tirto.id - Saat ini di era teknologi, sebagian besar masyarakat Indonesia sudah dapat mengirim dokumen penting melalui surat elektronik atau email dengan jangkauan yang luas dan cepat.
Namun, masih ada sejumlah perusahaan yang melakukan pengiriman dokumen penting dalam bentuk fisik dengan kepentingan dan alasan tertentu.
Pengiriman dokumen dalam bentuk fisik berisiko hilang atau rusak Akan menjadi masalah jika dokumen yang hilang sangat penting seperti data pribadi (KTP, SIM, KK dan Paspor), dokumen perusahaan, buku rekening bank, invoice.
Oleh karena itu, sebagai pengirim, kita harus memperhatikan sejumlah hal terkait dengan keamanan barang.
Saat ini ada berbagai macam pilihan untuk mengirimkan dokumen, di antaranya dengan jasa transportasi online untuk jarak dekat atau melalui pos untuk jarak jauh.
Berikut ini beberapa tips aman mengirim dokumen penting mengutip dari laman GoJek:
Tulis alamat penerima dengan jelas
Agar dokumen penting yang Anda kirim sampai ke tujuan yang tepat, Anda harus menulis nama lengkap dan alamat penerima secara detail dan jelas.
Anda juga disarankan untuk menambahkan tanda “Dokumen Penting” supaya dokumen tersebut sampai ke penerima dengan kondisi tidak rusak ataupun sudah dibuka.
Dilansir dari laman perusahaan logistik Kargo, beberapa detail yang harus dicantumkan untuk pengiriman dokumen ialah seperti nama lengkap penerima dan pengirim, kontak yang bisa dihubungi, dan alamat pengiriman secara detail yaitu berupa nama jalan, nomor rumah, nomor RT/RW, nama kelurahan, nama kecamatan, nama provinsi dan tentunya kode pos.
Gunakan asuransi
Meskipun ada biaya tambahan, langkah ini sangat perlu untuk diambil untuk menghindari risiko kehilangan maupun kerusakan ketika proses pengiriman. Hal ini juga dapat memudahkan proses klaim jika terjadi kecelakaan.
Simpan dalam amplop tak tembus dan tersegel
Langkah ini untuk memastikan tidak ada pihak lain yang melihat dokumen tersebut sebelum sampai ke tujuan.
Anda dapat memilih amplop dengan segel perekat ketika hendak mengirim dokumen ini.
Gunakan karton atau plastik tebal supaya dokumen tidak terlipat
Langkah ini dirasa perlu supaya dokumen dapat sampai ke tujuan dengan kondisi yang rapi dan tidak terlipat lipat.
Lebih baik lagi jika Anda memasukan dokumen tersebut ke dalam kardus yang seukuran dan tambahkan potongan kertas di dalamnya supaya lebih padat dan tidak bergeser ketika dibawa.
Lebih dari itu Anda juga harus mengingatkan ke pihak kurir ataupun jasa pengirim supaya hati hati hati untuk membawa dokumen tersebut.
Gunakan plastik
Penggunaan plastik sebagai langkah antisipasi jika kurir mengirimkan dokumen Anda dalam kondisi hujan.
Agar tidak basah, ada baiknya melapisi dokumen dengan plastik. Ingatkan mereka juga untuk berteduh ketika hujan semakin deras.
Anda dapat mengirimkan dokumen penting Anda tersebut melalui jasa layanan pengiriman barang seperti kantor pos.
Kirim dengan jasa driver online atau pos
Jika menggunakan jasa transportasi online seperti GoJek, terdapat 2 jenis pengiriman yang dapat Anda pilih yaitu Instan dengan jangka waktu pengiriman sekitar 1-2 jam, dan Same Day untuk tiba di hari yang sama dengan jangka waktu pengiriman 6-8 jam.
Namun jika Anda ingin memilih kantor pos sebagai opsi pengiriman dokumen penting, Pos Indonesia menyediakan 2 opsi layanan di antaranya ialah QComm dengan kecepatan pengiriman maksimal 2 hari dan berat maksimal 5 kg.
Opsi kedua ialah Q9 Sameday Service yang merupakan layanan pengiriman barang paling cepat yang dimiliki oleh Pos Indonesia.
Layanan ini hanya terkhusus untuk pengiriman di sekitar Pulau Jawa. Kecepatan pengiriman melalui layanan ini ialah maksimal 9 jam (batas akhir pengiriman sampai pukul 16.00) dan maksimal berat barang 5 kg.
Penulis: Mochammad Ade Pamungkas
Editor: Yandri Daniel Damaledo
