Cara Membuat Rundown Acara, Pengertian dan Contohnya

tirto.id - Cara membuat rundown acara perlu diketahui oleh setiap penyelenggara kegiatan. Rundown adalah susunan acara yang bisa membuat sebuah kegiatan berlangsung dengan lebih terjadwal dan terorganisir. Lalu, bagaimana contoh rundown acara yang benar?

Rundown adalah sebuah jadwal atau daftar urutan kegiatan yang akan berlangsung selama acara. Rundown atau susunan acara berfungsi sebagai panduan yang memuat waktu, jenis kegiatan, dan durasi setiap sesi dalam acara tersebut.

Tujuan rundown dibuat adalah untuk memastikan acara berjalan dengan rapi, terstruktur, dan lancar. Rundown mencakup semua elemen acara dari awal hingga akhir, misalnya mulai dari registrasi peserta, pembukaan oleh MC, sambutan, sesi utama atau acara inti, hingga penutupan.

Dengan adanya rundown, penyelenggara acara dapat mengatur waktu dengan efisien, menghindari keterlambatan, dan memastikan setiap sesi berjalan sesuai dengan rencana. Di sisi lain, rundown dapat membantu tim panitia dalam mempersiapkan diri dan berkoordinasi dengan lebih baik lagi.

Cara Membuat Rundown Acara

Dengan memiliki rundown yang jelas, semua pihak yang terlibat dapat memahami jadwal dan peran mereka masing-masing. Rundown yang terorganisir membantu meminimalisir kesalahan, memaksimalkan efisiensi waktu, dan memastikan bahwa setiap detail acara tercapai sesuai rencana.

Untuk mencapai tujuan tersebut, maka pihak panitia penyelenggara wajib memahami cara membuat rundown acara dengan langkah-langkah berikut ini:

1. Pahami Tujuan dan Konsep Acara

Langkah pertama adalah memahami tujuan dan konsep acara. Tujuan acara menjadi dasar dalam menentukan jenis kegiatan yang akan dilakukan, sementara konsep acara akan memberikan arah dan suasana yang ingin diciptakan. Misalnya, acara seminar edukasi tentunya akan berbeda dengan acara hiburan atau perayaan.

Meskipun memiliki tujuan yang sama, konsep bisa saja berbeda. Misalnya dalam acara pernikahan, pesta pernikahan modern tentu akan memiliki susunan acara yang berbeda dengan pernikahan adat. Dengan memahami tujuan dan konsep, kita dapat menyusun kegiatan yang relevan, menarik, dan sesuai dengan harapan audiens.

2. Kenali Audiens

Mengenali audiens adalah langkah penting untuk memastikan rundown yang dibuat sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik peserta. Informasi seperti usia, latar belakang, minat, dan ekspektasi audiens membantu menentukan jenis kegiatan, bahasa penyampaian, hingga durasi yang tepat untuk setiap sesi.

Sebagai contoh, audiens profesional mungkin memerlukan sesi formal yang mendalam, sedangkan audiens muda lebih menyukai kegiatan yang interaktif dan santai. Dengan memahami audiens, kita dapat menyusun acara yang bisa memberikan pengalaman positif sehingga tujuan acara tercapai.

3. Buat Daftar Kegiatan

Langkah berikutnya dalam cara membuat rundown acara adalah menyusun daftar kegiatan yang akan dilakukan. Mulailah dengan mencatat semua aktivitas utama, seperti pembukaan, sesi inti, dan penutupan. Kemudian tambahkan aktivitas pendukung seperti registrasi, hiburan, atau sesi istirahat.

Pastikan daftar ini mencakup semua elemen penting agar tidak ada kegiatan yang terlewat. Mengorganisir daftar kegiatan juga membantu mengidentifikasi urutan acara yang logis dan efisien sehingga acara dapat berjalan dengan lancar dari awal hingga akhir tanpa kebingungan.

4. Tentukan Waktu dan Durasi

Setelah daftar kegiatan dibuat, alokasikan waktu dan durasi yang tepat untuk setiap sesi aktivitas. Pastikan waktu yang diberikan proporsional dengan tingkat kepentingan kegiatan tersebut. Misalnya, sesi utama biasanya memerlukan durasi yang lebih panjang dibandingkan dengan pembukaan.

Selain itu, perhitungkan juga waktu untuk transisi antar kegiatan agar tidak terjadi keterlambatan. Dengan menentukan waktu secara jelas, rundown akan menjadi panduan yang efektif untuk mengatur jalannya acara dan memastikan bahwa semua sesi dapat dilaksanakan sesuai jadwal.

5. Koordinasi dengan Pengisi Acara dan Pihak Terkait

Cara membuat rundown acara yang baik adalah turut menyesuaikan jadwal dengan agenda para pengisi acara maupun pihak-pihak terkait, baik itu pembicara, performer, vendor, atau yang lainnya.

Sebelum meresmikan rundown, sebaiknya lakukan konfirmasi terlebih dahulu mengenai jadwal sesi kegiatan kepada pengisi acara. Hal ini menjadi penting karena dikhawatirkan pengisi acara berhalangan hadir di waktu-waktu yang ditentukan.

Selain mengonfirmasi jadwal, jangan lupa diskusikan kebutuhan khusus para pengisi acara, misalnya alat pendukung atau permintaan teknis lainnya. Komunikasi yang efektif dengan semua pihak memastikan acara berjalan lancar tanpa hambatan.

6. Tentukan Penanggung Jawab

Menentukan penanggung jawab untuk setiap kegiatan dalam acara adalah langkah penting untuk memastikan semua tugas dilaksanakan dengan baik. Setiap sesi atau aktivitas dalam rundown harus ditangani panitia, baik individu maupun tim, yang bertanggung jawab penuh terhadap sesi tersebut.

Sebagai contoh, ada panitia khusus yang menangani sesi registrasi atau pembukaan acara. Ada pula panitia yang bertugas untuk menangani sesi utama maupun sesi istirahat atau coffee break.

Dengan adanya penanggung jawab yang jelas, koordinasi akan menjadi lebih mudah dan tanggung jawab menjadi terdistribusi secara merata. Hal ini juga meminimalkan risiko terjadinya kebingungan atau kelalaian karena setiap orang mengetahui perannya masing-masing dalam mendukung kelancaran acara.

7. Cek Kesesuaian dengan Lokasi dan Fasilitas

Panitia penyelenggara, khususnya yang bertugas membuat rundown, juga perlu memeriksa kesesuaian susunan acara dengan lokasi yang akan digunakan. Pastikan ruang yang tersedia sudah cukup atau sesuai dengan semua kegiatan dalam rundown.

Sebagai contoh, di dalam rundown terdapat sesi ice breaking game yang membutuhkan ruangan besar atau ada sesi pemutaran video di hadapan audiens. Maka, panitia perlu memeriksa apakah lokasi dan fasilitas memang mendukung semua kegiatan tersebut.

8. Review

Setelah susunan acara selesai dibuat dan telah dikoordinasikan dengan semua pihak terkait, lakukan review menyeluruh pada rundown yang sudah dibuat. Langkah ini dilakukan untuk memastikan semua detail acara sudah sesuai.

Periksa ulang waktu, durasi, urutan kegiatan, dan tanggung jawab setiap pihak. Libatkan seluruh tim panitia atau pihak terkait untuk memberikan masukan sehingga potensi kesalahan saat acara berlangsung dapat diminimalisasi.

9. Finalisasi Rundown

Finalisasi adalah tahap akhir dalam cara membuat rundown acara sebelum didistribusikan kepada semua pihak. Pada tahap ini, rundown yang telah di-review diperiksa untuk terakhir kali. Jika ditemukan masalah atau ketidaksesuaian, lakukan revisi hingga rundown menjadi lebih efektif dan realistis.

Jika sudah, buat rundown dalam bentuk grafis yang lebih rapi dan jelas, misalnya dalam bentuk tabel. Di tahap ini, kita bisa memanfaatkan software seperti Excel, Rundown Studio, atau aplikasi lainnya sesuai kebutuhan.

10. Distribusikan Rundown

Setelah rundown difinalisasi, langkah selanjutnya adalah mendistribusikannya kepada semua pihak yang terlibat, seperti panitia, pembicara, pengisi acara, hingga vendor. Rundown yang didistribusikan membantu setiap individu atau tim memahami tugas dan jadwal mereka sehingga koordinasi menjadi lebih efektif.

11. Uji Coba Rundown

Tahapan ini sebenarnya opsional, tapi cukup penting untuk dilakukan, terutama untuk acara skala besar. Rundown yang sudah selesai dibuat bisa diuji coba oleh para panitia secara real time (semacam simulasi atau gladi bersih).

Hal ini penting dilakukan untuk memastikan tidak ada kendala dalam daftar kegiatan, durasi, dan penanggung jawab. Jika dari uji coba ini ditemukan ketidaksesuaian, maka rundown harus direvisi ulang.

Contoh Rundown Acara Lengkap

Cara membuat rundown acara cukup mudah dilakukan asalkan semua pihak yang terlibat memahami tujuan dan alur dari acara tersebut. Dengan perencanaan yang matang dan komunikasi yang baik antar anggota tim, rundown yang dihasilkan pasti bisa membantu acara berjalan tertib dan lancar.

Guna memahami bentuk atau format susunan acara, berikut contoh rundown acara seminar yang bisa dijadikan referensi:

Waktu	Kegiatan	Deskripsi	Penanggung Jawab
07.30 - 08.00 WIB	Registrasi Peserta	Peserta melakukan registrasi, pengambilan ID card, dan seminar kit.	Tim Registrasi
08.00 - 08.15 WIB	Pembukaan Acara	Sambutan oleh MC, pembukaan dengan doa, dan penyambutan peserta.	MC
08.15 - 08.30 WIB	Sambutan Ketua Panitia	Sambutan singkat dari ketua panitia tentang tujuan acara.	Ketua Panitia
08.30 - 09.30 WIB	Sesi 1: "Pentingnya Literasi Finansial"	Pemaparan materi dasar tentang pentingnya literasi keuangan pribadi.	Narasumber 1
09.30 - 10.00 WIB	Sesi Tanya Jawab Sesi 1	Peserta bertanya terkait materi yang disampaikan.	Moderator
10.00 - 10.15 WIB	Coffee Break	Peserta istirahat sejenak sambil menikmati snack dan minuman.	Tim Konsumsi
10.15 - 11.30 WIB	Sesi 2: "Menyusun Anggaran dan Investasi"	Penjelasan tentang cara menyusun anggaran dan memilih instrumen investasi.	Narasumber 2
11.30 - 12.00 WIB	Sesi Tanya Jawab Sesi 2	Peserta bertanya terkait materi yang disampaikan.	Moderator
12.00 - 12.45 WIB	Sesi Interaktif: Studi Kasus	Diskusi kelompok kecil untuk memecahkan studi kasus terkait keuangan.	Narasumber & Moderator
12.45 - 13.00 WIB	Penghargaan dan Penutupan	Pemberian sertifikat kepada narasumber, ucapan terima kasih, dan doa penutup.	MC dan Ketua Panitia
13.00 WIB	Acara Selesai	Peserta dipersilakan meninggalkan ruangan atau berdiskusi informal.	-

Cara membuat rundown acara menjadi panduan untuk memastikan setiap kegiatan dalam sebuah acara berjalan sesuai rencana dan tujuan. Rundown yang baik tidak hanya mendukung kelancaran teknis, tetapi juga menciptakan pengalaman yang positif dan meninggalkan kesan mendalam, baik untuk peserta maupun seluruh tim yang terlibat.