tirto.id - Pemerintah saat ini sedang menjalankan program vaksinasi Covdi-19. Program ini menargetkan vaksinasi Covid-19 menjangkau 181,5 juta penduduk berusia 18 tahun ke atas.
Hingga 16 Februari 2021, mengutip data Satgas Covid-19, sudah ada 1.120.963 orang yang menerima suntikan vaksin Sinovac untuk dosis pertama. Sementara yang sudah menerima suntikan vaksin corona dosis kedua sebanyak 537.147 orang.
Mayoritas dari 1,1 juta orang penerima vaksin itu merupakan para tenaga kesehatan. Total, ada 1,46 juta tenaga kesehatan yang akan menerima suntikan vaksin Covid-19.
Vaksinasi terhadap 1,46 juta tenaga kesehatan (nakes) merupakan bagian dari tahap pertama. Di tahap kedua, Kementerian Kesehatan (Kemenkes) akan melaksanakan vaksinasi COVID-19 bagi pekerja publik dan para Lansia (usia 60 tahun ke atas).
Pelaksanaan vaksinasi Covid-19 tahap kedua ini akan dimulai pada Rabu, 17 Februari 2021, dan ditargetkan selesai sekitar bulan Mei mendatang. Total sasaran vaksinasi tahap kedua mencapai 38,5 juta orang yang terdiri dari 16,9 juta pekerja publik dan 21,5 juta Lansia.
Adapun pekerja publik terdiri dari pendidik (guru dan dosen), pedagang pasar, tokoh agama, wakil rakyat, pejabat negara, pegawai pemerintah, TNI, Polri, Satpol PP, pelayan publik (perangkat desa, BUMN, BUMD, pemadam kebakaran), transportasi publik, atlet, wartawan, hingga pelaku di sektor pariwisata (staf hotel, restauran dan tempat wisata).
Prosedur Pencatatan dan Pelaporan Vaksin Covid-19
Petunjuk teknis pelaksanaan vaksinasi Covid-19 selama ini diatur di Keputusan Direktur Jenderal Pencegahan dan Pengendalian Penyakit, Kementerian Kesehatan, Nomor HK.02.02/4/1/2021.
Keputusan Dirjen Pencegahan dan Pengendalian Penyakit tentang Petunjuk Teknis Pelaksanaan Vaksinasi dalam Rangka Penanggulangan Pandemi Covid-19 tersebut terbit pada 2 Januari 2021.
Salah satu yang diatur dalam SK Dirjen Pencegahan dan Pengendalian Penyakit tersebut adalah prosedur pencatatan dan pelaporan vaksin Covid-19. Dua hal ini merupakan bagian penting dalam rangkaian kegiatan vaksinasi Covid-19.
"Pencatatan dan pelaporan kegiatan pemberian vaksinasi COVID-19 harus terpisah dari pencatatan dan pelaporan imunisasi rutin. Data yang dicatat dan dilaporkan meliputi hasil pelayanan vaksinasi serta vaksin dan logistik vaksinasi," begitu keterangan di SK Dirjen Pencegahan dan Pengendalian Penyakit.
Dalam pelaksanaan vaksinasi COVID-19, proses pencatatan dan pelaporan dilakukan secara elektronik via Sistem Informasi Satu Data Vaksinasi C19. Namun, jika pencatatan dan pelaporan tidak memungkinkan untuk dilakukan secara elektronik maka dapat menggunakan format standar.
Sistem informasi terintegrasi tersebut mendukung pendataan sasaran, registrasi, penentuan alokasi, monitoring vaksin dan logistik, serta pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan dan vaksin dan logistik lainnya.
SK Dirjen Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Nomor HK.02.02/4/1/2021 mengatur prosedur untuk dua jenis pencatatan dan pelaporan.
Pertama adalah pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan vaksinasi. Yang kedua, pencatatan dan pelaporan vaksin dan logistik lainnya.
Berikut rincian prosedurnya seperti diatur dalam SK Dirjen Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Nomor HK.02.02/4/1/2021.
A. SOP Pencatatan dan Pelaporan hasil Pelayanan Vaksinasi
Data hasil pelayanan vaksinasi harus dicatat dan dilaporkan, yang mencakup identitas lengkap dari sasaran (NIK, nama, jenis kelamin, usia, pekerjaan, alamat), status BPJS (PBI/Non PBI/Non BPJS), hasil skrining, nama vaksin, nomor batch vaksin, dan tanggal pemberian vaksin baik untuk dosis 1 maupun 2.
Sementara detail alur prosedur pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan vaksinasi adalah sebagai berikut.
1. Pencatatan dan pelaporan dengan sistem elektronik dilakukan secara daring dengan menggunakan sistem Primary Care (PCare Vaksinasi) yang dibangun oleh BPJS.
2. Setiap fasilitas pelayanan kesehatan dan pos pelayanan vaksinasi yang menyelenggarakan vaksinasi COVID-19 diharuskan mencatat dan melaporkan hasil pelayanan vaksinasi COVID-19 nya melalui sistem PCare.
3. Dalam pencatatan dan pelaporan, petugas di Meja 2 menginput data hasil skrining sasaran ke dalam sistem Pcare Vaksinasi, dan petugas di Meja 4 menginput data hasil pelayanan vaksinasi ke dalam sistem PCare. Penginputan data tersebut dilakukan secara daring pada saat pelayanan berlangsung atau di hari yang sama.
4. Apabila tidak memungkinkan menginput data hasil layanan secara daring (online) saat pelayanan berlangsung, pencatatan dilakukan secara manual menggunakan format (Tabel 10) yang kemudian ditandatangani oleh pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan. Data kemudian diinput ke dalam sistem PCare di hari yang sama apabila sudah tersedia jaringan internet. Apabila tidak memungkinkan menginput data di hari yang sama, maka data dari format pencatatan manual dapat diinput ke Pcare Vaksinasi Offline maksimal pukul 23.59 hari berikutnya.
5. Data yang telah diinput akan diproses dan diolah oleh Sistem Informasi Satu Data Vaksinasi COVID-19 dan ditampilkan secara real time sebagai cakupan vaksinasi harian maupun keseluruhan dalam bentuk Dashboard yang memuat infografik peta, tabel, grafik atau dokumen lainnya, sesuai peraturan sinkronisasi, harmonisasi, dan akses data vaksinasi COVID-19.
6. Infografik hasil pengolahan data yang diinput tersebut dapat diakses oleh fasilitas pelayanan kesehatan, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Kementerian Kesehatan dengan mengakses tautan https://pen-prod.udata.id./ serta dapat diunduh dan dicetak sebagai laporan kegiatan vaksinasi di fasilitas pelayanan kesehatan.
7. Mekanisme pencatatan hasil pelayanan vaksinasi COVID-19 (Meja 4) melalui aplikasi PCare Vaksinasi adalah sebagai berikut:
- Petugas di meja 4 mengakses aplikasi Pcare Vaksinasi melalui alamat https://pcare.bpjs-kesehatan.go.id/vaksin/ menggunakan browser yang terdapat di komputer/laptop/handphone yang terkoneksi internet, kemudian log in menggunakan username dan password yang sudah diberikan.
- Ada dua menu utama yang ditampilkan setelah log in yaitu "Daftar Penerima Vaksin" dan "Pencatatan Pelaksanaan Vaksin." Pilih menu "Pencatatan Pelaksanaan Vaksin."
- Ubah jenis user pada kolom kanan atas dengan cara pilih jenis user “Petugas Vaksinasi.” Kemudian klik ubah user. Tampilan akan berubah menjadi halaman untuk pencatatan hasil pelayanan vaksinasi.
- Untuk melakukan input hasil pelayanan vaksinasi, klik nomor tiket pada sasaran yang berstatus skrining lanjut.
- Isi form pemberian vaksin meliputi tanggal (akan terisi otomatis sesuai tanggal hari pelayanan dan tidak dapat diubah), jam pelayanan (akan terisi otomatis sesuai dengan jam pada device yang digunakan), nama vaksin yang diberikan, nomor batch/ seri vaksin (secara manual atau dengan scan QR code).
- Jika sudah selesai, klik simpan. Data yang sudah disimpan tidak dapat diedit. Status sasaran akan berubah menjadi Pemberian Vaksin Selesai.
- Setelah sasaran menunggu 30 menit setelah vaksinasi, klik status pulang sasaran, pilih tidak ada KIPI (status pulang sehat) atau ada KIPI.
- Detail penggunaan aplikasi Pcare Vaksinasi untuk pendataan fasyankes dapat dilihat pada User Manual Pcare Faskes dengan mengunduh pada tautan http://bit.ly/LampiranJuknisVC19 dengan password $ppt12020.
- Bagi Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP) yang melaksanakan pelayanan vaksinasi COVID-19, pencatatan dan pelaporan dilakukan menggunakan aplikasi Pcare untuk sasaran yang berada di wilayah kerja KKP.
- Bagi pelaku perjalanan yang memerlukan International Certificate for Vaccination (ICV) untuk Vaksinasi COVID-19, maka KKP akan menginput data berdasarkan Kartu Vaksinasi COVID-19 yang dibawa oleh pelaku perjalanan ke dalam aplikasi Vaksinku.
B. SOP Pencatatan dan Pelaporan Vaksin dan Logistik Lainnya
Pencatatan dan pelaporan pemakaian vaksin dan logistik lainnya juga harus dilakukan. Pencatatan dan pelaporan vaksin dan logistik pelaksanaan vaksinasi COVID-19 tersebut menggunakan sistem monitoring logistik elektronik yaitu Bio Tracking dan SMILE (Sistem Monitoring Imunisasi dan Logistik secara Elektronik).
Pencatatan dan pelaporan logistik mencakup: (1) jumlah vaksin dan logistik vaksinasi yang diterima; (2) jumlah vaksin dan logistik vaksinasi yang dikeluarkan; dan (3) jumlah vaksin dan logistik vaksinasi yang digunakan.
Sementara alur pencatatan dan pelaporan vaksin dan logistik vaksinasi adalah dengan mekanisme sebagai berikut:
1. Setelah mendapatkan data alokasi vaksin dari Sistem Informasi Satu Data Vaksinasi COVID-19, Biofarma atau distributor vaksin yang ditunjuk Kemenkes RI, akan mendistribusikan vaksin dari Pusat sampai ke tingkat Dinas Kesehatan Provinsi.
Pendistribusian tersebut tercatat dalam aplikasi distributor vaksin yang sudah terhubung dengan Sistem Monitoring Imunisasi dan Logistik secara Elektronik (SMILE). SMILE akan mencatat kesesuaian jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa vaksin yang diterima oleh Dinas Kesehatan Provinsi.
2. Petugas Dinas Kesehatan Provinsi melakukan pencatatan jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa vaksin yang diterima dengan SMILE melalui telepon genggam.
3. Dinas Kesehatan Provinsi akan melakukan pendistribusian vaksin ke Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota sesuai ketentuan alokasi vaksin dari Pusat, dimana alokasi ini bisa diakses oleh Dinas Kesehatan Provinsi melalui SMILE. SMILE akan mencatat kesesuaian jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa vaksin yang diterima oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
4. Petugas Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melakukan pencatatan jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa vaksin yang diterima dengan SMILE melalui telepon genggam.
5. Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten akan melakukan pendistribusian vaksin ke Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya sesuai ketentuan alokasi vaksin dari Pusat, dimana alokasi ini bisa diakses oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota melalui SMILE.
SMILE akan mencatat kesesuaian jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa vaksin yang diterima oleh Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya.
6. Petugas Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya melakukan pencatatan jumlah, nomor batch dan tanggal kadaluarsa vaksin yang diterima dengan SMILE melalui telepon genggam.
7. Ketika Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya mengeluarkan vaksin dari vaccine refrigerator, maka petugas pengelola logistik harus mencatat pengeluaran tersebut dalam SMILE melalui telepon genggam.
8. Pencatatan yang dilakukan melalui SMILE akan dilaporkan kembali secara real-time ke Sistem Informasi Satu Data Vaksinasi COVID-19, sehingga penting bagi petugas yang bertanggung jawab atas logistik vaksin untuk melakukan update penerimaan, serta keluar dan masuknya vaksin di fasilitas kesehatannya masing-masing, menggunakan telepon genggam.
9. Apabila vaccine refrigerator sudah dilengkapi dengan alat pemantau suhu berteknologi Internet of Things yang terhubung dengan SMILE, maka suhu vaccine refrigerator juga dapat terpantau melalui SMILE secara jarak jauh dan terus menerus. Selain terpantau, SMILE juga dapat merekam dan menyimpan data suhu vaccine refrigerator.
10. Dinas Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, Puskesmas dan fasilitas pelayanan kesehatan lainnya perlu menunjuk petugas yang akan bertanggung jawab terhadap monitoring vaksin dan logistik vaksinasi lainnya menggunakan aplikasi SMILE.
11. Selanjutnya, pengguna aplikasi SMILE yang telah ditunjuk, mengisi data melalui link bit.ly/datapenggunasmilecovid19.
Pendaftaran pengguna ini bertujuan untuk mendaftarkan nama petugas agar dapat mengelola vaksin COVID-19 dan logistik vaksinasi lainnya melalui aplikasi SMILE. Petugas yang terdata akan mempunyai akses ke dalam aplikasi untuk mengelola vaksin dan logistik vaksinasi lainnya secara mudah dan real-time melalui smartphone android dan IoSnya.
Data yang dibutuhkan adalah nama dan no HP petugas. Identitas tersebut akan dikonfirmasi oleh petugas SMILE COVID-19 melalui SMS, termasuk disampaikan username dan password untuk log-in.
Petugas yang telah mendapatkan konfirmasi dapat segera menginstal aplikasi SMILE, kemudian log-in ke dalam aplikasi. Cara menginstal dan log-in ke dalam aplikasi dapat diunduh melalui tautan ini http://bit.ly/LampiranJuknisVC19.
12. Bila tidak memungkinkan dilakukan pencatatan secara elektronik maka dapat digunakan secara manual menggunakan format standar (tabel 11) yang kemudian dicatat dan dilaporkan secara elektronik apabila telah mendapatkan jaringan selular (GSM).
Keputusan Dirjen Pencegahan dan Pengendalian Penyakit Nomor HK.02.02/4/1/2021 juga memuat contoh bentuk formulir atau tabel untuk pencatatan manual, serta gambar bagan alur prosedur 2 kegiatan di atas. Untuk melihat info selengkapnya berikut link dokumen SK tersebut.
Editor: Agung DH
