tirto.id - Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat diartikan sebagai kertas dan sebagainya yang bertulis (berbagai-bagai isi maksudnya). Atau, secarik kertas dan sebagainya sebagai tanda atau keterangan; kartu. Diartikan juga sebagai sesuatu yang ditulis; yang tertulis; tulisan.
Seiring dengan perkembangannya surat tidak hanya menggunakan media kertas, tetapi juga bisa disampaikan lewat elektronik, salah satunya e-Mail. Yustinah dan Ahmad Iskak dalam bukuBahasa Indonesia (2006) menuliskan, surat dibagi menjadi empat macam, yakni: surat pribadi, surat pemerintah, surat niaga dan surat sosial.
Kendati demikian, yang akan dibahas secara spesifik dalam tulisan ini adalah surat pribadi dan surat dinas. Berikut penjelasan secara lebih lengkapnya.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Dalam menuliskan surat pribadi, tak jarang seorang penulis menyebut dirinya dengan kata saya. Oleh karena sifatnya yang akrab dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi.
Sementara itu, dinukil dari bukuBe Smart Bahasa Indonesia (2008) oleh Ismail Kusmayadi Dkk, surat pribadi sangat bergantung pada siapa surat itu hendak dikirimkan. Namun demikian, berdasarkan isinya, surat pribadi pun dibedakan menjadi dua macam yakni, surat pribadi yang bersifat privat dan surat pribadi yang isinya bersifat resmi.
Surat pribadi yang bersifat privat artinya adalah surat yang dikirimkan kepada sahabat, anggota keluarga, kenalan dan lain sebagainya. Sementara surat pribadi yang bersifat resmi adalah surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada organisasi. Misalnya, surat lamaran pekerjaan.
Surat Dinas
Surat dinas biasa disebut pula dengan surat resmi, yang dikirim untuk kepentingan dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah. Surat dinas biasa juga berisi masalah kedinasan atau pemerintahan.
Surat resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan bisa dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.
Berdasarkan ketentuannya, surat dinas harus ditulis dengan mengikuti ketentuan-ketentuan baku. Surat juga harus dibikin dengan teknik penyusunan yang benar, seperti kepala surat (kop surat), nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan alamat surat dan memperhatikan bentuk penulisan surat.
Selain itu, isi surat resmi juga harus dinyatakan secara ringkas, jelas dan eksplisit. Bahasa yang digunakan juga formal/baku sesuai dengan kaidah penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
Surat dinas juga harus ditulis secara efektif. Artinya, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa yang efektif harus memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan dan menarik.
Editor: Iswara N Raditya
