tirto.id - Ekspor merupakan kegiatan mengeluarkan barang atau jasa dari suatu negara ke negara lain. Saat ini, bisnis ekspor semakin maju karena difasilitasi oleh situs belanja elektronik yang mudah diakses oleh berbagai orang di belahan dunia mana pun.
Pengiriman barang ke luar negeri pun berkembang pesat. Sebelum melakukan ekspor, ada banyak hal yang harus diperhatikan. Dokumen adalah salah satu hal yang paling penting untuk dipersiapkan.
Dilansir UKM Indonesia, dokumen sangat penting karena berfungsi sebagai alat pemeriksaan dan jaminan atas besarnya risiko kegiatan ekspor.
Dokumen yang Dipersiapkan untuk Ekspor Barang/Jasa
Berikut adalah dokumen – dokumen yang harus dipersiapkan untuk melakukan ekspor:
1. Dokumen utama
Dokumen utama bersifat wajib untuk setiap transaksi ekspor. Dokumen utama meliputi:
a. Invoice atau Faktur
Disebut juga faktur atau nota, invoice merupakan sebuah dokumen yang berfungsi sebagai bukti transaksi atau penagihan. Invoice dibuat oleh eksportir untuk importir dan berkop surat perusahaan eksportir.
Invoice harus mencantumkan elemen-elemen seperti: nomor & tanggal invoice, nama barang, harga per unit barang & total harga, nama & alamat eksportir, nama & alamat importir, serta keterangan rekening pembayaran jika diperlukan.
Jenis-jenis invoice adalah:
1. Proforma Invoice: Suatu penawaran dari eksportir kepada importir yang potensial. Invoice ini dibuat untuk mendapatkan izin impor dari negara tujuan.
Faktur ini biasanya menyatakan syarat-syarat jual beli dan harga barang, serta memuat kontrak antara eksportir dan importir.
2. Commercial Invoice: Surat permintaan pembayaran kepada importir ketika eksportir selesai menyiapkan atau memproduksi barang pesanan.
3. Consular Invoice:Faktur yang dikeluarkan oleh kedutaan atau konsulat ini bertujuan untuk membandingkan harga jual suatu produk dengan harga jual di pasar.
Perbandingan ini dilakukan untuk memastikan dumping tidak terjadi. Invoice ini ditandatangani oleh konsulat negara importir atau konsulat negara sahabat dari negara importir.
b. Packing List
Packing list adalah dokumen yang berisikan rincian spesifikasi barang ekspor sesuai yang tertera di invoice.
Dokumen ini dibuat oleh eksportir atau perusahaan yang mengemas barang ekspor. Fungsinya untuk memudahkan petugas pemeriksa agar mengetahui isi dari barang dalam container.
Dalam packinglist harus termuat informasi-informasi seperti: a) nama barang, nomor dan tanggal packing list; b) jumlah kemasan, dalam satuan seperti pack, pieces, ikat, kaleng, karton, karung, dll; c) berat bersih; d) berat kotor.
c. Bill of Lading (B/L) atau Air Waybill
Bill of Lading (B/L) adalah bukti pengiriman barang atau tanda terima yang dibuat oleh Shipping Company untuk eksportir.
Ini merupakan dokumen yang sangat penting bagi eksportir, karena berfungsi sebagai tanda kepemilikan barang ekspor. B/L dikeluarkan setelah transportasi pengangkut barang keluar dari Indonesia.
d. Polis Asuransi
Dokumen ini diperlukan sebagai penjamin keselamatan dari barang-barang ekspor. Dokumen ini menyatakan jenis-jenis risiko yang dapat diasuransikan serta pihak mana yang meminta asuransi dan kepada siapa klaim dibayarkan.
Polis asuransi dikeluarkan atas permintaan eksportir atau importir.
e. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Ini merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada Kantor Bea Cukai sebelum pengiriman barang ekspor.
Pembuatannya dapat dilakukan sendiri oleh eksportir atau diwakilkan oleh forwarder. Saat ini, PEB dapat dikirimkan secara online dengan Electronic Data Interchange (EDI).
f. Shipping Instruction (SI)
SI adalah dokumen yang dibuat oleh eksportir dan diberikan kepada forwarder atau shipping company untuk melakukan booking pada kontainer dan ruang di transportasi pengangkutan. Dokumen ini biasanya bisa dikirim melalui e-mail.
2. Dokumen Tambahan
Selain dokumen utama, ada pula dokumen tambahan. Dokumen ini hanya dibuat sesuai permintaan importir. Dokumen ini berguna sebagai pendukung dari dokumen utama.
Dokumen tambahan meliputi:
a. Certificate of Origin (COO) atau Surat Keterangan Asal
Memuat keterangan bahwa barang yang diekspor berasal dari Indonesia. Dokumen ini dibuat dan dikeluarkan oleh Dinas Perindustrian dan Perdagangan (Disperindag) Kabupaten/Kota/Provinsi.
Bagi importir, surat ini dapat digunakan untuk meringankan bea masuk ke negaranya. Namun, hal ini hanya berlaku bagi negara-negara yang telah menjalin kesepatan FTA (Free Trade Agreement) dengan Indonesia.
b. Certificate of Analysis
Ini adalah dokumen yang berisi hasil analisis dari barang ekspor. Umumnya, analisisnya sesuai oleh standar wajib dari regulasi pemerintah negara tujuan atau standar umum yang berlaku.
Dokumen ini biasanya diperlukan untuk produk industri kimia atau hasil pertanian.
c. Phytosanitary Certificate
Dokumen ini biasanya diperlukan untuk barang-barang ekspor seperti buah segar, rempah-rempah dan hasil pertanian, hewan dan ikan. Dokumen ini menjamin bahwa produk ekspor bebas dari kuman, jamur, atau bakteri.
d. Fumigation Certificate
Dokumen ini dikeluarkan oleh perusahaan yang melakukan fumigasi pada produk ekspor. Proses fumigasi bertujuan untuk mengamankan barang dari serangan hama atau rayap selama dikirim.
e. Veterinary Certificate
Ini adalah dokumen yang menjamin keamanan pangan untuk produk ekspor pangan dan non-pangan asal hewan. Sertifikat ini dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Peternakan dan Kesehatan Hewan (PKH) Kementerian Pertanian.
f. Weight Note
Weight Note merupakan dokumen yang memuat berat dari setiap kemasan barang, dan sesuai yang tertera pada invoice. Keterangan berat barang harus sesuai seperti yang tercantum pada Letter of Credit (L/C).
Dokumen ini berfungsi untuk memberi informasi seputar berat barang serta untuk mempersiapkan alat pengangkut.
g. Measurement List
Ini adalah dokumen yang memuat detail ukuran dan takaran dari tiap kemasan produk ekspor seperti panjang, tebal, diameter, serta volume. Ukuran-ukuran ini harus sama seperti yang termuat dalam L/C. Dokumen ini dibutuhkan untuk menghitung biaya pengiriman.
Penulis: Hana Afifah Nuraini
Editor: Dhita Koesno
