Apa Itu Arsiparis? Ini Kualifikasi Pendidikan, Tugas, & Gajinya

tirto.id - Salah satu jenis formasi yang sering tersedia lowongannya dalam penerimaan CPNS dan PPPK adalah arsiparis. Instansi yang membuka lowongan PPPK atau CPNS arsiparis cukup banyak, baik di pusat maupun daerah. Jenis posisinya pun beragam, seperti arsiparis ahli pertama hingga ahli utama.

Biasanya kualifikasi pendidikan arsiparis di seleksi CPNS dan PPPK adalah D3 atau S1 dari jurusan tertentu. Meski begitu, tidak tertutup kemungkinan formasi arsiparis dibuka untuk pelamar lulusan pascasarjana.

Banyak pelamar CPNS dan PPPK mungkin masih belum tahu apa itu arsiparis. Untuk tahu lebih banyak mengenai posisi, jenjang karier, hingga tugas arsiparis, simak penjelasan di bawah ini.

Apa Itu Jabatan Arsiparis?

Arsiparis adalah sebuah profesi yang berhubungan dengan keahlian di bidang kearsipan. Nah, apa itu arsiparis di CPNS atau PPPK?

Di konteks Aparatur Sipil Negara (PNS dan PPPK), arsiparis merupakan jabatan fungsional dengan ruang lingkup fungsi, tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan atau pembinaan kearsipan serta pengelolaan arsip menjadi informasi publik yang ada di lembaga negara, pemerintah pusat dan daerah, pemerintah desa, serta perguruan tinggi negeri.

Penjelasan apa itu arsiparis juga bisa ditemukan di Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis.

Merujuk Perka BKN Nomor 24/2016, arsiparis adalah "PNS yang mempunyai kompetensi di bidang kearsipan yang didapatkan dari pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh Pejabat yang Berwenang di lingkungan Lembaga."

Dapat disimpulkan, arsiparis adalah ASN (PNS maupun PPPK) yang bertugas menangani pengelolaan dokumen atau arsip.

Jenjang Karir Arsiparis

Ada beberapa jenjang karier arsiparis sebagai PNS. Jabatan fungsional arsiparis terbagi menjadi dua level, yakni arsiparis terampil (keterampilan) dan arsiparis ahli (keahlian).

Arsiparis kategori keterampilan adalah arsiparis dengan kualifikasi teknis atau penunjang profesional yang pelaksanaan fungsi, tugas, dan kewenangannya memerlukan penguasaan pengetahuan teknis di bidang kearsipan.

Di sisi lain, arsiparis kategori keahlian adalah arsiparis dengan kualifikasi profesional yang pelaksanaan fungsi, tugas, serta kewenangannya mensyaratkan penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang kearsipan.

Jenjang jabatan Arsiparis terampil yaitu Arsiparis Pelaksana, Arsiparis Pelaksana Lanjutan, dan Arsiparis Penyelia. Adapun jenjang jabatan arsiparis ahli ialah Arsiparis Ahli Pertama, Arsiparis Ahli Muda, Arsiparis Ahli Madya, dan Arsiparis Ahli Utama.

Penetapan jenjang jabatan Arsiparis ditetapkan berdasarkan jumlah angka kredit pegawai yang dimiliki sesuai dengan keputusan pejabat yang berwenang.

Jumlah angka kredit kumulatif paling rendah 80% berasal dari pendidikan, pengelolaan arsip, pembinaan kearsipan, dan pengembangan profesi kearsipan. Lalu, nilai tertinggi 20% angka kredit bersumber dari unsur penunjang berupa kegiatan-kegiatan pendukung tugas pokok Arsiparis.

Berikut ini perincian lebih detail tentang jenjang karier arsiparis sebagai ASN:

1. Jenjang Jabatan Arsiparis Terampil

Jenjang karir Arsiparis tingkat terampil sesuai dengan level jabatannya adalah:

1. Arsiparis Pelaksana (Arsiparis Terampil):
   • Pangkat Pengatur, golongan II/c (2C).
   • Pangkat Pengatur Tingkat I, golongan II/d (2D).
2. Arsiparis Pelaksana Lanjutan (Arsiparis Mahir):
   • Pangkat Penata Muda, golongan III/a (3A).
   • Pangkat Penata Muda Tingkat I, golongan III/b (3B).
3. Arsiparis Penyelia:
   • Pangkat Penata, golongan III/c (3C).
   • Pangkat Penata Tingkat I, golongan III/d (3D).

2. Jenjang Jabatan Arsiparis Ahli

Jenjang karir Arsiparis tingkat ahli sesuai dengan level jabatannya, yaitu:

1. Arsiparis Ahli Pertama:
   • Pangkat Penata Muda, golongan III/a (3A).
   • Pangkat Penata Muda Tingkat I, golongan III/b (3B).
2. Arsiparis Ahli Muda:
   • Pangkat Penata, golongan ruang III/c (3C).
   • Pangkat Penata Tingkat I, golongan III/d (3D).
3. Arsiparis Ahli Madya:
   • Pangkat Pembina, golongan ruang IV/a (4A).
   • Pangkat Pembina Tingkat I, golongan IV/b (4B).
   • Pangkat Pembina Utama Muda, golongan IV/c (4C).
4. Arsiparis Ahli Utama:
   • Pangkat Pembina Utama Madya, golongan IV/d (4D).
   • Pangkat Pembina Utama, golongan IV/e (4E).

Kualifikasi Pendidikan Arsiparis

Kedua jenis jabatan arsiparis di atas memerlukan syarat kualifikasi pendidikan tertentu. Nah, Arsiparis terampil lulusan apa dan bagaimana kualifikasi pendidikan arsiparis ahli?

Ada perbedaan di kategori arsiparis terampil dan ahli. Merujuk pada Peraturan Kepala BKN Nomor 24 Tahun 2016 tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis, kualifikasi pendidikan untuk pengangkatan pertama PNS arsiparis adalah:

• Kualifikasi Pendidikan Arsiparis Terampil: D3 kearsipan atau bidang lain yang ditetapkan instansi.
• Kualifikasi Pendidikan Arsiparis Ahli Pertama: S1 atau D4 kearsipan atau bidang lain yang ditetapkan instansi.

Yang dimaksud dengan pengangkatan pertama adalah pengangkatan CPNS untuk mengisi lowongan formasi jabatan Arsiparis Terampil/Pelaksana dan Arsiparis Ahli Pertama.

Jadi, untuk lowongan CPNS formasi arsiparis terampil, kualifikasi pendidikan pelamar ialah D3 bidang kearsipan atau ilmu yang lain. Sementara itu, jika ada lowongan CPNS dengan formasi arsiparis ahli pertama, kualifikasi pendidikan pelamar harus S1/D4 kearsipan atau bidang ilmu yang lain.

Tugas dan Fungsi Arsiparis

Apa fungsi dari arsiparis dan bagaimana tugasnya? Meskipun tugas pokoknya berkaitan dengan pengelolaan arsip (dokumen), arsiparis berbeda dengan petugas arsip.

Kata arsiparis berasal dari bahasa Belanda archivaris. Di bahasa Inggris, disebut archivist yang berarti juru arsip. Adapun arsip bisa bersifat dinamis maupun statis.

Maka itu, fungsi arsiparis adalah mengelola arsip dinamis maupun statis. Dengan fungsi itu, arsiparis harus dapat meningkatkan efisiensi operasional instansi dalam pengelolaan arsip statis dan dinamis.

Sementara itu, secara umum tugas arsiparis terbagi menjadi 2 kategori yakni pokok dan tambahan. Mengutip Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 4 Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan Fungsional Arsiparis, berikut tugas arsiparis:

1. Tugas Pokok Arsiparis

• Melakukan pengelolaan arsip dinamis
• Melakukan pengelolaan arsip statis
• Melakukan pembinaan kearsipan
• Melakukan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

2. Tugas Tambahan Arsiparis

• Berperan serta dalam kegiatan ilmiah bidang kearsipan;
• Melakukan kajian, telaah/analisis kearsipan dalam bentuk Policy Brief;
• Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan (inovasi pengelolaan arsip);
• Menjadi anggota dalam organisasi profesi Arsiparis baik nasional maupun internasional;
• Menjadi anggota dalam tim penilai kinerja Jabatan Arsiparis;
• Memperoleh penghargaan/tanda jasa kehormatan atau penghargaan lainnya;
• Memperoleh gelar kesarjanaan lainnya yang sederajat;
• Mengajar/melatih di bidang kearsipan;
• Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan;
• Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi penyuluhan, Bimbingan Teknis (BINTEK), modul diklat kearsipan dan sosialisasi;
• Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya.

3. Daftar kegiatan kearsipan

Adapun sejumlah kegiatan kearsipan yang menjadi bagian dari tugas arsiparis adalah:

1. Kegiatan pembinaan kearsipan, yang meliputi penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria kearsipan atau dalam bentuk standar operasional prosedur.
2. Kegiatan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi kegiatan pengelolaan arsip aktif, yang dilakukan terhadap arsip aktif dan arsip vital.
3. Kegiatan pengelolaan arsip aktif, yang mencakup:
   • Melakukan kegiatan penerimaan dan pembuatan arsip dalam rangka penciptaan arsip.
   • Melaksanakan verifikasi autentisitas arsip yang tercipta.
   • Melakukan pemberkasan arsip aktif.
   • Melakukan identifikasi dan alih media arsip aktif.
   • Melakukan identifikasi dan penilaian arsip aktif yang akan diautentikasi dalam rangka alih media arsip.
   • Melakukan identifikasi dan pengelolaan arsip vital.
   • Melakukan identifikasi, penilaian dan verifikasi arsip dalam rangka pemindahan arsip inaktif.
   • Memberikan pelayanan penggunaan arsip aktif.

Kisaran Gaji Arsiparis

Gaji arsiparis PNS atau PPPK sebenarnya sama dengan jabatan lain. Kesamaan terletak di gaji gaji pokok PNS atau PPPK. Namun, nilai penghasilan utuhnya bisa berbeda di setiap instansi.

Sebab, PNS atau PPPK akan menerima gaji pokok dan tunjangan. Nilai tujangan PNS atau PPPK di setiap instansi dapat berbeda-beda. Karena itulah nilai penghasilan atau gaji total PNS atau PPPK arsiparis di berbagai instansi pun tidak sama.

Kisaran gaji arsiparis (penghasilan total) bisa dilihat di tabel data yang bersumber dari laman SSCASN BKN untuk seleksi CPNS 2024 berikut:

1. Gaji Arsiparis Ahli Pertama (CPNS lulusan S1 Arsiparis)

Jabatan	Instansi	Penghasilan (Total gaji)
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Kominfo	Rp6,5 - 7,2 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Kominfo	Rp6,5 - 7,2 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Bappenas	Rp9,5 - 12,5 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Bappenas	Rp9,5 - 12,5 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Bappenas	Rp9,5 - 12,5 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Bappenas	Rp9,5 - 12,5 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Pertanian	Rp2,79 - 7,38 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Kementerian Pertanian	Rp2,79 - 7,38 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Mahkamah Agung RI	Rp2,79 - 11,19 Juta
Arsiparis Ahli Pertama	Mahkamah Agung RI	Rp2,79 - 11,19 Juta

2. Gaji Arsiparis Terampil (CPNS lulusan D3 Arsiparis)

Jabatan	Instansi	Penghasilan (Total gaji)
Arsiparis Terampil	Kementerian Kominfo	Rp5,7 - 6,1 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Koperasi-UKM	Rp6,02 - 7,01 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	Rp7,5 - 9 Juta
Arsiparis Terampil	Kementerian Bappenas	7,5 - 9 Juta