tirto.id - Surat dinas merupakan surat yang ditulis dalam situasi formal dan untuk kepentingan formal. Surat dinas dapat ditulis oleh pribadi atau sebagai wakil dari suatu lembaga pemerintahan, perusahaan, atau organisasi yang ditujukan kepada lembaga lain.
Isi dalam surat dinas bersifat formal dan resmi, maka perlu diperhatikan penulisan gaya bahasa Indonesia. Bahasa Indonesia yang digunakan dalam surat dinas lebih resmi, formal, singkat, jelas, dan berpola tetap.
Isi surat dinas biasanya berupa urusan penyampaian, pengumuman, pemberian izin, atau pemberian tugas.
Surat-menyurat merupakan suatu kegiatan penting dalam berbagai hal baik itu bisnis maupun kegiatan sehari-hari.
Menurut Modul Bahasa Indonesia Universitas Negeri Surabaya, surat merupakan sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya.
Surat memiliki fungsi antara lain yaitu sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja.
Di zaman modern seperti sekarang ini, surat-menyurat konvensional sudah mulai tergantikan dengan surat-menyurat secara digital yang dikirim melalui internet.
Pada umumnya, surat terbagi menjadi dua jenis, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Surat pribadi adalah bentuk komunikasi tulis yang dilakukan seseorang kepada orang lain sebagai pribadi dan bukan sebagai wkail atau urusan yang berkaitan dengan kelembagaan/kedinasan yang resmi.
Fungsi Surat Dinas
Surat dinas memiliki fungsi sebagai berikut:
- Sebagai pedoman pekerjaan
- Sebagai alat pengingat
- Sebagai bukti perkembangan suatu instansi atau lembaga
- Sebagai alat bukti seperti surat perjanjian
Syarat Surat Dinas
Dalam membuat sebuah surat dinas, perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut:
- Format dari surat harus teratur sesuai dengan format surat dinas
- Isi dari surat tidak terlalu panjang dan harus langsung pada inti yang ingin disampaikan
- Bahasa yang digunakan harus bahasa resmi, sopan, dan mudah dipahami oleh pembaca
- Surat harus bisa menggambarkan citra dari instansi atau lembaga yang membuatnya
Unsur-Unsur Surat Dinas
Dilansir dari buku Berkorespondensi yang Baik, surat dinas memiliki beberapa unsur penting yaitu:
1. Kop Surat atau Kepala Surat
Kop surat terdiri dari nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, dan logo identitas lembaga
2. Tanggal Surat
Tanggal surat terletak pada sisi kanan atas, kiri atas, atau kanan bawah. Pada surat dinas umumnya, tempat tidak perlu dituliskan karena sudah berada di kop surat. Akan tetapi untuk surat lamaran pekerjaan, tempat harus dicantumkan. Tanggal, bulan, dan tahun ditulis secara lengkap tanpa tanda titik di bagian akhir.
3. Hal/Perihal Surat
Bagian ini menunjukkan isi atau maksud dari surat tersebut secara singkat berupa frasa.
4. Nomor Surat
Surat dinas harus diberi nomor surat, kore, dan tahun. Setiap instansi atau lembaga memiliki kode atau cara penulisan nomor sendiri.
5. Lampiran
Lampiran ditulis bisa dengan singkat atau secara lengkap. Pada bagian rinciannya ditulis dengan huruf dan bukan angka.
6. Alamat Surat
Alamat surat ditujukan langsung kepada pejabatnya dan bukan pada nama kantor pejabat tersebut. Alamat menggunakan kata “Kepada” lalu diikuti jabatan dan instansinya. Jika tidak menggunakan kata “Kepada”, maka bisa menggunakan “Yth”, pilih salah satu. Penulisan nama jalan tidak boleh disingkat dan tidak diakhiri tanda titik.
7. Pembuka Surat
Terdapat beberapa variasi dalam pembukaan surat sesuai dengan tujuannya. Jika sebagai pemberitahuan atau permintaan, bisa menggunakan “Dengan ini kami beritahukan…". Jika sebagai surat balasan bisa menggunakan “Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal…, nomor… dengan iini diberitahukan bahwa…”
Jika surat merujuk pada dasar surat, bisa menggunakan “Berdasarkan surat edaran…”. Dan jika surat berfungsi untuk menyatakan sebuah tujuan, bisa menggunakan “Dalam rangka…”
8. Isi Surat
Bagian ini berisi inti dari surat atau hal yang akan disampaikan dalam surat.
9. Penutup
Penulisan bagian penutup pada surat dinas harus memperhatikan beberapa hal yaitu:
- Setelah kata sapaan dicantumkan tanda koma (,)
- Terdapat variasi ungkapan
- Berisikan ucapan terima kasih, harapan, dan menunjukkan kenyataan yang telah disebutkan
10. Tanda Tangan dan Identitas Pengirim Surat
Pengirim surat menuliskan tanda tangan, nama terang dalam tanda kurung, nama jabatan, dan NIP.
Contoh Surat Dinas
Dikutip dari Modul Bahasa Indonesia SMPN 1 Jember, berikut adalah contoh surat dinas.
PEMERINTAH KABUPATEN MALANG
DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 2 BANTUR
Jalan Wonokerto 297 Telepon 0341 879510 Kec. Bantur Kab. Malang
Nomor : 800/299/35.07.101/2019
Lampiran : -
Yth. Pimpinan Museum Brawijaya
di Malang
Dengan hormat,
Dengan ini kami mengucapkan terima kasih atas sambutan dan layanan pihak Museum Brawijaya Malang kepada siswa kelas 7 SMP Negeri 2 Bantur saat melaksanakan kegiatan pembelajaran di luar kelas (out learning) pada minggu yang lalu. Kami sangat berterima kasih atas waktu yang disediakan dan kesabaran petugas museum untuk melayani dan menjawab semua pertanyaan siswa kami.
Kami perlu menyampaikan bahwa keluarga besar SMP Negeri 2 Bantur merasa puas atas semua layanan yang diberikan oleh pihak Museum Brawijaya Malang. Semoga kerja sama yang baik ini dapat dilanjutkan di masa mendatang.
Atas perhatian dan kerja sama yang diberikan, kami menyampaikan terima kasih.
Kepala SMP Negeri 2 Bantur,
Ery Basuki, S.Pd.
Penulis: Muhammad Iqbal Iskandar
Editor: Yulaika Ramadhani
