Cara Menjadwalkan Rapat di Zoom Meeting di Desktop, HP, dan Web

tirto.id - Aplikasi rapat virtual, Zoom menawarkan berbagai metode untuk menjadwalkan rapat. Pengguna bisa memiliki kendali atas opsi untuk pertemuan terjadwal mereka kecuali untuk pengaturan yang telah dikunci oleh administrator untuk semua pengguna di akun atau untuk semua anggota grup tertentu.

Secara garis besar, Zoom Meeting dapat diakses melalui tiga jenis perangkat yaitu desktop (windows, mac, dan linux), web, dan mobile (android dan ios). Berikut cara menjadwalkan rapat di Zoom Meeting melalui ketiga jenis perangkat tersebut melansir laman resminya.

Zoom Desktop (Windows, Mac, dan Linux)

Ada beberapa langkah yang bisa ditempuh untuk membuat penjadwalan meeting di zoom melalui dekstop dengan berbagai sistem operasi seperti Windows, Mac maupun Linux:

1. Buka Zoom

2. Klik pada ikon Jadwal, untuk membuka jendela penjadwal

3. Pilih pengaturan rapat. Perhatikan bahwa beberapa opsi ini mungkin tidak tersedia jika dinonaktifkan dan dikunci ke posisi nonaktif di tingkat akun atau grup

4. Pada opsi pengaturan, pengguna akan disuguhi detail pengaturan dalam berbagai fitur yang bisa diatur sesuai keperluan meeting

5. Klik Jadwalkan untuk menyelesaikan, dan buka layanan kalender yang dipilih untuk menambahkan rapat.

   catatan:

   Jika pengguna menjadwalkan pertemuan berulang, maka perlu mengatur pengulangan di layanan kalender.

   Memilih Other Calendars akan memungkinkan pengguna menyalin dan menempel informasi rapat terjadwal seperti tanggal, waktu, dan URL rapat.

ZoomWeb

Sedangkan penjadwalan meeting melalui Zooom dapat dilakukan dengan beberapa langkah singkat:

1. Masuk ke portal web Zoom

2. Klik Rapat, dan klik Jadwalkan Rapat Baru

3. Pilih opsi rapat. Perhatikan bahwa beberapa opsi ini mungkin tidak tersedia jika dinonaktifkan dan dikunci ke posisi nonaktif di tingkat akun atau grup

4. Pada opsi pengaturan, pengguna akan disuguhi detail pengaturan dalam berbagai fitur yang bisa diatur sesuai keperluan meeting

5. Klik Simpan untuk menyelesaikan

6. Setelah selesai, pengguna dapat memilih opsi kalender untuk menambahkan rapat terjadwal ke kalender atau pilih Salin Undangan untuk mengirimkan undangan ke Zoom meeting

7. Salin Undangan akan membuka jendela, dimana pengguna dapat menyalin undangan lengkap untuk dikirim melalui email.

Menggunakan opsi Kalender Outlook, juga akan meluncurkan .ics di iCal jika Outlook bukan program email default di macOS.

Android dan iOS

Penjadwalan juga bisa dilakukan melalui handphone dengan sistem operasi Android maupun iOS. Caranya juga cukup mudah:

1. Masuk ke aplikasi seluler Zoom

2. Tap Jadwalkan

3. Pilih opsi rapat. Beberapa dari opsi ini mungkin tidak tersedia jika dinonaktifkan dan dikunci ke posisi nonaktif di tingkat akun atau grup

4. Pada opsi pengaturan, pengguna akan disuguhi detail pengaturan dalam berbagai fitur yang bisa diatur sesuai keperluan meeting

5. Ketuk Selesai untuk menyelesaikan penjadwalan.

Informasi tambahan

ID rapat yang tidak dijadwalkan berulang akan kedaluwarsa dalam waktu 30 hari setelah rapat dijadwalkan. Pengguna dapat memulai ulang ID rapat yang sama sebanyak yang diinginkan, dalam periode 30 hari.

ID rapat yang dijadwalkan berulang akan kedaluwarsa 365 hari. Pengguna dapat menggunakan kembali ID rapat di kemudain hari.

Rapat terjadwal dapat dimulai kapan saja sebelum waktu yang dijadwalkan. Tautan tidak akan kedaluwarsa atau menjadi tidak valid kecuali telah melewati periode 30 hari untuk pertemuan yang tidak berulang, tidak digunakan selama lebih dari 365 hari untuk pertemuan berulang, atau telah dihapus dari akun Zoom. Tautan rapat instan akan kedaluwarsa segera setelah rapat selesai.