tirto.id - Kemampuan menulis surat sangat diperlukan bagi semua profesi, karena dapat digunakan baik untuk mengungkapkan aspirasi, mengekspresikan rasa rindu, serta korespondensi dengan instansi lain.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat diartikan sebagai secarik kertas atau tanda atau keterangan pada kartu.
Surat menyurat diartikan juga merupakan kegiatan yang berguna untuk melakukan hubungan atau komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain dengan cara mengirim surat.
Seiring perkembangannya, surat tidak hanya menggunakan media kertas, namun bisa disampaikan lewat elektronik, salah satunya e-mail.
Mengutip Yustinah dan Ahmad Iskak dalam buku Bahasa Indonesia (2006) menuliskan jenis-jenis surat yang dilihat dari segi pemakaiannya yaitu diantaranya surat pribadi, surat pemerintah, surat niaga dan surat sosial.
- Surat pribadi
Surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Dalam menuliskan surat ini, biasanya seorang penulis menyebut dirinya dengan kata saya. Serta menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi.
- Surat dinas/pemerintah
Surat yang ditulis untuk kepentingan administrasi dinas atau pemerintahan dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut. Contohnya surat dinas/resmi yakni surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.
- Surat niaga/bisnis
Surat yang dipakai untuk perusahaan niaga untuk kepentingan perdagangan.Surat ini ditulis menggunakan bahasa yang lebih luwes namun harus tetap resmi.
- Surat sosial
Surat yang dipakai oleh organisasi kemasyarakatan, baik untuk kepentingan organisasi maupun sosial/khalayak umum.
Melansir pada buku Be Smart Bahasa Indonesia ( 2008 ), berikut sistematika pembuatan surat secara umum dan unsur-unsur di dalam surat dinas:
Sistematika Pembuatan Surat Secara Umum
- Kepala surat (Kop surat): ini merupakan identitas suatu lembaga/organisasi/instansi yang terdiri dari nama organisasi/instansi/kantor, alamat lengkap, nomor telepon/e-mail, nomor kotak pos ( Bila ada ), dan lambang surat.
- Tanggal surat: menunjukkan tanggal kapan surat tersebut dibuat, pada tanggal surat ditulis dengan cara diikuti bulan dan tahun.
- Salam pembuka: biasanya yang digunakan pada salam pembuka ini adalah menggunakan "dengan hormat", penulisan huruf "d" ditulis dengan huruf kapital. Sedangkan pada huruf " h" ditulis dengan huruf kecil.
- Isi Surat: isi surat terdiri dari paragraf pembuka, isi, dan penutup.
- Salam penutup: dalam penulisannya, surat pribadi dan niaga selalu memakai salam penutup. Sedangkan surat dinas seperti instansi pemerintahan jarang menggunakannya. Oleh karena itu, salam penutup biasanya hanya untuk menunjukkan ungkapan rasa penulis.
Pengirim surat: Hal ini meliputi nama pengirim beserta tanda tangan.
Unsur-Unsur pada Surat Dinas
1. Harus ditulis dengan mengikuti teknik penyusunan yang terdiri dari kepala surat (kop surat), nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan alamat surat dan bentuk penulisan surat sebenarnya.
2. Isi surat dinas harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit.
3. Bahasa yang digunakan juga formal/baku sesuai dengan penggunaan bahasa Indonesia baik dan benar. Artinya, bahasa yang dapat memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan dan menarik.
Contoh Surat Dinas bisa dilihat melalui tautan berikut ini: http://sutisnari.staff.ipb.ac.id/files/2018/10/Surat-Dinas-UNDANGAN.pdf
Penulis: Olivia Rianjani
Editor: Yandri Daniel Damaledo
