tirto.id - Standar kerja kantor perlu ditetapkan dalam aktivitas perkantoran. Secara sederhana standar kerja kantor atau standar kinerja adalah bentuk pencapaian minimum yang harus dipenuhi pegawai kantor.
Contoh standar kerja ada beragam sesuai bidang pekerjaan yang dikerjakan. Misalnya, pada bidang layanan pelanggan (customer service) ada standar kerja terkait tata cara menghadapi keluhan pelanggan.
Contoh standar kerja lainnya adalah ketentuan pengarsipan dokumen bagi pekerja di bidang administrasi. Meskipun contohnya beragam, namun jenis-jenis standar kerja dan fungsinya sama.
Lantas, apa saja standar kerja kantor dan apa fungsi standar kerja?
Jenis standar kerja yang dijabarkan para ahli saat ini terdiri dari tiga. Ketiga jenis standar kerja tersebut adalah standar kualitas, standar kuantitas, dan standar deskriptif.
Sementara itu, fungsi utama standar kerja adalah untuk meningkatkan keberhasilan kerja sekaligus menjadi pedoman melaksanakan kerja.
Apa yang Dimaksud dengan Standar Kerja Perkantoran?
Standar kinerja atau standar kerja kantor sering dikenal dengan istilah lain, yaitu Standard Operating Procedure (SOP). Penjelasan lebih rinci mengenai standar kerja perkantoran dijelaskan para ahli sebagai berikut:
1. Pengertian standar kerja menurut Tri Sulistiowati (2022)
Pengertian standar kerja kantor menurut Tri Sulistiowati dijabarkan dalam Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (2022).
Menurut Sulistiowati, standar kerja kantor adalah rancangan proses kerja yang juga dikenal dengan nama SOP.
2. Pengertian standar kerja menurut Abdullah (2014)
Sementara itu, Abullah dalam Manajemen dan Evaluasi Kinerja Karyawan (2014) menyebutkan bahwa standar kerja adalah tingkat kinerja yang diharapkan dalam suatu organisasi.
Abdullah juga menyebutkan bahwa standar kerja dapat digunakan sebagai pembanding atau benchmark atau tujuan tergantung pada pendekatan yang diambil.
3. Pengertian standar kerja menurut Wilson Bangun (2012)
Wilson Bangun turut menjelaskan pengertian standar kerja melalui Manajemen Sumber Daya Manusia (2012).
Menurut Wilson, standar kinerja adalah tingkat yang diharapkan suatu pekerjaan tertentu untuk dapat diselesaikan dan merupakan pembanding atas tujuan atau target yang ingin dicapai.
Apa Saja Jenis Standar Kerja Kantor?
Jenis-jenis standar kerja kantor yang wajib diketahui dalam ilmu administrasi perkantoran beragam. Menurut Quible dalam buku yang ditulis oleh Sukoco berjudul Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (2007), jenis standar kerja kantor dibagi menjadi tiga.
Terkait apa saja jenis standar kerja kantor tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Standar kualitas
Jenis standar kerja kantor yang pertama adalah standar kualitas. Standar kualitas adalah jenis standar kerja yang mengukur sebuah kualitas bukan berdasarkan angka, tetapi penilaian subyektif.
Standar kualitas biasanya digunakan untuk mengukur ketepatan posisi kerja pegawai hingga beban pekerjaan yang dapat diterima.
2. Standar kuantitas
Jenis standar kerja kantor yang kedua adalah standar kuantitas. Berbeda dengan standar kualitas, standar kuantitas bisa diukur dengan angka dan hasil nyata yang objektif.
Umumnya, standar kuantitas digunakan untuk menghitung durasi pekerjaan, target output kerja per unit, dan sebagainya.
3. Standar deskriptif
Jenis standar kerja kantor yang terakhir adalah standar deskriptif. Standar deskriptif digunakan untuk menilai karakteristik deskriptif yang diterima oleh suatu wilayah atau objek suatu kantor.
Standar ini biasanya digunakan untuk mengukur profesionalitas, integritas, sikap dalam memberikan pelayanan, dan sebagainya.
Bagaimana Cara Menentukan Standar Kerja?
Penentuan standar kerja dilakukan oleh perusahaan melalui divisi khusus yang bertugas dalam menilai kinerja perusahaan. Cara menentukan standar kerja setiap perusahaan berbeda-beda sesuai dengan nilai, serta visi dan misi masing-masing.
Namun masih menurut Sukoco, standar kerja tidak boleh dibuat berdasarkan kinerja yang dicapai oleh pegawai yang paling produktif dan efisien.
Hal ini berisiko menyebabkan karyawan lain kesulitan memenuhi standar tersebut sehingga terjadi penurunan kinerja. Sebaliknya, standar kinerja juga sebaiknya tidak dibuat pada tingkat yang terlalu rendah.
Jika standar kinerja dibuat terlalu rendah, maka karyawan akan terlalu mudah mencapai standar tersebut sehingga perusahaan sulit berkembang dengan baik.
Sukoco merekomendasikan cara menentukan standar kerja terbaik adalah dengan memenuhi syarat-syarat berikut:
- Standar kerja tidak terlalu rendah tapi juga tidak terlalu tinggi.
- Standar kerja sebisa mungkin realistis.
- Standar kerja berada di tingkat di mana rata-rata karyawan dapat mencapainya.
- Standar kerja harus mendapatkan penerimaan dan dukungan dari pegawai.
Apa Fungsi Standar Kerja?
Standar kerja memiliki fungsi yang beragam, khususnya dalam meningkatkan keberhasilan kerja. Menurut Abdullah dan Sukoco berikut daftar fungsi standar kerja:
- Menjadi tolak ukur atau benchmark dalam menentukan keberhasilan maupun ketidakberhasilan kinerja.
- Membantu meningkatkan efisiensi kerja setiap pegawai.
- Menjadi dasar memberikan dalam memberikan pegawai imbalan (reward) atau kompensasi.
- Memotivasi karyawan agar bekerja keras dalam memberikan kinerja melampaui standar (berkat sistem reward).
- Menjadi pedoman dan sumber informasi pegawai tentang tingkat hasil (output) yang diharapkan.
- Membantu manajer dalam membuat keputusan terkait peninjauan dan penanganan pegawai yang kinerjanya di bawah standar output.
- Membantu pekerja menerima arahan pelaksanaan pekerjaan yang harus dicapai secara kuantitas maupun kualitas.
- Membantu menanamkan kesadaran dan kemandirian karyawan untuk bekerja sesuai pedoman yang ada.
Editor: Dhita Koesno
