selain dibedakan berdasarkan bentuk, peralatan kantor juga bisa dibedakan berdasarkan fungsinya. Menurut Badrus Suyadi dalam Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas X (2020) jenis peralatan kantor berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi enam kategori.

Enam jenis peralatan kantor berdasarkan fungsinya itu adalah peralatan untuk mencatat menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan keterangan.

Berikut contoh jenis-jenis peralatan kantor berdasarkan fungsinya:

1. Peralatan kantor untuk mencatat bahan keterangan

Setiap bahan keterangan dan informasi yang ada di kantor perlu selalui dicatat agar bisa dipantau penggunaan dan pengeluarannya. Oleh karena itu, diperlukan peralatan kantor untuk mencatat bahan keterangan.

Beberapa contoh peralatan kantor untuk mencatat bahan keterangan adalah:

• komputer
• mesin penomor
• mesin dikte
• peraut pensil
• buku catatan.

2. Peralatan kantor untuk menghimpun bahan keterangan

Peralatan kantor untuk menghimpun bahan keterangan biasanya hadir dalam bentuk mekanik maupun elektronik. Berikut beberapa contoh peralatan kantor yang berfungsi untuk menghimpun bahan keterangan:

• mesin penjilid
• pembuka surat
• pemotong kertas
• mesin absensi sidik jari
• mesin kas
• stapler.

3. Peralatan kantor untuk mengolah bahan keterangan

Peralatan kantor yang digunakan untuk mengolah bahan keterangan juga hadir dalam bentuk mekanik maupun elektronik. Berikut contoh peralatan kantor untuk mengolah bahan keterangan:

• kalkulator
• komputer atau laptop
• mesin pindai atau scanner
• mesin hitung uang.

4. Peralatan kantor untuk memperbanyak bahan keterangan

Jenis peralatan kantor lain yang digolongkan berdasarkan fungsinya adalah peralatan kantor untuk memperbanyak atau menyalin bahan keterangan. Berikut beberapa contoh peralatan kantor untuk memperbanyak bahan keterangan:

• mesin fotokopi
• mesin cetak (printer)
• mesin offset
• mesin stensil
• mesin perekam lembaran.

5. Peralatan kantor untuk mengirimkan bahan keterangan

Peralatan kantor untuk mengirimkan bahan keterangan saat ini kebanyakan hadir dalam bentuk elektronik yang berbasis teknologi komunikasi terkini.

Berikut contoh peralatan kantor untuk mengirimkan bahan keterangan:

• telepon atau interphone
• smartphone
• laptop
• mesin faks (telecopier)
• teleprinter.

6. Peralatan kantor untuk menyimpan bahan keterangan

Bahan keterangan penting di kantor tentu perlu disimpan dengan baik agar tidak hilang. Contoh peralatan kantor untuk menyimpan bahan keterangan adalah:

• hard disk
• flash disk
• cloud
• komputer dan laptop
• compact disk (CD)
• kartu memori
• mikrofilm.