Contoh Notulen Rapat yang Benar, Bagaimana Formatnya?

tirto.id - Hampir dalam semua forum atau rapat, pasti ada satu atau dua orang yang bertugas sebagai pencatat notula (notulen). Lalu, apa itu notulen rapat?

Notulen, atau dikenal juga sebagai Minutes of Meeting (MOM), adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.

Pertemuan formal, seperti rapat pimpinan atau perusahaan, memerlukan notulen sebagai dokumen resmi. Dokumen ini sangat berguna untuk memberikan informasi terkait jalannya rapat kepada peserta forum, termasuk yang berhalangan hadir.

Lalu, bagaimana contoh notulen rapat? Sebelum beranjak ke pembahasan mengenai contoh, alangkah lebih baik jika kita memahami lebih dulu format notulen yang dianjurkan.

Format Notulen Rapat yang Baik dan Benar

Berdasarkan SOP Penulisan Notulen Rapat dari Perhimpunan Pelajar Indonesia se-Dunia (PPI Dunia), notulen harus ditulis atau diketik di atas kertas berukuran A4 yang telah ditetapkan. Penulisan notula juga harus menggunakan jenis font resmi dan dilengkapi dengan kop pada bagian atas kertas.

Contoh format notulen rapat dapat bervariasi, bergantung pada instansi atau lembaga yang terkait. Berikut adalah contoh notulen rapat yang baik dan benar.

1. Judul notula

Judul dapat menyesuaikan jenis rapat atau pertemuan yang dilaksanakan.

2. Nama-nama peserta

Pada bagian ini, petugas notula bisa mengisinya dengan nama lengkap instansi, lembaga, atau individu yang hadir dalam rapat.

3. Nama petugas notula

Nama orang yang bertanggung jawab untuk menulis notulen harus dicantumkan sebagai data.

4. Keterangan waktu dan tempat

Informasi tentang waktu dan tempat berlangsungnya rapat juga perlu ditulis.

5. Agenda

Contoh pembuatan notulen rapat yang baik dan benar juga mesti mencantumkan poin-poin utama yang menjadi fokus dalam rapat.

6. Hasil rapat

Contoh notulen rapat yang baik dan benar juga mesti menuliskan rincian pembahasan selama rapat, termasuk peserta yang terlibat langsung dalam diskusi.

7. Kesimpulan

Keputusan atau gagasan utama yang disepakati di akhir rapat perlu ditulis juga di notula.

8. Tindak lanjut dan penanggung jawab

Petugas yang menulis notula perlu mencantumkan daftar tindakan yang perlu diambil setelah rapat serta pihak yang bertanggung jawab untuk setiap tindak lanjut.

9. Penerima notula

Setelah disusun oleh notulis, notula perlu diserahkan kepada peserta sidang atau rapat mengenai hasil keputusan yang dibuat dalam forum tersebut.

3 Contoh Notulen Rapat

Orang yang belajar menjadi penulis notula akan lebih mudah jika membaca contohnya. Lalu, bagaimana contoh hasil notulen rapat yang baik? Berikut contoh notulen rapat yang baik dan benar.

1. Contoh notulen rapat bulanan

- Tanggal: 26 Agustus 2021

- Waktu: 10.00 WIB hingga 12.00 WIB

- Tempat: Ruang Rapat 2, Gedung PT Maju Terus (Jl. Kemajuan 5, Surabaya)

- Topik: Perencanaan Strategi Sales Marketing yang Efektif Saat Pandemi Corona

- Peserta yang Hadir:

• Rani (Marketing Manager)
• Budi (Tim Marketing)
• Siti (Sales Promotion)
• Indra (Sales Marketing)
• Tina (Sales Marketing)

- Pembahasan:

• Evaluasi strategi sales marketing yang sudah diterapkan.
• Penentuan strategi yang lebih efektif selama pandemi corona.

Keputusan:

• Memperkenalkan nilai baru dalam produk. Tim sales promotion akan menonjolkan manfaat tambahan dari produk dalam kampanye pemasaran untuk menarik pelanggan baru. Program promosi beli satu gratis hand sanitizer akan dijalankan, dengan target penyelesaian sebelum 5 Oktober 2021.

Notulis: Andi

2. Contoh hasil notulen rapat kegiatan perusahaan

- Hari/Tanggal: Senin, 20 Juni 2021

- Waktu: 09.00 hingga selesai 10.00

- Tempat: Kantor pusat PT Sejahtera Bersama

- Agenda: Pembahasan ulang tahun perusahaan

- PimpinanRapat: Dina Santika, CEO PT Sejahtera Bersama

- Notulis: Rina Putri

- Kegiatan:

• Pembukaan oleh pimpinan rapat
• Sambutan dari CEO
• Pembentukan panitia ulang tahun perusahaan

Keputusan Rapat:

Rapat pada Senin, 20 Juni 2021, membahas pembentukan panitia ulang tahun PT Sejahtera Bersama yang akan diadakan pada pertengahan Juli. Panitia yang ditetapkan adalah:

• Ketua pelaksana: Fajar Pratama
• Sekretaris: Ani Wijaya
• Bendahara: Dewi Rahayu
• Seksi Acara: Rizki Ramadhan
• Seksi Humas: Nia Lestari
• Seksi Perlengkapan: Rudi Setiawan
• Seksi Konsumsi: Intan Dewi

3. Contoh notulen rapat organisasi

Hari, Tanggal: Kamis, 27 Mei 2022

Waktu: 10.00 WIB

Tempat: Ruang Rapat Gedung Merdeka 45 Jakarta

Hadir: Ketua organisasi, sekretaris organisasi, bendahara organisasi, ketua pelaksana bakti sosial, seksi penggalangan dana, seksi logistik dan perizinan, seksi acara, seksi konsumsi, seksi transportasi, seksi humas, dan liaison officer (LO).

Ketidakhadiran: Seksi dokumentasi (sakit)

Pimpinan Rapat: Ketua organisasi

Notulen: Sekretaris organisasi

Acara: Perencanaan bakti sosial di Panti Jompo

Keputusan:

Bakti sosial akan diadakan pada Kamis, 1 Juli 2022 di Panti Jompo Cahaya Sejahtera.

Penggalangan dana akan dilakukan melalui penjualan merchandise, kampanye melalui influencer media sosial, dan dukungan dari sponsor.

Bakti sosial berlangsung selama dua hari: Hari pertama akan diisi dengan pentas seni dan kelas sains, sementara hari kedua diisi dengan acara syukuran dan penyerahan dana hibah kepada Panti Jompo Cahaya Sejahtera.

Penutup:

Rapat ditutup pada Kamis, 27 Mei 2022 pukul 12.30 WIB. Rapat selanjutnya akan membahas pengumpulan dana yang telah terkumpul pada Senin, 20 Juni 2022 pukul 09.00 WIB di Ruang Rapat Gedung Merdeka 45 Jakarta.

Laporan notulen ini disusun berdasarkan kesimpulan rapat bakti sosial Bersama Maju.

Jakarta, 27 Mei 2022

Ketua Bersama Maju Sekretaris Bersama Maju

4. Contoh notulen rapat sekolah

Tanggal: 8 Juli 2024

Waktu: 13:00 – 15:00 WIB

Tempat: Ruang Guru, SMP Negeri 1 Surabaya

Peserta:

• Bapak Ahmad Nur (Kepala Sekolah)
• Bapak Budi Santoso (Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan)
• Ibu Linda Ratnasari (Koordinator Ujian)
• Seluruh Wali Kelas

Agenda Rapat:

• Persiapan Teknis Ujian Akhir Semester
• Pembagian Tugas Pengawas Ujian

Catatan Rapat:

• Persiapan Teknis Ujian Akhir Semester
• Penekanan pada pentingnya persiapan teknis yang teliti agar ujian akhir semester dapat berlangsung tanpa hambatan.
• Perlunya koordinasi dengan bagian administrasi untuk memastikan ketersediaan semua kebutuhan logistik, seperti ruang ujian, lembar jawaban, dan peralatan tulis.
• Pembagian Tugas Pengawas Ujian
• Semua wali kelas diminta untuk meninjau kembali jadwal dan tugas pengawasan ujian.
• Para pengawas diharapkan hadir 30 menit sebelum ujian dimulai untuk briefing singkat dan persiapan ruang ujian.

Keputusan:

• Pembagian tugas pengawas ujian disetujui sesuai dengan jadwal yang telah disusun.
• Batas waktu penyerahan soal ujian kepada koordinator ujian ditetapkan paling lambat satu minggu sebelum ujian dimulai.
• Pertemuan dengan orang tua siswa akan diadakan untuk sosialisasi jadwal ujian dan peraturan yang berlaku.

Tindak Lanjut:

• Koordinator ujian akan mengirimkan jadwal pengawas ujian yang telah diperbarui kepada seluruh wali kelas.
• Guru mata pelajaran segera menyusun dan menyerahkan soal ujian kepada koordinator ujian.
• Wali kelas akan memberitahukan jadwal ujian kepada siswa dan memastikan mereka memahami aturan ujian.

Penutup:

Rapat berakhir pada pukul 15:00 WIB dengan semua agenda telah dibahas dan keputusan diambil. Terima kasih kepada semua peserta atas partisipasinya dalam rapat ini.

Notulis:

Ibu Linda Ratnasari

Koordinator Ujian

Fungsi Notulen Rapat

Tidak hanya contoh notulen rapat yang penting dicermati, melainkan fungsinya. Dengan memahami fungsi notulen rapat, seseorang dapat mengerjakan tugasnya dengan baik. Berikut penjelasan selengkapnya.

1. Membuat hasil rapat yang terstruktur dan rapi

Notulis menyusun hasil rapat secara terstruktur sesuai dengan format yang telah ditetapkan. Notulen kemudian dibagikan kepada seluruh karyawan di perusahaan. Dengan begitu, mereka dapat dengan mudah memahami keputusan dan hasil rapat jika notulen disusun secara sistematis.

2. Bentuk proteksi resmi

Notulen sangat penting dalam rapat yang melibatkan pimpinan perusahaan, mitra, auditor, atau klien. Catatan rapat ini berfungsi sebagai bukti resmi yang dapat digunakan jika ada pihak yang lupa dengan kesepakatan yang dibuat. Selain itu, notulen juga memudahkan penyusunan surat kontrak dengan menjadi acuan isi perjanjian.

3. Tolok ukur perkembangan organisasi atau perusahaan

Rapat sering digunakan untuk mengevaluasi kinerja perusahaan dalam periode tertentu. Notulen yang mencatat hasil evaluasi tersebut dapat digunakan sebagai patokan kemajuan perusahaan. Solusi yang disepakati dalam rapat evaluasi menjadi panduan bagi karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka.

4. Sumber informasi yang kredibel

Notulen rapat juga difungsikan sebagai catatan informasi yang dapat dipercaya. Dengan demikian, mereka yang tidak dapat menghadiri rapat tetap mendapatkan informasi penting dengan akurasi yang terjamin.