Apa Itu Proforma Invoice dan Bedanya dengan Invoice Biasa?

tirto.id - Proforma invoice atau faktur proforma adalah penawaran dalam format invoice yang mungkin diperlukan oleh pembeli untuk mengajukan permohonan linsensi impor, kontrak pemeriksaan pra-pengiriman, membuka letter of credit, atau mengatur transfer mata uang.

Proforma invoice mungkin bukan dokumen pengiriman yang diwajibkan, tetapi dapat memberikan informasi terperinci yang dibutuhkan pembeli untuk mengimpor produk secara legal.

International Trade Administration United States of America menulis, pada dasarnya proforma invoice berisi banyak informasi yang sama dengan penawaran resmi, dan dalam banyak kasus dapat digunakan sebagai pengganti penawaran resmi.

Invoice ini memberikan informasi sebanyak mungkin tentang pesanan kepada pembeli sehingga pengaturan dapat dilakukan secara efisien.

Proforma invoice menginformasikan kepada pembeli dan otoritas pemerintah impor yang sesuai mengenai rincian pengiriman di masa mendatang; perubahan tidak boleh dilakukan tanpa persetujuan pembeli.

Di Indonesia, berdasarkan Peraturan Direktur Jenderal Bea Cukai PER-20/BC/2016, proforma invoice digunakan sebagai pemberitahuan nilai barang untuk keperluan penyelesaian kewajiban pabean.

Adapun informasi yang dimuat dalam proforma invoice biasanya meliputi nama dan alamat penjual, nama dan alamat pembeli, referensi pembeli, item yang dikutip, dan harga barang per unit dan total.

Kemudian, terdapat juga informasi mengenai berat dan dimensi produk, diskon apabila ada, ketentuan penjualan atau Incoterm yang digunakan (termasuk titik pengiriman), ketentuan pembayaran, perkiraan tanggal pengiriman, dan tanggal validitas.

Apa Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa?

Setelah penjelasan mengenai proforma invoice di atas, mungkin banyak yang penasaran mengenai apa perbedaan antara proforma invoice dan invoice biasa?

Meskipun sama-sama disebut invoice atau faktur, ada sejumlah perbedaan antara proforma invoice dan invoice biasa yang acap digunakan untuk pemasaran. Berikut ini adalah tiga perbedaan utamanya seperti dilansir dari laman Shipping Solutions.

1. Waktu penerbitan

Proforma invoice diterbutkan sebelum pembeli melakukan pemesanan. Berbeda dengan invoice biasa yang diterbitkan setelah pembeli dan penjual menyetujui persyaratan penjualan dan barang siap dikirim.

2. Fungsi utama

Proforma invoice berfungsi sebagai alat negosiasi dan membantu pembeli memutuskan apakah mereka akan melakukan pemesanan.

Sementara itu, invoice biasa berfungsi untuk menguraikan harga akhir, memberi tahu pemebli bahwa pembayaran telah jatuh tempo dan memberikan informasi penting kepada pihak yang akan membantu mengangkut barang.

3. Cara menggunakannya

Pembeli dapat menggunakan proforma invoice untuk mendapatkan izin yang diperlukan, untuk mendapatkan letter of credit, atau pembayaran lainnya, serta untuk mengatasi pembatasan impor.

Sedangkan, invoice biasa digunakan oleh bea cukai untuk menilai bea, pajak, dan biaya impor lainnya. Kemudian, dapat pula berfungsi untuk memberikan instruksi penting kepada perusahaan ekspedisi, perusahaan ansuransi kelautan dan bank yang digunakan oleh kedua belah pihak yang bertransaksi.